Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
  • Kompendier
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera

Krångligt språk ger färre anbud

Språket i upphandlingsdokument är ofta byråkratiskt – krångligt och knepigt att förstå. Det är en av orsakerna till många överprövningar. "Numera är våra upphandlingsdokument mer rättssäkra och en av pusselbitarna är att vi arbetat aktivt för att förenkla språket", säger Anders Karlin, chef för Upphandlingscenter i Dalarna.

| 2018-10-07
"Tänk om ett upphandlingsdokument skulle kännas som en present. Man öppnar det och upptäcker något läckert...", säger Anders Karlin, chef på Upphandlingscenter i Dalarna. Foto: Karin M Persson

 

Det här är en artikel som först publicerades i tidningen Upphandling24.

Hur många gånger har du läst – eller författat – ett upphandlingsdokument eller förfrågningsunderlag och varit tvungen att läsa om texten flera gånger för att förstå betydelsen?

Det byråkratiska språket är ofta tillkrånglat och svårtillgängligt och därmed öppet för tolkningar.

En rapport från Upphandlingsmyndigheten visar att 45 procent av alla överprövningar beror på brister i förfrågningsunderlagen – och även om man inte frågade specifikt om språket i den rapporten, är en kvalificerad gissning att ett svårbegripligt språk uppfattas som en brist.

Det innebär att ett språk som är lättare att förstå – och som ändå behåller den juridiska skärpan och korrektheten – kan öka rätts-säkerheten i upphandlingsprocesserna och minska antalet överprövningar.

Dessutom finns en önskan, både från Upphandlingsmyndigheten och kommunerna i Dalarna, att få in fler anbud och där kan ett begripligt språk vara en viktig nyckel.

Just nu gör därför Upphandlingsmyndigheten en kundbehovsanalys som bygger på djupintervjuer med leverantörer.

– Det preliminära resultatet visar att leverantörerna vill ha dialog och det handlar delvis om att förstå förfrågningsunderlagen bättre. Så vi är medvetna om behovet av lättlästa texter och att tydligare kommunicera vilken muntlig kommunikation som är tillåten med leverantörer, säger Åsa Olsson, kommunikationschef på Upphandlingsmyndigheten.

Det innebär att Upphandlingscenter i Dalarna ligger i det som slarvigt brukar kallas framkant. För de är redan medvetna om hur viktigt det är att de som läser upphandlingsdokumenten förstår kraven i upphandlingen och blir lockade att göra affärer med det offentliga Sverige.

Sedan man i Dalarna börjat arbeta medvetet med att avbyråkratisera och förenkla språket i upphandlingsdokumenten har antalet överprövningar halverats och antalet inlämnade anbud ökat från 3,5 till 4,2! Självklart beror det på fler faktorer, men det tillgängliga språket är en viktig förklaring.
På sätt och vis var det ren tur som gjorde att Upphandlingscenter i Dalarna startade det här arbetet.

Det visade sig att en av deras praktikanter var språkvetare och hon reagerade starkt på det krångliga språket.

– Jag tror att det behövs någon med språkkänsla för att få igång den här typen av arbete, säger Anders Karlin.

Och när det arbetet väl var igång satte de som intention att upphandlingsdokumenten skulle bli så tilltalande att potentiella anbudsgivare inte skulle välja bort dem för att språket är för krångligt.

– Jag tror inte att alla själva orkar hitta förenklingar. Det gäller att hitta någon med språkförmåga och det är inte säkert att vi hade klarat det själva. Men när hon läste upp våra formuleringar, skämdes vi ibland över hur krångligt vi uttrycker oss.

Vad kännetecknar då ett byråkratiskt språk? Läs de följande två exemplen och jämför hur lätta de är att förstå och se vilka skillnader i språket du lägger märke till.

”Anbudsgivare ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits.”
”Ni som anbudsgivare ansvarar själva för att ni fått samtliga delar av förfrågningsunderlaget. Detta för att ni ska kunna lämna ett komplett anbud.”

