– Just den här avstämningen varje vecka har blivit viktig för mig för att hålla ihop gruppen och jobba för en bra arbetsmiljö, säger Lill Sandberg, inköpschef i Sollentuna kommun med 77 000 invånare.
Hon började på inköpsenheten för 17 år sedan och tar det som exempel på förändringarna.
– Då var vi 3 på enheten, nu är vi 16. Men det inte bara det. Förr handlade nästan allt om upphandlingar. Nu jobbar vi med hela inköpsprocessen och mer strategiskt med inköpsfrågor, säger Lill Sandberg, som leder en enhet med upphandlare, administratörer, strateger och controllers.
2019 såg hon ett behov att styra upp arbetet och inte minst i perspektivet att det ska borga för en bra arbetsmiljö.
– Vi behövde förtydliga roller och ansvar genom en processkartläggning. Givetvis med fokus på hur vi jobbar på enheten, men även mot våra beställare i kommunorganisationen som vi är beroende av för att göra bra affärer.
– Den kartläggningen var nyttig. Nu har vi en förståelse för varandra på ett annat sätt än tidigare. Och som enskild medarbetare vet man tydligare vad man ska göra och vad som förväntas, säger Lill Sandberg.
Så kom pandemin och behovet av nya grepp för att hålla ihop arbetsgruppen när medarbetare helt eller delvis började jobba hemifrån.
– Jag inspirerades av vännen och kollegan Emma Breheim i Luleå kommun. De jobbade då med någonting som kallades Pulsmöten dagligen för att stämma av läget och det har vi tagit efter men anpassat så det passar oss och istället en gång i veckan.
Fokus är på arbetsbelastningen där medarbetarna får indikera grönt, blått eller rött på hela skalan från relativt låg arbetsbelastning till väldigt mycket att göra.
– Det är ett digitalt fredagsmöte som vi försöker hålla inom tio minuter och sen tar vi en fika. Svaren ger mig en bra indikation om hur det ser ut och om jag behöver ta kontakt med någon enskild medarbetare för att hitta en mer rimlig arbetsbörda. Alternativt att en kollega med mindre arbetsbelastning erbjuder sig att stötta och hjälpa till.
Lill Sandberg brukar också fråga om någon fått hjälp från någon kollega under veckan som gått som ett sätt att lyfta varandra på enheten.
– Alla säger att fredagsmötena är viktiga så då ser jag ingen anledning att inte fortsätta med dem.
Även efter pandemin har hemarbete levt kvar i relativt stor utsträckning i Sollentuna kommun, som har en kommunövergripande distansarbetsöverenskommelse med rätt att jobba hemifrån upp till tre dagar i veckan.
– På enheten väljer de flesta att använda de här tre dagarna till distansjobb. Men det vi gjort är att försöka reservera torsdag som en dag när alla ska vara på plats och det tror jag också är bra för arbetsmiljön, säger Lill Sandberg.
Hon ser det som ofrånkomligt att arbetsbelastningen skiftar över året.
– Det går att se ett mönster med väldigt mycket blått och en del rött innan semestern och efter densamma är det mer grönt.
– Även när det gäller hur mycket man jobbar hemifrån så varierar det beroende på mötessituationen. Två gånger per år träffar vi exempelvis respektive kontor inom kommunen och går igenom inköpsanalyser och upphandlingsplaner med mera. Dessa möten är som huvudregel fysiska.
Lill Sandberg tycker att Sollentuna kommun alllmänt lyckats med olika insatser för att väga upp för de nackdelar som hemarbete kan ge.
Återkommande planeringsdagar, avdelningskonferenser och nätverksträffar hjälper till att skapa en samhörighet.
– Lite orolig var man i början av pandemin när folk jobbade hemifrån och det kom in nya medarbetare och andra slutade, Men nu tycker jag att vi fått ihop arbetsgruppen på ett bra sätt, säger Lill Sandberg.
Märks det också i mätningar?
– Ja. I den medarbetarenkät som blev klar i början av året fick jag ett väldigt bra resultat och det är jag stolt över utifrån hur viktig arbetsmiljön är.
