Koll på avtal och tänder

– Jag har lärt mig otroligt mycket sedan jag började en projektanställning i augusti förra året. Folktandvården Stockholm har i dagsläget cirka 300 avtal som omfattas av uppföljningar. Det är ett stort arbete men det har också gett resultat i form av tydligare struktur, mindre oförutsebara kostnader och bättre dialog med leverantörerna, säger Kerli Faramarzi.

Sedan 1 april har hon en tjänst som avtalscontroller och jurist på inköpsenheten inom ekonomiavdelningen där kunskaperna som både jurist och tandläkare, med examina från Stockholms universitet respektive KI, kommer väl till pass.

– Jag arbetar med avtalsrätt brett inom hela Folktandvården, allt ifrån att upprätta avtal, tolka avtalsinnehåll till att förhandla med leverantörer. Det kan också förekomma andra juridiska frågeställningar, såsom offentlighet och sekretess, GDPR, bolagsjuridik med mera.

– Jag har även testat mina vingar i att vara ansvarig för kraven och kommersiella villkor i specifika upphandlingar samt drivit genom upphandlingar själv, säger Kerli Faramarzi.

Hon arbetade som allmäntandläkare med barntandvård som specialintresse i nio år.

– Men jag kände att jag inte riktigt hade levt upp till min fulla potential. Juridik har alltid varit mitt favoritämne under alla mina år som tandläkare. Därför valde jag att komplettera min utbildning och plugga till jurist, berättar Kerli, som inledningsvis hade fokus på medicinsk rätt och även utbildade tandsköterskestudenter i ämnet.

Ett samtal med Folktandvården Stockholms vd Eva Ljung gav något av en knuff i riktning mot offentlig upphandling.

– Vi enades om att upphandlingar, speciellt av medicintekniska produkter, kan vara svåra på grund av invecklad lagstiftning. Men med rätt kunskap och uppföljningsstruktur kan vi tillsammans säkerställa att verksamheten får sina behov tillgodosedda med rätt villkor och därigenom skapar vi de bästa förutsättningarna att kunna erbjuda kundanpassad och säker tandvård.

Två års arbete med ett projektansvar att bygga upp ett inventariesystem för Folktandvården Stockholms avdelning för medicinteknik och lokaler blev förra året en bra inkörsport mot nya utmaningar inom upphandling och avtalsjuridik.

Folktandvården Stockholm går en spännande tid till mötes med ökade resurser för inköpsorganisationen när en ny avdelning för inköp och försörjning ska bildas i augusti.

Att hitta bästa formerna för uppföljningar ”med rätt nivå och rätt fokus” är grundläggande för organisationens avtalscontroller och där avtal prioriteras utifrån hur stora ekonomiska värden det handlar om och i vilken mån de bedöms som verksamhetskritiska.

Kerli Faramarzi betonar skillnaderna mellan avtalsuppföljning och avtalsförvaltning.

– Begreppen kanske överlappar men de är definitivt inte synonyma. Även om jag är behjälplig med den interna avtalsadministrationen innebär avtalsuppföljning något annat

– Arbetet med avtalsuppföljning kräver å ena sidan mycket goda kunskaper i de regelverk som gäller inom branschen, allt från offentlig rätt till civilrätt. Å andra sidan krävs det en samverkan mellan olika enheterna i organisationen. Sedan är det också viktigt att kunna analysera och nyttja resultaten av uppföljningar, säger Kerli Faramarzi.

Hon pekar på en form av informationsobalans som kan råda mellan avtalsparterna och som behöver hanteras.

– Ibland är det till myndighetens fördel och ibland till leverantörens fördel. Den informationsasymmetrin kan leda till ökad risk för att leverantörer inte kan fullgöra avtalet i enlighet med det upphandlade avtalets villkor.

– Jag har kunnat konstatera att när det uppstår meningsskiljaktigheter kring tolkning av innehållet i upphandlingsdokumentationen vid fullgörande av avtalet kan orsaken vara att det dels förs för lite dialog mellan beställaren och leverantören under avtalsperioden, dels att avtalstroheten inte följts upp i tillräcklig omfattning.

Med sin bakgrund som tandläkare har Kerli Faramarzi en bra grund för att engagera hela organisationen i arbetet.

Folktandvården Stockholm är en av Sveriges största vårdgivare inom tandvård med runt 2000 medarbetare och ett 80-tal kliniker.

– Jag är här för verksamhetens skull och därför strävar jag efter att bygga upp en pragmatisk uppföljningsprocess och det kan göras endast när man samverkar inom organisationen.