Beslut måste kunna motiveras

Göteborg & Co, ett företag som är samägt av Göteborgs stad, Västsvenska industri- och handelskammaren, Stena Line, Svenska Mässan, Göteborgs restaurangförening och ytterligare ett antal intressenter i Göteborgsregionen, genomförde under sommaren 2005 två upphandlingar, nämligen Guiden och Göteborgspaketet samt Göteborgs- och Evenemangskartan. Upphandlingen skedde som en urvalsupphandling enligt 6 kap. LOU.

Vid upphandlingen förkastades företaget Edita Sverige AB:s ansökan om att få lämna anbud och man begärde då en motivering av Göteborg & Co. Som ett svar på begäran mottog man den 13 juni 2005 ett e-postmeddelande med texten ”Vi fick in 12 ansökningar och var tvungna att göra ett urval”. Den 4 oktober 2005 begärde Edita att NOU skulle granska de aktuella upphandlingarna. NOU konstaterar att E-postsvaret inte utgör en godtagbar motivering i enlighet med de krav som LOU ställer och man anser därför att Göteborg & Co har brutit mot upplysningsskyldigheten i 1 kap. 27 § LOU.

Underlag

Enligt 6 kap. 13 § LOU ska en upphandlande enhet dokumentera skälen för sina beslut och vad som i övrigt förekommit av betydelse vid upphandlingsförfarandet. Dokument som bör bevaras är exempelvis annons, förfrågningsunderlag, sändlista, öppningsprotokoll, anbudsansökningar, anbud, tjänsteanteckningar avseende kontakter med leverantörer, utvärderingsprotokoll och handlingar som utvisar motiven för val av anbudsgivare och leverantör respektive skälen för förkastande av anbudsansökningar och anbud. Handlingarna utgör sedan underlag för exempelvis upplysningsskyldigheten i 1 kap. 27 §

NOU har med stöd av 7 kap. 9 § LOU beslutat att Göteborg & Co senast den 1 oktober 2007 till Konkurrensverket ska inkomma med uppgift om vilka åtgärder som bolaget vidtagit för att rätta till bristerna i sina upphandlingar.

Ramavtal ringde upp Anders Svenson, upphandlingssakkunnig på Konkurrensverket, och frågade hur vanligt det är att upphandlande enheter slarvar med motiveringarna enligt 1 kap. 27§ LOU:
— Det finns ingen statistik om detta, men NOU gjorde i det här fallet bedömningen att det här antagligen är ett relativt vanligt misstag som upphandlande enheter kan göra i sina upphandlingar.

Motivering av slutgiltigt beslut

Motivering av beslut tas även upp i 1 kap. 28 § LOU. Paragrafen reglerar den upphandlande enhetens skyldighet att motivera ett slutgiltigt beslut om leverantör och anbud. Ett ärende som rör den paragrafen gäller en upphandling som genomfördes i början av 2006. Då genomförde Vattenfall Eldistribution AB en upphandling avseende ”Anbud Styrning Belysning – 06”. Tre anbud kom in och slutligen föll valet på ett anbud från företaget Remote Systems AB.

Ett av företagen som förlorade upphandlingen var Vägverket Produktion och man ansåg att tilldelningsbeslutet som skickades ut den 30 mars 2006 inte var så tydligt utformat att en bedömning kunde göras huruvida utvärderingen var korrekt. Vägverket Produktion hade inte heller kunnat ta del av något underlag för utvärderingen eftersom Vattenfall inte omfattas av offentlighetsprincipen. Vattenfall valde då att den 24 augusti 2006 till Vägverket Produktion skicka ut ett förtydligande tilldelningsbeslut med ett avidentifierat utvärderingsprotokoll. Ett dylikt protokoll skickades varken ut till Remote Systems AB eller den tredje anbudsgivaren vilket alltså är ett brott mot 1 kap. 28 § LOU.