– Samarbetet med Malmö stad har varit guld värt, säger Clara Wadman, utvecklingsledare på Adda, om det dynamiska inköpssystem (Dis) för ekonomisystem som snart lanseras.
Sedan 30 september kan leverantörer kvalificera sig till ”Diset” och från och med 31 oktober är det sedan möjligt att genomföra upphandlingar.
Arbetet inleddes för två år sedan.
– Det var Malmö stad som kontaktade oss utifrån att de stod inför att göra en egen upphandling på området. De såg behovet av nationell samordning och uttryckte särskilt svårigheterna mindre kommuner som kanske inte har de resurser som krävs för att ta sig an en så komplex upphandling, säger Clara Wadman.
En viktig anledning var även att Malmö stad såg vinster med nationell samordning för att öka konkurrensen på marknaden för ekonomisystem.
Malmö stad har funnits med hela vägen från förstadiefasen och särskilt genom en modell kallad medlemsinlån. Adda har på så sätt hyrt in Sofie Lindberg, ekonom och systemförvaltare inom Malmö stad, för att bistå med kunskap.
– Medlemsinlån är ett koncept som tillämpas inom hela SKR-koncernen och här var det väldigt passande för att täcka in våra medlemmars behov.
– Sofie projektledde Malmö stads upphandling av ekonomisystem och har bidragit med ytterst värdefull kompetens och erfarenhet. Det har gällt allt från ekonomiprocesser till kravställning. Även i marknads- och leverantörsdialogerna har det varit otroligt bra att ha med erfarenheter från Malmö direkt till vårt arbete, säger Clara Wadman.
Charlotte Dagnäs, kategoriansvarig för professionella tjänster på Adda, beskriver ett grundligt förarbete:
– Förutom Malmö stad har vi haft en nära samverkan med olika kommuner att fånga de behov som finns. Vi har även varit måna om ett strategiskt perspektiv och i den delen haft en dialog med det ekonomichefsnätverk som SKR samordnar.
En enkät till kommunerna gav runt 100 svar som tecken på ett stort intresse för Addas arbete med avtal för ekonomisystem.
– Det är en väldigt komplex upphandling där man från många kommuner ser nyttan av att gå samman och få vårt stöd. Man ser utmaningar inom flera områden som IT, juridik och informationssäkerhet, säger Charlotte Dagnäs.
På Addas webbplats finns mer information om vilka områden som kommer att omfattas av det nya inköpssystemet.
Hur gick tankarna kring Dis kontra ramavtal?
– Det är klart att det är ett vägval som utretts mycket. Vi ser fördelar med att Dis löper längre än ramavtalets fyra år – dels för att en kommun har behov av ekonomisystem ganska sällan och dels för att det främjar konkurrens och utveckling med nya leverantörer som kan ansluta. Dis ger en större flexibilitet, säger Charlotte Dagnäs.
Totalt kommer Adda att ha tolv dynamiska inköpssystem när Dis för ekonomisystem startar och utöver det finns tre dynamiska avtal inom sociala tjänster som utformats enligt LOU:s 19:e kapitel.
Bullen
Jag har tidigare för en kommuns räkning försökt tillämpa ett av ADDAS ramavtal för specifika IT-tjänster och fått avbryta till följd av att vi behövde göra för stora avvikelser från ramavtalet och framförallt att strukturen inte passade beställaren. Det kanske är bättre i detta DIS, men jag har svårt att se vinsten.
Typiskt lämpar sig något form av två-stegs förfarande bättre och vinsten av en pre-kvalificering i ett så stort projekt måste vara mycket lite.
Clara Wadman
Hej, och stort tack för att du delar med dig av dina erfarenheter och reflektioner.
Vi känner igen de utmaningar du beskriver. För specifika digitala tjänster kan ett traditionellt ramavtal ibland bli för styrande, eftersom organisationers behov, förutsättningar och krav ofta skiljer sig åt – både vad gäller innehåll, villkor och genomförande.
Det dynamiska inköpssystemet är tänkt att ge en större flexibilitet i steg 2-upphandlingen. Varje organisation kan där utforma krav, villkor och utvärdering utifrån sitt eget behov, inom ramen för systemets område.
Samtidigt behöver systemet naturligtvis innebära en konkret nytta och avlastning. Därför erbjuder vi ett stödpaket med framtagna upphandlingsunderlag för steg 2. Tanken är att en betydande del av grundarbetet redan ska vara gjort, så att organisationen kan fokusera på de anpassningar som behövs för den egna verksamheten och det aktuella projektet.
Vi hoppas att detta kan göra processen både mer flexibel och mindre resurskrävande för kommuner och regioner. Du är varmt välkommen att höra av dig om du vill diskutera upplägget eller har fler frågor om DIS:et!
Hälsningar Clara Wadman, utvecklingsledare Adda