I går kom Folkhälsomyndighetens rekommendation att de som har möjlighet att arbeta hemifrån ska göra så, särskilt i Stockholm. Syftet är förstås att undvika spridning av coronaviruset.
Därför har Upphandlingsmyndigheten, UHM:s, 74 anställda nästan mangrant övergivit kontoret i Solna.
– En person i växel och reception finns på plats och den som behöver kan komma in och exempelvis skriva på papper. Men alla andra arbetar hemifrån, säger kommunikationschef Åsa Olsson.
Den som vill har redan tidigare haft möjlighet att arbeta på distans, efter samråd med chef.
– De flesta har ändå valt att åka in till kontoret, men nu är läget ett annat. Vår krisledningsgrupp har beslutat att vi följer rekommendationen.
Målsättningen är att arbetet ska rulla på som vanligt, trots de förändrade förutsättningarna.
– Vi har bra digitala system. Men konferenser och liknande där vi skulle vara med är ju framflyttade eller inställda. Därmed tappar vi en viktig kanal för att både nu ut med vårt stöd och inhämta kunskap, säger Åsa Olsson.
Alla möten, både interna och med andra aktörer, körs digitalt.
Dagarna präglas också av olika korta informationsmöten. Förutom att krisgruppen har tät kontakt har de sju enheterna har varsitt digitalt möte klockan 13 varje dag.
– Vi har även möte i ledningsgruppen klockan 15.30, efter Folkhälsomyndighetens dagliga presskonferens.
En nytillsatt arbetsgrupp analyserar hur UHM kan utveckla stöd till upphandlare till följd av coronaviruset. Exempelvis anpassa det stöd vid akuta lägen som redan finns.
– Vi för också en dialog med Socialstyrelsen om hur vi kan stötta dem i den nya rollen som nationell inköpscentral. Det är en jätteviktig uppgift för oss.
UHM:s frågeservice dit både upphandlare och leverantörer kan höra av sig rullar på som vanligt, även om juristerna som svarar sitter hemma.
– Vi har något färre frågor än vanligt, men många av de frågor vi får har koppling till coronaviruset.
Påverkas det dagliga arbetet på något annat sätt?
– Många fler använder chatfunktionen i programmet Teams nu när vi inte sitter tillsammans. Det väcker frågan om nya sätt att kommunicera även sedan krisen är över.
Har några av era anställda drabbats av viruset?
– Nej, vi har ingen smittad som vi känner till, säger Åsa Olsson.
