I takt med att välfärdsbrottslighet, arbetslivskriminalitet och oseriösa aktörer har hamnat högre på agendan har också förväntningarna på offentlig upphandling förändrats. Offentliga pengar ska inte hamna hos aktörer som fuskar, arbetsvillkor eller underleverantörer – eller i värsta fall bedriver systematisk brottslighet.
Det är lätt att tro att lösningen finns i själva upphandlingen. Vi gör leverantörskontroller, ställer kvalificeringskrav, begär intyg och skriver tydliga avtalsvillkor.
Sedan tecknar vi avtal.
Problemet är att en leverantör inte fryses i tiden den dag avtalet undertecknas. Företag byter ägare och företrädare. Nya underleverantörer kommer in. Ekonomin förändras. Personal byts ut. Den leverantör som såg ut på ett visst sätt vid anbudstillfället kan se helt annorlunda ut två år senare.
Därför räcker det inte längre att fråga vem vi gör affärer med när upphandlingen genomförs. Vi måste fortsätta fråga under hela avtalstiden.
Det förändrar också vad vi menar med avtalsuppföljning.
En faktura är inte bara ett underlag för betalning. Den kan ge information. Stämmer antalet fakturerade timmar med bemanningen? Har arbetet faktiskt utförts? Stämmer priser och volymer med avtalet?
En underleverantörsförteckning är inte bara administration. Den berättar vilka som faktiskt utför det offentliga uppdraget. Och ett arbetsplatsbesök kan handla om betydligt mer än att kontrollera kvaliteten på leveransen.
Det innebär förstås inte att avtalscontrollers och upphandlare ska bli kriminalutredare. Men vi behöver bli bättre på att upptäcka när något inte stämmer – och framför allt veta vad vi ska göra då.
För kanske är det där den verkligt svåra delen börjar.
Vad händer när fakturorna inte går ihop? När en okänd underleverantör dyker upp? När ett platsbesök visar något annat än vad leverantören uppgett?
Vem äger frågan då? Upphandlaren? Avtalscontrollern? Beställaren? Juristen? Säkerhetsavdelningen?
Och vem har mandat att agera?
Det är relativt enkelt att skriva in sanktioner och hävningsgrunder i ett avtal. Betydligt svårare är det att bygga en organisation som klarar av att använda dem när det behövs.
Därför är avtalsuppföljning inte bara en inköpsfråga. Det är också en ledningsfråga.
Det finns dessutom en viktig konkurrensaspekt. Den seriösa leverantören som betalar skatter, erbjuder rimliga arbetsvillkor och använder seriösa underleverantörer har svårt att konkurrera med någon som bygger sitt pris på att reglerna ändå aldrig kommer att kontrolleras.
Om vi ställer långtgående krav men inte följer upp dem uppstår därför en märklig situation: den seriösa leverantören får kostnaden för att följa kraven medan den oseriösa får konkurrensfördelen av att strunta i dem.
Kanske behöver vi därför sluta se avtalsuppföljning som den administrativa svansen på upphandlingen.
Tilldelningsbeslutet är inte målgången. Det är startskottet för den del av affären där vi får reda på om våra krav, ambitioner och fina formuleringar faktiskt fungerar i verkligheten.
Och när offentliga kontrakt riskerar att utnyttjas av oseriösa eller kriminella aktörer handlar avtalsuppföljning inte längre bara om att säkerställa att vi får det vi betalat för.
Det handlar också om att säkerställa vem vi betalar till – och vad våra pengar faktiskt finansierar.
TEXT: Arian Dushku, inköpscontroller Helsingborg Stad