Även om du inte är ”språkmänniska” själv, kan du se att den första, mer byråkratiska texten har ett opersonligt tilltal, att satsen är passiv och du kan se att orden är längre (och därmed svårare att förstå).

Lixa texten
Men för att ta det ett steg längre går det att kolla Lix-talen för texten. Lix betyder läsbarhetsindex och är baserat på medeltalet ord per mening och andelen ord som har fler än sex bokstäver.

Den första meningen fick ett Lix på 75, vilket gör att den klassificeras som mycket svår. Den andra fick Lix 33, vilket gör att den klassificeras som lättläst.

Samma budskap går med andra ord att uttrycka både på ett enkelt och på ett krångligt sätt.

Anders Karlin menar att det finns flera orsaker till att det byråkratiska språket lever kvar – trots att det är svårläst och öppnar för feltolkningar. Det kan användas av gammal vana och för att det finns en press att bli klar med upphandlingar och då återanvänder man gamla texter.

– Det är lätt att bli hemmablind och inte se sina egna defekter.

Anders Karlin menar att det kan vara värdefullt att ta in en språkvetare under en period, för att gå igenom de dokument som finns. Den personen kan också bidra med att skriva mallar och ordna workshoppar om språk, för att inspirera medarbetarna till att skriva mer lättläst.

Att skriva enklare är inget självändamål. Det handlar om att skapa rättssäkrare upphandlingar (som leder till färre överprövningar), om att bli en mer attraktiv affärspartner och om att få in fler anbud per upphandling.

– Vi vill också locka fler lokala leverantörer att vara med i upphandlingar och det blir lättare när språket är enklare.

Färre överprövningar – fler anbud
I Dalarna behövdes alltså en utomstående person som reagerade på de svåra texterna i upphandlingsdokumenten.

Hon var dessutom språkvetare med rätt kompetens – och ett starkt intresse för att göra texterna bättre. Hon har bidragit till att öka medvetenheten om hur det går att skriva enkelt, mer personligt och samtidigt korrekt – och i dag kan man inom de kommuner som Upphandlingscenter servar se resultatet – en halvering av antalet överprövningar och fler anbud per upphandling!

Dessutom har antalet frågor i samband med anbuden minskat, vilket tyder på att budskapet i texterna är lättare att förstå. Det betyder i sin tur att arbetet på Upphandlingscenter kan ske mer effektivt, eftersom mindre tid går åt till att svara på frågor.

Det man har gjort i Dalarna är att utbilda medarbetarna i språkfrågor – alltså att lära dem alternativ till byråkratiska ordval, som samtidigt beskriver affärerna på ett juridiskt korrekt sätt. Man har skapat mallar för upphandlingsdokumenten, som är skrivna på ett enklare språk än tidigare. Och man har betonat vikten av tonaliteten i texterna, det vill säga att skriva på ett trevligare, intressantare och mer tillgängligt sätt.

– Vi försöker helt enkelt anpassa språknivån till dem som ska läsa det, säger Anders Karlin.

Självklart har den här processen också lett till en del diskussioner internt. Somliga har varit motståndare till att använda ett mer personligt tilltal i texterna. Alltså att i stället för att bara skriva ”anbudsgivare” skriva ”ni som anbudsgivare”.

– Jag tycker att vi kan bjuda på en lite mer trevlig ton, säger Anders Karlin.

Finns mer att utveckla
Trots allt man redan har uppnått i Dalarna har Anders Karlin visioner om ännu bättre paketerade upphandlingsdokument. Han funderar på varför de ser så trista ut.

– Tänk om ett upphandlingsdokument skulle kännas som en present. Man öppnar det och upptäcker något läckert, där det står något på första sidan som lockar till läsning på nyhetssidorna och med snygga bilder. Det borde vara möjligt att göra riktigt bra dokument med dagens teknik och appar.

Charlotte Cronquist

Det här är en artikel som först publicerades i tidningen Upphandling24.

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Missa inte

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Fler nyheter

Brittisk strid når Sverige

Uppdaterat

En hätsk arbetsmarknadskonflikt i Manchester får en ny spelplan i form av upphandlad kollektivtrafik i Sverige. Brittiska Unite tar ett ovanligt grepp för att försöka blockera Go Aheads entré på den svenska marknaden.

