Myndighetens sjupunktsprogram för ändamålsenliga inköpsorganisationer – som resultatet av ett regeringsuppdrag – presenterades i våras och väntar fortfarande på återkoppling från regeringskansliet, vilket lär dröja med pågående övergång till en ny regering.
Men som en del av regeringsuppdraget har även det UHM kallar riktade insatser genomförts. Tre kommuner har fungerat som pilotkommuner för att använda ett självskattningsverktyg som myndigheten utvecklat.
Det är en ambitionsgraf som ska ge den upphandlande myndigheten en bild av styrkor och svagheter utifrån hur man själv bedömer arbetet på viktiga områden för inköpsorganisationen.
— Kommunerna som deltagit är Huddinge, Skövde och Kungsbacka. Med hjälp av verktyget har de fått ge en bild av hur utvecklad deras inköpsstyrning är och hur integrerad styrningen är i mål- och budgetprocessen, säger Tobias Jobring, affärsutvecklare på UHM.
Han tillägger:
–När kommunerna genomfört självskattningen har vi besökt dem och lett en workshop med kommunens ledningsgrupp och inköpschef. Workshopen inleddes med att vi presenterade våra hypoteser om vad som utgör ändamålsenlig inköpsstyrning och hur de ligger till.
–Därefter ledde vi en diskussion där ledningen fick identifiera vilka åtgärder de behöver vidta för att skapa goda förutsättningar för att inköpsverksamheten ska bidra maximalt till kommunens måluppfyllelse.
Huddinge kommuns inköpschef Roger Himmelsköld har i en intervju med Inköpsrådet berättat om kommunens samverkan med UHM som en del av uppbyggnaden av kategoristyrning.
Metodologin bakom de riktande insatserna har utgjort grund för den nationella enkät som går ut i dagarna med svar som samlas in 28 oktober.
Totalt 2000 upphandlande organisationer får frågor om sitt inköpsarbete med nyheten att UHM även söker svar från högre beslutsfattare som kommun- och ekonomichefer.
– Tidigare har enkäten vänt sig enbart till inköpsfunktionen. I år vill vi även undersöka hur högre chefer i organisationerna ser på styrningen av inköpen. Cheferna är viktiga eftersom det är styrningen som skapar förutsättningarna för inköpsverksamheten, förklarar Tobias Jobring.
Strategin är i linje med förslagen från vårens regeringsrapport där UHM bland annat lanserar en modell med ett coach- och mentorprogram för inköpschefer där även högsta ledningen i organisationen involveras.
Upphandlingsmyndigheten hoppas att ”oktoberenkäten” används av deltagande organisationer för att utveckla sina inköp, samtidigt som resultaten i sin helhet blir till nytta för UHM:s utformning av myndighetsstöd.
Fredrik Flodin är affärsutvecklare på UHM:
–Vi kommer att skapa en samtalsguide som ledningen i upphandlande organisationer kan använda för att föra dialog om sitt enkätresultat. Syfte är att ledningen ska identifiera prioriterade åtgärder för att utveckla inköpsstyrningen.
–Slutligen kommer vi att publicera ett webbstöd om hur det går att integrera inköpsstyrning i ledningssystem, hur ansvarsfördelning bör ser ut i inköpsprocesserna och vilka framgångsfaktorerna är för träffsäkra upphandlingar
Om begreppen:
Upphandlingsmyndigheten definierar den ändamålsenliga inköpsorganisationen med att skapa goda förutsättningar för genomförande av träffsäkra upphandlingar.
Träffsäker upphandling är en sådan som verkar för att nå verksamhetens strategiska mål och tillgodoser behoven på ett effektivt och uthålligt sätt, samtidigt som det bidrar till en hållbar utveckling.
