Hur lång ska en genomförandebeskrivning vara?

Det finns ingen generell lämplig sidbegränsning. Utrymmet måste sättas i relation till vad anbudsgivaren förväntas beskriva och hur detaljerad beskrivningen behöver vara för att kunna utvärderas på ett meningsfullt sätt. Likaså är det viktigt att ta hänsyn till hur många kriterier som ska beskrivas. Om många kriterier ska besvaras och omfattande svar tillåts kan den samlade arbetsinsatsen bli så stor att leverantörerna inte förmår att gå på djupet i sina beskrivningar.

Det omvända problemet uppstår om mycket ska beskrivas på ett alltför begränsat utrymme. Då finns en överhängande risk att det inte går att urskilja hur leverantörerna faktiskt arbetar i de efterfrågade avseendena. Beskrivningarna skrapar bara på ytan. Ett begränsat utrymme för en alltför bred fråga innebär också att det i högre grad blir slumpartat vad leverantörerna väljer att lyfta fram. Utvärderingen riskerar då att handla om vem som råkat beskriva just det som upphandlaren velat se snarare än om vem som faktiskt har det bästa arbetssättet.

Om anbudsgivaren exempelvis ska beskriva sitt arbete med arbetsmiljö kan det vara svårt att på ett mycket begränsat utrymme redogöra för organisation, ansvar, riskbedömningar, förebyggande arbete, uppföljning och avvikelsehantering. Detsamma gäller om anbudsgivaren ska beskriva exempelvis sitt kvalitetsarbete, sin kompetensförsörjning, hantering av störningar och avvikelser, kontinuitetsplanering eller hur ett komplext uppdrag ska organiseras och bemannas.

Ju bredare frågan är desto större utrymme behöver normalt lämnas. Ett alternativ är därför att göra själva frågeställningen smalare. I stället för att efterfråga en beskrivning av ”hela leverantörens arbetsmiljöarbete” kan beställaren välja ut de delar som är särskilt viktiga i det aktuella uppdraget, såsom hur arbetsmiljörisker identifieras, hur inträffade tillbud hanteras och hur underleverantörers arbetsmiljöarbete följs upp. Då blir det också lättare för anbudsgivarna att förstå vad som faktiskt kommer att ha betydelse vid utvärderingen.

Att helt avstå från en begränsning av hur långa anbudssvaren får vara är inte heller alltid en bra lösning. Om det saknas en angiven ram kan det vara svårt för anbudsgivarna att bedöma vilken detaljeringsnivå som krävs för att kunna få ett högt betyg. Leverantörerna vågar då ofta inte heller avstå från att beskriva sådant som egentligen inte är av särskilt intresse för beställaren, eftersom de inte vet vad som kan komma att få betydelse vid utvärderingen. Resultatet kan bli mycket omfattande beskrivningar med information som egentligen inte behövs. Det ökar arbetsinsatsen både för anbudsgivarna och för dem som ska utvärdera anbuden. Någon form av begränsning bör därför normalt övervägas.

Begränsningen behöver inte nödvändigtvis anges i antal sidor. Ett maximalt antal ord eller tecken kan ibland vara tydligare och dessutom minska betydelsen av formateringen. Det ger också anbudsgivarna större frihet att disponera och layouta texten på ett snyggt och läsvänligt sätt, i stället för att försöka pressa in så mycket text som möjligt på ett visst antal sidor.

En annan angränsande fråga är om genomförandebeskrivningarna ska anonymiseras innan den lämnas in så att det inte framgår vilken anbudsgivare som har skrivit respektive text. Tanken är god och kan bidra till att minska risken för att ovidkommande hänsyn påverkar bedömningen. I praktiken kan dock fullständig anonymitet vara svår att uppnå. Leverantörer arbetar ofta efter egna metoder, modeller, organisationer och arbetssätt som personer hos beställaren känner till och kan identifiera. Även om företagsnamn, logotyper och andra direkta kännetecken tas bort kan det därför vara möjligt att förstå vem som står bakom en viss beskrivning.

Sammanfattningsvis bör man alltså inte sätta en begränsning av omfattningen på måfå, utan först tänka igenom vad beställaren faktiskt behöver få veta för att kunna skilja mellan bra och mindre bra lösningar. Först därefter bör man bestämma hur mycket leverantörerna ska få, och behöva, skriva.

TEXT: Magnus Nilsson, Peak Procurement