Bygger assistent för upphandling

I Vänersborg, precis som i många andra kommuner, är det verksamheterna som ansvarar för direktupphandlingar.

För att göra arbetet enklare, och därmed minska behovet av stöd, har upphandlingsenheten låtit ta fram en AI-assistent som vägleder direktupphandlaren genom processen.

Syftet är att underlätta kravställning, spara tid och minska risken för fel.

– Vi har själva testat med framgång under våren. Vi kommer att lansera den i hela organisationen efter sommaren, säger upphandlingschef Lars Nellbro.

Assistenten har tagits fram i samarbete med Clira som levererat kommunens nya upphandlingssystem eSource.

– För mig har det blivit en ögonöppnare hur stor nytta vi kan ha av AI, säger upphandlaren Emma Weyhing.

Sedan ungefär ett halvår tillbaka testar ett 50-tal av kommunens anställda, inklusive hela upphandlingsenheten, också AI-verktyget copilot som anpassats efter kommunens behov.

– Det går att göra väldigt mycket. Jag lät AI ta en excelfil med 400 krav och paketera om dem så att de rymdes på en A4-sida, säger upphandlaren Magnus Schönemann.

AI ersätter inte upphandlarens roll, betonar Lars Nellbro, utan minskar det administrativa arbetet och frigör tid för mer strategiskt arbete.

– För en organisation med begränsade resurser är detta avgörande. Potentialen är stor, ju mer AI används desto fler vinster kan identifieras, säger han.

Upphandlarna får hjälp att exempelvis kontrollera underlag för logiska fel och oklarheter och får förbättringsförslag ur leverantörens perspektiv.

Dessutom kan AI:n stötta i utvärderingen av inkomna anbud, till exempel genom att kontrollera om krav uppfylls och analysera bilagor som genomförandeplaner.

En stor fördel är att man får hjälp att ”komma igång”, enligt upphandlaren Martina Bertvig.

– Min startsträcka är betydligt kortare när jag får förslag från AI:n. Jag skulle också säga att risken att man gör misstag är betydligt mindre än om man gör på det gamla sättet och kopierar information från en gammal upphandling, säger hon.

Emma Weyhing berättar att hon använde en nyligen genomförd upphandling av snöröjning för att testa AI:n.

– Jag skrev in ”Jag vill upphandla snöröjning, var ska jag börja?” På några minuter fick jag en lista med exempel som personalens kompetens, miljökrav, utbildning, hantering av bortforsling och dokumentation.  

AI:n föreslog också beredskapskrav och beredskapsersättning baserade på snörisken.

– Det hade annars krävt många möten internt och med leverantörer, säger Emma Weyhing.