Förankra för att kunna arbeta strategiskt

I korta drag är det Tomas Näslunds framgångsrecept för att bygga upp en strategisk inköpsorganisation inom offentlig sektor.

-Inköp är kanske den verksamhetsgren som har störst möjlighet att bidra till sänkta kostnader. Den ekonomiska besparingspotentialen är ofta 5-15 procent om man gör hela resan från taktiskt inköpsarbete till att arbeta riktigt strategiskt. Många myndigheter står inför ekonomiska utmaningar, så här har vi potential att bli hjältar i organisationen!

-Så det finns en betydande potential som inköpare kan lyfta fram för att få igång en förändringsprocess, säger Tomas Näslund, managementkonsult på Ecenea och tidigare inköpschef inom Uppsala kommun.

Förändringar måste också bygga på att inköpare ”inte blir motståndare till kärnverksamheten”, tillägger han. Istället bör vi besvara frågan ”hur kan inköpsfunktionen bidra till att nå organisationens övergripande mål och strategier?”

-Strategiskt inköp kräver förståelse från båda håll – att inköpare förstår de utmaningar som finns i organisationen. KPI:er och andra nyckeltal kan exempelvis användas för styrning och uppföljning.

Vad ser du som de största hindren för strategiska inköp inom offentlig sektor?

-Tyvärr finns fortfarande en tradition av att bara fokusera på upphandlingsmomentet – att inte följa upp avtal ordentligt, utarbeta strategier eller jobba med effektiva beställnings- och betalningsflöden. Det handlar egentligen om att ta sig an hela inköpsprocessen, inte bara delprocess upphandling.

Tomas Näslund menar att den översyn av organisationen som är nödvändig för att klara strategiska inköp bör ha inriktningen att bredda kompetensen: andra kompetenser än den klassiska upphandlaren behövs.

-Projektledningskompetens är otroligt viktigt och ofta ett område som kan förbättras. Datavetenskap och controlling är andra kompetenser som kan göra stor skillnad för att få fram faktabaserade beslutsunderlag. Vi behöver förstås även förmåga att utarbeta strategier och jag tror mycket på att ta inspiration från privat sektor där man är duktiga på att sätta affären i fokus.

Ofta används spendanalys för att stärka det strategiska inköpsarbetet och få ett bättre grepp kring inköpsmönster.

Tomas Näslund ser det som en viktig del av strategiska inköp, men upplever att många organisationer börjar i fel ände.

-Det blir sällan bra om man börjar med att investera i spendanalysverktyg. Det är lite som att köpa en avancerad bil innan man kollat upp vilka behov som finns.

-Börja istället enkelt med spendanalys genom excel. Då lär man sig grunderna och får insikt om vad vi måste få på plats för att kunna göra bra analyser. Ofta saknas data i de egna systemen och då bör vi börja med ett ”städarbete” för att få rätt uppgifter till analysen. När man väl har fått in alla grunddata i IT-systemen kan det vara läge att köpa in ett  verktyg som effektiviserar arbetet.