Kommunikationsbranschen befinner sig i ständig rörelse. Byråtyperna är många och nya specialiseringar och roller växer fram i takt med att medielandskapet förändras. Därför är det lätt att förstå varför många upphandlare kämpar med att avgöra vilken typ av kommunikationsbyrå som behövs.
Även om kunskapen om hur man köper kommunikation har ökat på vissa håll, ser vi tyvärr fortfarande alltför många exempel på upphandlingar som inte fungerar. Det riskerar inte bara att påverka träffsäkerheten i kommunikationen negativt, utan också branschen i stort. Inte minst för att många av våra medlemmar tvingas lägga ett stort antal timmar på gratisarbete.
Vår bransch värnar om att offentliga upphandlingar ska fungera på bästa möjliga sätt, inte minst eftersom det handlar om skattemedel. För att säkerställa rättvisa villkor, hög kvalitet och en effektiv användning av offentliga resurser behöver vi förbättra standarden för upphandlingar.
Här är tre konkreta förslag på förbättringar:
- Använd fasta priser: Att få det bästa priset i en upphandling är centralt för köparen som ska säkerställa att de offentliga medlen används på ett ansvarsfullt sätt. Men lägsta timpris innebär inte nödvändigtvis bästa pris i slutänden. Tvärtom riskerar det att leda till osund konkurrens. I stället bör upphandlaren sätta fasta timpriser – eller vikta timpriset som ett av flera kriterier, där kvalitetskriterierna viktas högt i förhållande till timpriset. På så vis kan fokus flyttas från lägsta kostnad till bästa resultat för bäst kostnad.
- Undvik fiktiva uppdrag: Ett vanligt inslag i offentliga upphandlingar är fiktiva uppdrag där byråer förväntas leverera strategier och kreativa idéer utan ersättning. Det här är ett stort problem inom kommunikationssektorn. Det påverkar såväl lönenivåer, jämlika konkurrensförhållanden, anställningstrygghet som branschens välmående. Därför bör fiktiva case användas genomtänkt och varsamt. Att istället utvärdera en byrås kompetens utifrån ett befintligt, äkta uppdrag med en verklig kund är ett mer pålitligt sätt att utvärdera ett eventuellt byråsamarbete.
- Använd flerstegsförfaranden: För att underlätta och effektivisera processen att hitta och välja rätt leverantör, samt göra det mer attraktivt för byråerna att lämna anbud, föreslår vi att urvalsförfarandet sker i flera steg i stället för ett. Det första steget bör då vara så mallat och enkelt som möjligt. Därefter går några få byråer som bäst uppfyller kvalifikationskraven vidare till nästa steg. Detta sparar tid och administration för både upphandlandaren och byråerna.
Genom att införa en ny standard för kommunikationsupphandlingar kan vi etablera en praxis
som främjar hög kvalitet, rättvisa villkor och ansvarsfull användning av våra gemensamma
resurser. En ny standard skulle inte bara skulle stärka kommunikationsbranschen, utan också
gynna de som upphandlar kommunikation. Och därmed samhället i stort.
Linda Nilsson
VD, Sveriges Kommunikationsbyråer
Jacob Nelson
Ordförande, Sveriges Kommunikationsbyråer
