I Sverige sker en stor mängd avrop genom ramavtal när upphandlande enheter ska göra inköp. Med de nya lagarnas inträde den 1 januari i år så har vi numera tillgång ett nytt upphandlingsförfarande – dynamiska inköpssystem, DIS.
Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process normalt för anskaffning av standardprodukter till en upphandlande myndighet. Upphandlingsförfarandet är avsett för att effektivisera anskaffningen av väl definierade ”enkla” produkter som anskaffas löpande och är återkommande.
Ett dynamiskt inköpssystem kan beskrivas som en tvåstegsprocess där systemet först upprättas och leverantörer när som helst kan ansöka om att få delta i systemet. Alla leverantörer som uppfyller urvalskriterierna ska få delta. Vid varje kontraktstilldelning bjuds alla godkända leverantörer därefter in att lämna anbud.
En skillnad mellan ramavtal och dynamiska inköpssystem är att i det senare finns möjlighet att ansluta ytterligare leverantörer allteftersom under inköpssystemets giltighetstid.
– När det gäller offentlig upphandling ökar byråkratiseringen i regel varje gång en omgörning sker av regelverket. Därför är allting som gör det enklare av intresse för alla som sysslar med upphandling, säger Hans Sundström, enhetschef IT-upphandlingen på Kammarkollegiet.
Just Kammarkollegiet är tillsammans med SKL Kommentus Inköpscentral, SKI, något av pionjärer när det gäller DIS. SKI håller på med ett DIS-projekt för bränslepellets som ska vara igång i maj.
Kammarkollegiet hanterar 1 300 ramavtal och alla system som öppnar upp är välkomna. Därför arbetar de med att använda ett DIS (pdf) för inköp av kaffe- och vattenautomater med tillhörande varor och tjänster.
– Det är många variabler som är likadana mellan ramavtal och DIS, men också stora avgörande skillnader. Den stora fördelen med DIS är att det är ett öppet system och inte slutet där leverantörer som uppfyller kraven senare kan komma få tillträde till i systemet. Det är också något som ökar konkurrensen och potentiellt minskar risken för överprövningar, säger Hans Sundström.
Förutom överprövningar ser Hans Sundström även att DIS kan motverka nollanbud.
– I ett DIS lägger du en order och får en leverans. Där finns det inget utrymmer för nollanbud eftersom det inte är lika enkelt att ekonomiskt balansera olika delar med varandra, något som är enklare i ett ramavtal. Dessutom är smällen för leverantörer inte lika hård med ett DIS. Du förlorar inte hela avtalet utan kan senare återkomma som leverantör när kraven uppfyllts och därefter få leverera.
Han ser DIS-system som ett bra komplement till ramavtal.
– På upphandlingsområdet är det mycket sällan att det kommer nya verktyg. DIS-system är bäst på standardiserade produkter och tjänster. Där finns det exempel inom EU där man använt DIS-system för belysning, livsmedel, försäkringstjänster och kontorsmateriel – alla hårt standardiserade produkter och tjänster, säger Hans Sundström på Kammarkollegiet.
Hans Sundström är en av talarna på Upphandling24:s konferens Tema: Morgondagens upphandling.
