Det var 2016 som Kristianstad kommun, genom arbete- och välfärdsnämnden, upphandlade ett verksamhetssystem där kontraktet tilldelades en systemleverantör. Införandet av verksamhetssystemet skulle ske i januari 2017, men tiden för införandet sköts framåt till juli 2017. I nära anslutning till nämndens beslut att skjuta fram tiden för införandet, togs dessutom beslut om att häva avtalet med systemleverantören.
Det hävda kontraktet tvingade nämnden att betala cirka 3,3 miljoner kronor till systemleverantören i en förlikning. På grund av beloppets storlek kom kritik kring nämndens hantering av ärendet. Därför gav revisorerna i Kristianstad kommun uppdraget åt PwC att granska nämndens hantering av ärendet samt titta på om nämnden brustit genom sitt handlande.
Under granskningen har det framkommit att det, under upphandlingsprocessen, förekommit diskussioner om förfrågningsunderlaget skulle vara uppbyggt på flertalet ska-krav eller om underlaget i stället skulle innehålla flertalet bör-krav.
Av intervjuer har framkommit att förfrågningsunderlaget från början innehöll fler ska-krav men att det arbetades om för att i stället innehålla fler bör-krav och att utvärdering av dessa bör-krav skulle ske genom ett poängsystem.
I granskningen visade det sig att det poängsystem som användes för att värdera systemets användarvänlighet och ändamålsenlighet ledde till att en leverantör kunde tilldelas poäng utifrån löften om att systemet kunde anpassas till verksamheternas behov utan att leverantören kunde uppvisa att sådana anpassningar var gjorda eller att sådana anpassningar var möjliga.
Vidare har det framkommit att poängsättning av bör-kraven inte fungerat ändamålsenligt då leverantören tilldelats poäng, men att nämnden sedan upplevt att leverantören inte kunnat motsvara kravet när systemet väl var på plats.
Nämnden hade också uppfattningen att upphandlingen skulle avse ett färdigt system som kunde implementera i verk- samheten stegvis och som också var kompatibelt med övriga system i verksamheten.
Men enligt intervjuer, som PwC gjort var detta inte fallet. I stället tänkte leverantören utveckla ett system över tid samtidigt som kompatibilitet saknades mellan upphandlat system och övriga befintliga system i verksamheten. Att uppnå kompatibilitet mellan systemen bedömdes, om det var möjligt, ta tid enligt befintliga systemleverantörer.
I detta skede började nämnden söka information om bolaget via internet och uppmärksammade då, enligt intervjuer som PwC gjort, att andra kommuner hamnat i liknande situation med leverantören vid införandet och att andra upphandlingar av leverantörens system varit problematiska.
Dessutom hade flera av kommunens projektledares frågor kring införandet lämnats obesvarade av leverantören. Nämnden upplevde då att det inte skulle vara möjligt att upprätthålla ett rättssäkert arbetssätt med systemet. För att kunna fortsätta bedriva verksamheten som vanligt ansåg nämnden sig tvungen att dels förlänga befintligt verksamhetssystem parallellt med att upphandlat system utvecklades, om samarbete med leverantören skulle fortsätta. Detta skulle enligt nämnden innebära en längre period av dubbla system och dubbla kostnader vilket inte ansågs vara ett alternativ.
Nämnden tog, baserat på denna bedömning, beslutet att via e-post översända meddelande till leverantören om att införandet stoppades då de ville ”pausa” införandet. Det visade sig nu inte vara juridiskt möjligt. I stället valde nämnden att häva avtalet.
Då nämnden kontaktades av leverantörens juridiska ombud direktupphandlade nämnden ett juridiskt ombud för att bistå den. Det upphandlade juridiska ombudet konstaterade omgående att det inte fanns någon juridiskt grund för hävning avtalet och mot bakgrunden att det ansågs utsiktslöst att vinna en rättsprocess förlikades parterna.
Rapporten från PwC (pdf) menar att nämnden gjorde ett gediget förberedande arbete före upphandlingen men det framgår att det saknats tillräcklig kompetens för att i nästa led överföra detta arbete till ett ändamålsenligt förfrågningsunderlag.
”Vi anser också att det poängsystem som användes för att bedöma systemets användarvänlighet och ändamålsenlighet utföll godtyckligt och i allt för stor grad var beroende av vilka löften leverantören gjorde om möjliga anpassningar”, står det i rapporten.
Rapporten pekar också på att den förhållandevis korta införandeperioden som fastställdes i förfrågningsunderlaget sannolikt haft inverkan på att relativt få anbud inkom.
Dessutom menar rapporten att referenstagningen varit en brist i processen då referenstagningen enligt intervjuer inte rättvist återspeglade om leverantörer genomfört liknande arbeten tidigare eller med vilket resultat.
Bli kvalificerad IT-upphandlare. Upphandling24 arrangerar en populär utbildning under två dagar för dig som idag jobbar med upphandling, men vill bli kvalificerad IT-upphandlare. Läs mer här.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer