EU:s upphandlingsregler är byggda för en analog verklighet. Trots att marknaden digitaliserats och AI nu förändrar affärslogiken i grunden fortsätter upphandlingar att styras av stegvisa, dokumentbaserade processer och statistik som bygger på annonser — inte faktiska inköp. Det leder till undermåliga beslutsunderlag, onödig administration och ett system som hämmar både konkurrens och innovation. Det är hög tid för en digital modernisering.
Bygg statistiken på verkliga affärer — inte på annonser
Dagens upphandlingsdata bygger på planer och tilldelningsbeslut, inte på vad som faktiskt köps, från vem och till vilket värde. EU saknar därför en korrekt bild av den offentliga inköpsmarknaden. Försäljning via ramavtal, dynamiska inköpssystem och direktköp syns ofta inte alls. Resultatet blir sämre transparens, svag uppföljning och sämre möjligheter att upptäcka ineffektivitet, fel och korruption.
Men lösningen finns redan. Elektroniska fakturor, beställningar och leveransmeddelanden är juridiskt bindande, standardiserade enligt EU-normer och innehåller exakt den information som behövs. Om statistiken i stället byggs på faktiska transaktioner kan spårbarhet skapas genom hela inköpskedjan. Ett centralt steg är att införa ett gemensamt europeiskt upphandlings-ID som följer varje affär från behovsanalys till betalning. Med öppna API:er och gemensamma datamodeller kan systemen kopplas samman och data överföras automatiskt. Det minskar manuell rapportering och frigör resurser för både myndigheter och företag.
AI kan korta affärscykler och sänka trösklarna
Digitalisering handlar inte bara om statistik. Hela processen måste uppdateras. Dagens regelverk är skrivet för dokument och manuella moment. Det ger otillräcklig vägledning för hur AI och automatiserat beslutsstöd får användas — trots att tekniken redan kan förbättra behovsanalys, kravkontroll, riskidentifiering och utvärdering.
Ett principbaserat regelverk bör därför möjliggöra AI-stöd under mänsklig kontroll, med krav på loggning, förklarbarhet och maskinläsbara upphandlingsdokument som standard.
Rätt använt kan AI minska tidsåtgången för upphandling, kontroll och utvärdering. För företag som strukturerar sina affärsdata kan administrationen vid anbudsgivning minska radikalt. Det leder till snabbare affärscykler, ökad rättssäkerhet och lägre trösklar för deltagande — vilket stärker både konkurrens och innovation.
Ersätt dokumentkrångel med en digital företagsplånbok
Även kvalificeringsfasen behöver moderniseras.
Det europeiska egenförsäkransdokumentet, ESPD, infördes för att minska administrationen men har i praktiken lett till mer pappersarbete, på grund av olika nationella tolkningar. Samtidigt växer den europeiska digitala identitetsplånboken (EUDI Wallet) fram, där företag kan lagra verifierbara digitala intyg. Om verifierade uppgifter stegvis kan ersätta ESPD flyttas fokus från blanketter till data. Det minskar dubbelarbete och stärker tilliten — utan att stänga ute aktörer där tekniken ännu inte är fullt utbyggd.
Europas upphandling kan bli en motor — men bara om reglerna moderniseras
För att detta ska fungera krävs rätt verktyg på rätt nivå.
EU-lagstiftningen bör ställa bindande krav på upphandlings-ID, transaktionsbaserad rapportering, interoperabilitet och öppna data. Tekniska detaljer bör fastställas genom europeiska standarder som kan uppdateras löpande. Den planerade europeiska upphandlingsdataytan kan bli infrastrukturen som gör data användbar för analys, innovation och tillsyn.
Modet att modernisera regelverket nu avgör om Europas upphandlingsmarknad ska fortsätta vara en bromskloss — eller bli en motor i den digitala ekonomin.
TEXT:
Åsa Edman chefsjurist Adda, ett företag inom SKR
Ellen Hausel Heldahl, jurist och expert offentlig upphandling på Svenskt Näringsliv,
medlemmar i SEGPP (Stakeholder Expert Group on Public Procurement) i EU- kommissionen
