I en rapport (pdf) från Upphandlingsmyndigheten framkommer en rad brister på hur statliga myndigheter arbetar med den nationella upphandlingsstrategin.
Enligt den nationella upphandlingsstrategin bör alla myndigheters inköpsmål inkluderas i interna riktlinjer, policy- och styrdokument. I Upphandlingsmyndighetens kartläggning konstateras att styrdokumenten endast i ett fåtal fall har ett tydligt strategiskt anslag.
– Vi analyserade ett antal myndigheters styrdokument för inköpsfrågor för att närmare undersöka kvaliteten på dem. Endast några få myndigheter hade initierat ett strukturerat arbete på styrdokumentsnivå kopplat till de sju inriktningsmålen i den nationella upphandlingsstrategin, säger Anna Lipkin på Upphandlingsmyndighetens strategienhet.
Detta trots att 81 procent av de statliga myndigheterna angav att de har styrdokument som hanterar upphandlings- och inköpsfrågor.
– Utöver de styrande dokumenten anser vi även att en handlingsplan bör tas fram för hur innehållet i strategin ska genomföras. I rapporten konstateras att få statliga myndigheter har en sådan plan, säger Anna Lipkin.
Att ta reda på fakta är grunden för det strategiska inköpsarbetet. För att få ett bättre underlag till att fatta medvetna beslut om inköpen behöver en analys av organisationens inköpsmönster genomföras, ibland kallad spendanalys.
– Ett fåtal statliga myndigheter har genomfört fullständiga analyser men detta arbete skulle behöva göras av alla statliga myndigheter, säger Anna Lipkin.
Det framkommer också i rapporten att upphandlare vill och ser värdet av att arbeta strategiskt och proaktivt men att många upplever att de är fast i en reaktiv roll. De flesta upphandlare som rapportförfattarna talat med beskriver att tiden och resurserna inte räcker till. Samtidigt är det inte bara resurserna som avgör om inköp blir ett strategiskt verktyg. Avgörande är också inställningen hos beslutsfattarna.
Rapporten visar att det behövs tydligare styrning av inköpsfrågorna hos myndigheterna om inköp ska få den strategiska betydelse som regeringen efterfrågar.
När det gäller generaldirektörerna ser de ett antal utmaningar när det gäller den nationella upphandlingsstrategin. Det handlar om överprövningar, kompetensförsörjning, säkerhetsklassade upphandlingar och arbetsrättsliga villkor. Vidare anser de att de statliga ramavtalen inte är anpassade för små myndigheter.
”Ofta är de mindre myndigheterna helt beroende av att de statliga ramavtalen finns. De mindre myndigheterna menar att deras behov borde kunna tillgodoses på ett bättre sätt, med möjligheter till enkla avrop som kan hanteras ute i myndighetens verksamhet. De mindre myndigheternas behov borde också på ett bättre sätt avspegla sig i de ramavtalsområden som SIC (Statens inköpscentral, red anm) upphandlar”, står det i rapporten.
För att få generaldirektörer, men även andra i ledande befattning inom offentlig verksamhet, att ta ett större ansvar i att upphandla mer strategiskt kommer Upphandlingsmyndigheten med tre konkreta tips:
- Sätt inköp på ledningens agenda.
- Våga välja fokus.
- Fatta medvetna beslut.
Rapporten kommer att presenteras i samband med det möte för generaldirektörer och inköpschefer som civilminister Ardalan Shekarabi har bjudit in till den 24 oktober med anledning av den nationella upphandlingsstrategin.
