Ett 40-tal kommuner i Sverige har gjort affärer med bolaget Universal Solution men det som utmärker Kil är affärernas omfattning och den långa tid affärerna med bolaget pågått. De andra kommunerna har avbrutit sin affärsrelation med bolaget betydligt tidigare än vad Kil gjorde.
Kil avbröt handeln med bolaget när detta upptäcktes i slutet av oktober och skickade tillbaka de sista leveranserna.
Kil har bland annat köpt våtservettsförpackningar för 10 000 kronor styck, avfettningsmedel för 216 kronor litern och sex ton tösalt för 800 000 kronor. Tösaltet har, efter en blygsam start, köpts i leveranser på mellan 350 och 700 kilo per gång även under sommaren.
– När jag fick kännedom om det här avbröt jag allt samarbete med det här företaget. De två sista leveranserna skickade vi tillbaka, säger kommunens tekniska chef Jan Westerberg till Värmlands Folkblad.
Efter att chefen för tekniska förvaltningen i oktober 2016 blev uppmärksammad på att en tidigare anställd handlat varor till överpris av ett företag på Svensk Handels varningslista har kommunen gjort en internutredning. I den har det framkommit omständigheter som gör att kommunen polisanmält både företaget och den före detta anställde.
– Vi kan inte utesluta att brott har begåtts och därför polisanmäler vi. Nu är det upp till polisen att fastställa om så skett, säger Jan-Olov Ragnarsson, kommunchef i Kil.
Inköpen har gjorts av en anställd, behörig att göra inköp, men som handlat utanför gällande regelverk om upphandling. Den anställde i fråga hade slutat sin tjänst när kommunen upptäckte detta.
Kommunen konstaterar att internkontroll och dess system för fakturagranskning inte fungerat tillfredsställande. Kil anser att det inte går att utesluta att inköpen gjorts för egen vinning, eftersom Kil hittat uppgifter kring bolaget som kan röra sig om ”gåvor till kunder”.
Kommunen har även tagit för lång tid på sig för att komma fram till åtgärder.
Nu har kommunen tagit fram ett åtgärdsprogram:
• Innan inköp görs utanför gällande avtal ska medarbetare med rätt att handla först kontrollera att köpet är förenligt med Lagen om offentlig upphandling, LOU
• Kontrollera att företaget i fråga inte förekommer på någon form av ”varningslista” som antyder att företaget är oseriöst. Ansvarig för att detta sker och att personalen är kunnig i frågan är förvaltningschef/vd.
• Om handel med bolag som finns på varningslistor förekommer ska handeln avbrytas omedelbart. Ansvarig chef ska underrättas och utredning påbörjas om hur detta kunnat ske. Ansvarig för detta är ekonomichef.
• Antal medarbetare i organisationen som har rätt att handla ska begränsas till ett absolut minimum för att verksamheten ska kunna fungera på ett effektivt sätt.
Ansvariga för detta är respektive förvaltningschef/vd
• Till varje medarbetare med rätt att handla ska fasta granskare av fakturor utses, dessa ska utbildas så att de förstår rollen att granska fakturor. Ansvariga för detta är respektive förvaltningschef/vd och aktuell förteckning ska finnas uppdaterad vid ekonomienheten.
