Krångligt språk ger färre anbud

Det här är en artikel som först publicerades i tidningen Upphandling24.

Hur många gånger har du läst – eller författat – ett upphandlingsdokument eller förfrågningsunderlag och varit tvungen att läsa om texten flera gånger för att förstå betydelsen?

Det byråkratiska språket är ofta tillkrånglat och svårtillgängligt och därmed öppet för tolkningar.

En rapport från Upphandlingsmyndigheten visar att 45 procent av alla överprövningar beror på brister i förfrågningsunderlagen – och även om man inte frågade specifikt om språket i den rapporten, är en kvalificerad gissning att ett svårbegripligt språk uppfattas som en brist.

Det innebär att ett språk som är lättare att förstå – och som ändå behåller den juridiska skärpan och korrektheten – kan öka rätts-säkerheten i upphandlingsprocesserna och minska antalet överprövningar.

Dessutom finns en önskan, både från Upphandlingsmyndigheten och kommunerna i Dalarna, att få in fler anbud och där kan ett begripligt språk vara en viktig nyckel.

Just nu gör därför Upphandlingsmyndigheten en kundbehovsanalys som bygger på djupintervjuer med leverantörer.

– Det preliminära resultatet visar att leverantörerna vill ha dialog och det handlar delvis om att förstå förfrågningsunderlagen bättre. Så vi är medvetna om behovet av lättlästa texter och att tydligare kommunicera vilken muntlig kommunikation som är tillåten med leverantörer, säger Åsa Olsson, kommunikationschef på Upphandlingsmyndigheten.

Det innebär att Upphandlingscenter i Dalarna ligger i det som slarvigt brukar kallas framkant. För de är redan medvetna om hur viktigt det är att de som läser upphandlingsdokumenten förstår kraven i upphandlingen och blir lockade att göra affärer med det offentliga Sverige.

Sedan man i Dalarna börjat arbeta medvetet med att avbyråkratisera och förenkla språket i upphandlingsdokumenten har antalet överprövningar halverats och antalet inlämnade anbud ökat från 3,5 till 4,2! Självklart beror det på fler faktorer, men det tillgängliga språket är en viktig förklaring.
På sätt och vis var det ren tur som gjorde att Upphandlingscenter i Dalarna startade det här arbetet.

Det visade sig att en av deras praktikanter var språkvetare och hon reagerade starkt på det krångliga språket.

– Jag tror att det behövs någon med språkkänsla för att få igång den här typen av arbete, säger Anders Karlin.

Och när det arbetet väl var igång satte de som intention att upphandlingsdokumenten skulle bli så tilltalande att potentiella anbudsgivare inte skulle välja bort dem för att språket är för krångligt.

– Jag tror inte att alla själva orkar hitta förenklingar. Det gäller att hitta någon med språkförmåga och det är inte säkert att vi hade klarat det själva. Men när hon läste upp våra formuleringar, skämdes vi ibland över hur krångligt vi uttrycker oss.

Vad kännetecknar då ett byråkratiskt språk? Läs de följande två exemplen och jämför hur lätta de är att förstå och se vilka skillnader i språket du lägger märke till.

”Anbudsgivare ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits.”
”Ni som anbudsgivare ansvarar själva för att ni fått samtliga delar av förfrågningsunderlaget. Detta för att ni ska kunna lämna ett komplett anbud.”

Även om du inte är ”språkmänniska” själv, kan du se att den första, mer byråkratiska texten har ett opersonligt tilltal, att satsen är passiv och du kan se att orden är längre (och därmed svårare att förstå).

Lixa texten
Men för att ta det ett steg längre går det att kolla Lix-talen för texten. Lix betyder läsbarhetsindex och är baserat på medeltalet ord per mening och andelen ord som har fler än sex bokstäver.

Den första meningen fick ett Lix på 75, vilket gör att den klassificeras som mycket svår. Den andra fick Lix 33, vilket gör att den klassificeras som lättläst.

Samma budskap går med andra ord att uttrycka både på ett enkelt och på ett krångligt sätt.

Anders Karlin menar att det finns flera orsaker till att det byråkratiska språket lever kvar – trots att det är svårläst och öppnar för feltolkningar. Det kan användas av gammal vana och för att det finns en press att bli klar med upphandlingar och då återanvänder man gamla texter.

– Det är lätt att bli hemmablind och inte se sina egna defekter.

Anders Karlin menar att det kan vara värdefullt att ta in en språkvetare under en period, för att gå igenom de dokument som finns. Den personen kan också bidra med att skriva mallar och ordna workshoppar om språk, för att inspirera medarbetarna till att skriva mer lättläst.

Att skriva enklare är inget självändamål. Det handlar om att skapa rättssäkrare upphandlingar (som leder till färre överprövningar), om att bli en mer attraktiv affärspartner och om att få in fler anbud per upphandling.

– Vi vill också locka fler lokala leverantörer att vara med i upphandlingar och det blir lättare när språket är enklare.

Färre överprövningar – fler anbud
I Dalarna behövdes alltså en utomstående person som reagerade på de svåra texterna i upphandlingsdokumenten.

Hon var dessutom språkvetare med rätt kompetens – och ett starkt intresse för att göra texterna bättre. Hon har bidragit till att öka medvetenheten om hur det går att skriva enkelt, mer personligt och samtidigt korrekt – och i dag kan man inom de kommuner som Upphandlingscenter servar se resultatet – en halvering av antalet överprövningar och fler anbud per upphandling!

Dessutom har antalet frågor i samband med anbuden minskat, vilket tyder på att budskapet i texterna är lättare att förstå. Det betyder i sin tur att arbetet på Upphandlingscenter kan ske mer effektivt, eftersom mindre tid går åt till att svara på frågor.

Det man har gjort i Dalarna är att utbilda medarbetarna i språkfrågor – alltså att lära dem alternativ till byråkratiska ordval, som samtidigt beskriver affärerna på ett juridiskt korrekt sätt. Man har skapat mallar för upphandlingsdokumenten, som är skrivna på ett enklare språk än tidigare. Och man har betonat vikten av tonaliteten i texterna, det vill säga att skriva på ett trevligare, intressantare och mer tillgängligt sätt.

– Vi försöker helt enkelt anpassa språknivån till dem som ska läsa det, säger Anders Karlin.

Självklart har den här processen också lett till en del diskussioner internt. Somliga har varit motståndare till att använda ett mer personligt tilltal i texterna. Alltså att i stället för att bara skriva ”anbudsgivare” skriva ”ni som anbudsgivare”.

– Jag tycker att vi kan bjuda på en lite mer trevlig ton, säger Anders Karlin.

Finns mer att utveckla
Trots allt man redan har uppnått i Dalarna har Anders Karlin visioner om ännu bättre paketerade upphandlingsdokument. Han funderar på varför de ser så trista ut.

– Tänk om ett upphandlingsdokument skulle kännas som en present. Man öppnar det och upptäcker något läckert, där det står något på första sidan som lockar till läsning på nyhetssidorna och med snygga bilder. Det borde vara möjligt att göra riktigt bra dokument med dagens teknik och appar.

Charlotte Cronquist

Det här är en artikel som först publicerades i tidningen Upphandling24.