Jag är imponerad av er som arbetar som upphandlare i den offentliga verksamheten. Ni får hantera flera olika upphandlingsområden som inte liknar varandra alls gällande texter, krav och utvärderingar. Ni behöver veta vad som är viktigt och relevant inom respektive område och ni ansvarar för att upphandlingen blir så ekonomiskt fördelaktig som möjligt. Hur gör ni för att hålla isär alla regler och kravställningar?
Jag har ju egentligen det lätta arbetet – som anbudsgivare ska jag ”bara” lämna anbud på ”mitt” område. Fast det arbetet är inte alltid så lätt, det heller.
Genom åren har jag läst många upphandlingsdokument gällande ”mitt” område, det vill säga el-materiel, ljuskällor, armaturer och batterier, och hittat krav avsedda för allt från färskvaru- till transportupphandlingar. Det hänvisas också ofta till leveransbestämmelser som inte är brukliga inom branschen och det finns ofta krav på olika indexregleringar som inte heller är lätta att använda.
Generellt i min bransch används Alem 09 eller Alos 05. När det hänvisas till andra leveransvillkor, som inte är standard i branschen, kan det resultera i färre inkomna anbud.
Att prisreglera genom fastställda index är heller inte helt lätt då tillverkarna sätter priset enligt råvarupriserna som tidvis kan åka bergochdalbana. Framför allt gäller detta kabelpriserna som baseras på metallnoteringarna.
Jag förstår att köparen vill kunna reglera en prisförändring utifrån det offererade priset. Men det är inte lätt att hitta ett index som ska gälla för alla produkter inom ”mitt” upphandlingsområde. Kanske skulle en eventuell prishöjning kunna regleras ut ifrån artiklarnas faktiska prisökningar?
I utvärderingsmodellen glöms det ofta bort är att det även finns mjuka värden som kan spara pengar för UM, exempelvis leveranssäkerhet, tillgänglighet och kundsupport. Det är förstås lite knepigare att utvärdera än begreppet ”lägsta pris”, men det är fullt möjligt, exempelvis genom en värderingsskala och poängsättning. Även priset poängsätts och summan av alla poäng utser en eller flera anbudsgivare till vinnare. Det är inte svårt att lämna ett lågt pris. Men blir det lägsta priset verkligen det ekonomiskt mest fördelaktiga för UM under avtalstiden?
Hade jag fått önska så hade upphandlingsdokumenten varit unika för varje upphandlingsområde. Det skulle inte finnas några tveksamheter, de skulle vara enkla och tydliga och tiden för att besvara ställda frågor skulle minska.
I den bästa av världar hade allt varit solklart.
Men jag förstår att det är lätt att gå vilse bland alla regler och krav inom olika upphandlingsområden. En upphandling av matleveranser skiljer sig helt och hållet från en upphandling av transportbilar och en transportupphandling skiljer sig helt och hållet från en armaturupphandling. Så hur ska vi göra för att få upphandlingsdokumenten felfria?
Svar: Det kommer aldrig att gå, det kommer alltid att finnas oklarheter.
Men går det att göra dokumenten bättre? Ja, jag är helt övertygad om det och jag är lika övertygad om att vägen dit är dialog. Dialog mellan upphandlare och anbudsgivare/leverantör. Oavsett om det är dialog med avtalsleverantören eller en utomstående leverantör. Tänk om upphandlare ville ta emot andra leverantörer än avtalsleverantören under avtalstiden för att prata om vad som är viktigt och relevant inom just det upphandlingsområdet.
Ett sådant möte skulle kunna vara skillnaden mellan ett bra och mindre bra upphandlingsdokument!
Birgitta Lindström
Teknisk Innesäljare, Elektroskandia
