Hon har fått ett stort förtroende att bygga upp inköpsorganisationen i Älvkarleby kommun (9 600 invånare) efter upplösningen av Inköp Gävleborg, där Älvkarleby i Uppsala län var en av medlemskommunerna tillsammans med nio kommuner i Gävleborgs län.
Ett lika mastigt som inspirerande arbete.
-Effekterna av vår förändringsresa syns glädjande nog i Svenskt näringslivs årliga mätning, där vi just nu enligt våra lokala företagare anses vara bäst i länet på upphandlingar, säger Jessica Grundkvist, som i oktober varit på nya arbetsplatsen ett år efter att som ”utflyttad stockholmare” tidigare jobbat med upphandling på Östhammars kommun.
Ett tidigt uppdrag var att ta fram en ny upphandlingspolicy och nya inköpsriktlinjer för att ange riktningen för inköpsfunktionens arbete. Beslut togs om de delarna av kommunfullmäktige i februari i år.
Jessica Grundkvist lyfter fram att Älvkarleby kommuns nu tydligt arbetar efter nationella, inköpsstrategiska mål och sätter fokus på lokala företag och hållbarhet.
Hon betonar att en ny policy inte kan ses som ett självspelande piano utan måste kombineras med aktiviteter, där hon som upphandlare värnar om ett nära samarbete med kommunens näringslivsutvecklare.
-Direkt när jag började på kommunen haffade jag tag i näringslivsenheten för att inleda ett samarbete där vi tillsammans med beställare ska hålla informationsmöten inför upphandlingar. Detta för att ge insikten om kommunens behov men också öka attraktiviteten till att lämna anbud.
-Från kommunens ledningsgrupp begärde jag in upphandlingsbehov samt gav ut listor med vilka avtal som fanns i systemen. Jag bokade in möten och introduktioner över hela kommunen för att få förståelse för verksamheten och fånga upp attityder och kunskaper om upphandling och inköp, summerar Jessica ”rivstarten” på nya jobbet.
Kommunens upphandlingar finns numera publicerade på den egna webbplatsen för att i möjligaste mån nå ut till näringslivet om affärsmöjligheter. Jessica Grundkvist ser det som ett led i arbetet med transparens och insikt om hur kommunen jobbar.
Anbudsskola kommer också att anordnas för att öka företagens kunskap om upphandling och anbudsprocess, ett resultat av önskemål som framfördes när kommunföreträdare avsatte en heldag för satsningen Stora företagsdagen i våras.
Älvkarleby deltar i SKR-lett effektiviseringsprojekt och under förra höstens budget-kickoff fick Jessica uppdraget att vara moderator. Inom ramen för projektet bidrar hon aktivt med inköpsperspektiv.
-Upphandling är ett strategiskt verktyg för hela kommunens verksamhet, därmed är det en pusselbit i effektiviseringsprojektet. Som ett exempel på detta genomförs nu en översyn av de inköp som är kommunövergripande och de mer specifika på förvaltningarna. Syftet är att spara pengar och att öka avtalstroheten.
Även det kommande arbetsåret ser ut att bli intensivt med interna och externa aktiviteter.
-Förra veckan hölls ett stormöte avseende upphandling, inköp och avtal för de mest berörda medarbetarna. Syftet var att informera om allt nytt som upphandlingspolicyn och inköpsriktlinjerna för med sig men även att tala mer praktiskt om direktupphandlingar och vikten av dokumentation. Ibland kan LOU tyckas läskigt och krångligt och jag vill nå ut med att det ska vara lätt att göra rätt. Jag försöker avdramatisera genom att ge kunskap och stöd för våra medarbetares inköpsbehov.
-Externt kommer vi att fortsätta hålla informationsträffar inför upphandlingar. Vi utför många upphandlingar tillsammans med vår allmännytta Älvkarlebyhus AB, vilket förhoppningsvis ökar attraktiviteten till att lämna anbud.
Jessica Grundkvist har målbilden klar:
-Framöver kommer målsättningen vara att få upp antalet anbudsgivare, rationalisera bland de ramavtal vi har samt införa DIS där vi behöver öka konkurrensen och kvalitet.
Hon pendlar till jobbet som ”ensamupphandlare” i kommunens centralort Skutskär från grannkommunen Tierp.
-Det finns en tjänst också som inköps- och avtalsadministratör men min kollega är föräldraledig året ut så vi kommer att ta in en del extra konsultstöd för att få det att flyta på.
