Det är tydligt att AI används mer och mer i upphandlings- och inköpsprocessen och att det blir mer självklart.
Mycket arbete med AI idag handlar fortfarande om att skriva och förbättra texter, granska fakturor och liknande. Det är fantastiskt om vi kan få bättre och sundare affärer och användning av våra skattepengar.
Nästa steg för AI i offentlig upphandling är inte bara att skriva snabbare och granska effektivare, utan att göra det enklare att ställa relevanta miljökrav och följa upp dem. Då behöver vi få mer integrerade digitala tjänster i upphandlingssystemen som är tillförlitliga för att både synliggöra utbudet av miljömärkta och hållbarhetscertifierade produkter och tjänster samt minska tiden som läggs på att granska och kontrollera hållbarhetskraven.
AI och miljökrav direkt i upphandlingssystemet
Jag kan då inte låta bli att börja fundera på hur vi kan skapa digitala tjänster som kan fortsätta utveckla de delar av upphandlings- och inköpsarbetet som fortfarande upplevs som utmanande.
Många vill ställa ambitiösa hållbarhetskrav, men det saknas tid och kunskap. Det jag får höra är att det bland annat finns osäkerheter kring hur kraven ska formuleras utan att begränsa konkurrensen eller att hitta vilka produkter och tjänster som är miljömärkta.
Tänk om det skulle finnas ett AI-baserat stöd eller annan systemintegration för att ytterligare effektivisera arbetet med hållbarhetskraven.
Då skulle arbetet kunna effektiviseras direkt i upphandlingssystemet genom:
- Att se vilka produkter och tjänster det går att ställa krav på genom miljömärkningar samt att lätt se märkningens kriterier och dess omfattning.
- Få förslag på kravformulering utan en risk att begränsa konkurrensen genom krav på märkning eller använda märkningens kriterier.
- Direkt i systemet kontrollera anbudssvaren mot till exempel Svanens data om vilka produkter som är miljömärkta.
- Följa upp att produkterna eller tjänsterna fortfarande är märkta under hela avtalstiden.
Ett sådant stöd tror jag skulle ge er inköpare större trygghet och bättre förutsättningar att arbeta strukturerat med miljökraven. Det kanske även skulle kunna gå att mappa era upphandlingsplaner med möjligheten att ställa krav på märkningar genom att olika digitala tjänster matchar era planer mot märkningarnas olika kriterieområden.
På kort sikt skulle det kunna leda till:
- Mindre manuellt arbete att ställa hållbarhetskrav
- Mer standardiserade hållbarhetskrav som blir tydliga för alla
- Enklare kontroll i anbudsutvärderingen
- Effektivare avtalsuppföljning
- Fler relevanta hållbarhetskrav
Samverkan för framtida lösning
När jag var nere i Göteborg på Mötesplats Offentliga Affärer pratade jag med en leverantör av upphandlingssystem samt några av er köpare om möjligheten att skapa just detta. Och det är härligt att höra att så många är positiva till det. Nu vill jag även få tag på fler systemleverantörer och börja skapa detta.
Jag är inte tekniker eller IT-expert, men med min upphandlingsbakgrund känner jag väl till köparnas behov och vet vilken potential det finns märkningarnas kriterier och den data som märkningar sitter på. Så för att lyckas behöver vi nu samla köpare, systemleverantörer och vi som märkningsorgan kring samma syfte. Det vill säga att utveckla AI så att det blir så bra som möjligt utan att kompromissa på arbetet för mer hållbara affärer.
Jag har även varit i kontakt med en annan systemleverantör som redan har börjat arbeta för att koppla ihop deras tjänster gällande hållbarhetskraven med märkningarnas data.
Så upphandlare och upphandlingschefer: efterfråga en vidare utveckling av upphandlingssystemen från era leverantörer.
Till er systemleverantörer som bland annat Mercell, e-Avrop, Clira med flera: låt oss undersöka hur miljömärkningarnas kriterier och data kan integreras i era tjänster.
Effektivisering och hållbar konkurrens för framtiden
Att AI bara är i sin linda, men att det går fort framåt, kan vi alla nog enas om. Det jag hör från flera håll är just hur AI framöver mer och mer kommer att gå från personlig effektivisering till att skapa mer organisatorisk effektivisering.
Därför vore det väldigt intressant att se hur ett AI-baserat stöd inne i upphandlingssystemen kan sända de signaler som näringslivet behöver för att våga fortsätta ställa om i sitt hållbarhetsarbete.
När planerade upphandlingar och kommande hållbarhetskrav blir mer synliga får leverantörerna också tidiga och tydliga signaler om vad ni som köpare efterfrågar. Det minskar osäkerheten och stärker incitamenten för företagen att investera i mer hållbara och miljömärkta produkter och tjänster.
Jag ser kopplingen till förslaget på nya upphandlingsförordningen, om att bättre synlighet av köparnas upphandlingsplaner för att skapa konkurrensen och transparensen. Tänk om vi då i alla dessa upphandlingsplaner också kan visa potentialen att ställa hållbarhetskrav.
Det skulle nog öppna upp för andra företag att intressera sig för offentlig upphandling om de visste att deras ansträngning att ligga långt framme i hållbarhetsarbetet lönar sig. De kanske också fått det bevisat genom att deras produkter eller tjänster är miljömärkta eller hållbarhetscertifierade.
Likaså bidrar vi inom offentlig sektor till EU:s ambition att använda sektorn som ett strategiskt verktyg för att nå våra hållbarhetsmål, vilket EU-kommissionen också lyfter fram när de nämner märkningar som en del av lösningen.
TEXT: Lena Mårdh, Hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling och Projektledare på Miljömärkning Sverige AB (Svanen och EU Ecolabel)