Hållbarhet kan ge lägre kostnader

Hållbara livsmedel behöver inte vara dyrt. Ett strategiskt hållbarhetsarbete kan snarare ge lägre kostnader för många inköp. Det är slutsatsen i en rapport från Upphandlingsmyndigheten.

Samling kring e-handel

I ett nytt digitalt utvecklingsprogram för e-handel deltar tio myndigheter under ledning av Statens servicecenter. Med programmet är förhoppningen att e-handel ska ses som en tydligare utvecklingsresurs inom respektive myndighet.

Vill involvera politikerna

Kalmar kommun går mot ett starkare politiskt inflytande över större upphandlingar. Det kan bli effekten av en förstudie som kritiserar att omsorgsnämnden rundats i viktiga ärenden

Redo för breda allmänheten

Direktupphandling för Lessebo blir sista pusselbiten när Region Kronoberg bygger upp ett heltäckande nät av externa vaccinatörer för fas fyra.

Mer Medley i Linköping

Gammalt och nytt förenas i Linköpings kommuns upphandling av driften för simhall och utebad. Branschjätten Medley har getts förtroende att lotsa stan in i en ny era av bad och relax.

Lediga jobb

Strategisk upphandlare till Socialstyrelsen

  • Senior Upphandlare till Svefa i Göteborg
  • Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral
  • Göteborgs Stad söker upphandlingsjurist med förvaltningsjuridisk inriktning
  • SKL Kommentus Inköpscentral söker Upphandlare
  • Upphandlare till SISAB
  • Region Jämtland Härjedalen söker Upphandlare för fastighetsrelaterade upphandlingar
  • Chalmers söker Upphandlare
  • Halmstad kommun söker Avtalscontroller
  • Halmstad kommun söker Upphandlare
  • Upphandlare inom IT till Helsingborgshem
  • Sida söker Inköpshandläggare
  • Folkhälsomyndigheten söker Upphandlare
  • Telge söker Senior entreprenadinköpare

Senaste nyheterna

Brittisk strid når Sverige Brittisk strid når Sverige
Hållbarhet kan ge lägre kostnader Hållbarhet kan ge lägre kostnader
Samling kring e-handel Samling kring e-handel
Vill involvera politikerna Vill involvera politikerna
Redo för breda allmänheten Redo för breda allmänheten
Mer Medley i LinköpingMer Medley i Linköping
Hemma i Falkenberg Hemma i Falkenberg
Flyger högst med staten Flyger högst med staten

Senaste kommentarerna

  • Vägleder om cirkulär ekonomiDet mesta som köps har oavsett seriösa ambitioner vid inköp tillverkats av giriga företag som lagt tillverkning av delar eller...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerJag håller med om att det allmänna förtroendet för det offentliga påverkas negativt av dåligt skötta affärer och övriga mindre...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerJag håller med om att det allmänna förtroendet för det offentliga påverkas negativt av dåligt skötta affärer och övriga mindre...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerOavsett vad som gått fel så är det naturligtvis viktigt att det får konskevenser för de ansvariga personligen. Det "gamla"...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerEtt troligt alternativ i aktuellt fall är att, det är resursbrist i bolagets upphandlingsavdelning som är orsaken till dessa otillåtna...

Shortcodes Ultimate

Aktuella utbildningar

  • Kvalificerad IT-upphandlare | 21-22 april
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 11 maj
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 12 oktober
  • Leda upphandlingar effektivt | 14 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 20-21 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 9 november
  • Anbuds­utvärdering – med utvärderings­modeller och -kriterier | Hösten 2021

Guide – upphandla moduler

Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Läs hela den 13-sidiga pdf:en och få tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister. Guiden är kostnadsfri.

Annons

Så blir du en bättre it-upphandlare

Att upphandla it är komplext med speciella utmaningar. Det är viktigt att du som upphandlare vet vad du behöver tänka på när du ska ställa dina krav och hur du utformar dem.

Nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

 

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »