Med 1 000 medarbetare är White arkitekter Skandinaviens största arkitektkontor. Vi arbetar med arkitektur som sätter människan i centrum och som inspirerar till en hållbar livsstil. Uppdrag för offentliga kunder utgör ungefär hälften av uppdragsvolymen, vilket gör LOU-upphandlingar, både i form av anbud och formgivningstävlingar, till en viktig del av vår verksamhet. Att säkerställa kvaliteten i de anbud vi lämnar ingår därför i vår systematiska professionalisering.
I det längre perspektivet ser vi även en tydlig koppling mellan upphandlingarnas utformning och kvaliteten på det som byggs och vill därför gärna bidra till att utveckla de offentliga upphandlingarna.
I vårt utvecklingsarbete har vi kunnat ringa in referenstagandet som en återkommande svag länk i upphandlingarna. Ofta innebär det risker för oss leverantörer, dessutom är det resurskrävande och belastar de kunder som utgör referenspersoner.
Den samhällsekonomiska kostnaden för referenstagandet är stor. Den omfattar både tiden som Sveriges alla anbudlämnare lägger på att på att kontakta sina referenter inför upphandlingar och den tid som referenterna är upptagna med att bli intervjuade eller kryssa i blanketter.
För oss innebär detta många gånger även en påfrestning på vår relation med kunden. Även om förståelsen är stor för hur systemet fungerar, är det besvärande att vi återkommande behöver belasta upptagna personer, på ett sätt som vi vet skapar stress.
Till detta kommer själva huvudfrågan, nämligen att vi inte själva har möjlighet att kvalitetssäkra referenstagandet; att referenten har en dålig dag eller kanske inte svarar, står utanför vår kontroll. Många gånger är de frågor som ställs till referenterna också väldigt specifikt formulerade utifrån upphandlarens egna behov, vilket kan leda till ett godtyckligt utfall: Att till exempel fråga hur väl arkitekten lyckats lösa en skolbyggnad på en väldigt liten tomt kanske inte alls är relevant för referensprojektet, som har helt andra förutsättningar. Det kan då leda till låga poäng från referenten, trots att projektet i andra avseenden är relevant.
Vi letar alltid efter ”best practice”, både i Sverige och internationellt. I Danmark finns ett branschgemensamt valideringssystem av referensprojekt, som vi tror skulle kunna lösa mycket av den ovan beskrivna problematiken.
I systemet BYGGE RATING, fyller referenten i en standardiserad blankett vid ett tillfälle för varje genomfört projekt. Blanketten innehåller förutom frågor också en kolumn för värdering av hur viktig frågan har varit i uppdraget. En nog så viktig information till upphandlaren.
Efter att omdömet registrerats är det giltigt i tre år och kan användas fritt av anbudsgivaren. Systemet var fram till 2016 obligatoriskt för statligt och kommunalt byggande, men är numera frivilligt.
Vi ser flera fördelar med denna typ av system. Utöver att det är resurseffektivt och kvalitetssäkrat skulle det också ge oss bättre underlag för att fatta beslut om vilka anbud vi ska satsa på. Vi uppmanar därför våra branschorganisationer, Sveriges arkitekter och STD, att tillsammans med berörda myndigheter och organisationer undersöka möjligheterna för ett liknade system i Sverige!
Hur ni som upphandlare skulle kunna bidra till ett effektivare och kvalitetssäkrat referenstagande? Här är våra tips:
- Sätt ett realistiskt tidsspann för referenstagningen. Undvik sportlovsveckor, storhelger och andra tider då det inte är självklart att referenten är på plats.
- Ställ öppna frågor till referenterna och fråga även hur relevant frågan har varit.
- Kräv referenser endast för ett projekt, även om flera referensprojekt ska lämnas in
- Vänta med referenstagning, så att det utgör det sista momentet i upphandlingen.
Vi hoppas även på en fortsatt dialog kring upphandlingsfrågorna. I den största byggboomen i modern tid är avgörande att vi tillsammans hittar kreativa lösningar för att säkra kvaliteten i det offentliga byggandet!
Glad sommar!
Anna Sterner
Anbudsansvarig. Ingår i Whites anbudsnätverk, som för närvarande består av tolv personer
Linda Mattsson
Arkitekt SAR/MSA och partner i White med större uppdrag inom samhällsbyggnad
