– Allra viktigast tycker jag är signalen som vi skickat till hela konsultbranschen om att fakturera korrekt, säger Carl Adiels, projektledare för den granskning som inleddes 2024.
En första uppföljning visade omfattande omfattade överdebitering genom fakturering av högre kompetens än levererat. Göteborgs stad fann avvikelser hos 60 procent av 36 leverantörer som kontrollerades.
Resultatet blev startskottet för en bredare granskning av alla 314 leverantörer som finns på stadsgemensamma ramavtal för tekniska konsulter.
Göteborgs Stad begärde att leverantörerna skulle kontrollera att timpriserna för fakturerade konsulter stämde överens med konsultens kompetensnivå. Detta kombinerades med egna stickprov från inköps- och upphandlingsförvaltningens sida.
En uppföljningsrapport publicerades i mars och resultatet har även lyfts fram i en artikel på inköps- och förvaltningens webbplats.
27 procent av leverantörerna har rättat fel och återbetalat pengar till Göteborgs stad. Per leverantör handlar det, enligt Göteborgs stad, om en stor spännvidd – från ett fåtal avvikelser till ett större antal.
Under arbetet upptäcktes nya felaktigheter och särskilt överfakturering genom felaktiga påslag på underkonsulter, vilket därför också prioriterats i kontrollerna.
Göteborgs stad skriver som en lärdom:
”Uppföljningen har varit mycket tidskrävande och det har funnits utmaningar i att få in begärda underlag från leverantörerna. Att utfärda tillfälliga beställningsstopp för att få in begärda underlag när leverantörer trots påminnelser inte inkommit, har varit en effektiv metod. Totalt har ca 70 tillfälliga beställningsstopp utfärdats under uppföljningens gång.”
Carl Adiels summerar:
– Granskningen har varit tidskrävande och omfattande för både leverantörer och oss här på förvaltningen. Men arbetssättet tycker jag har fungerat bra. Tror säkert att flera leverantörer anser att det har varit tidskrävande men detta är något som leverantörer behöver delta i enligt våra ramavtalsvillkor. Denna typ av insatser kommer inte ske årligen utan det görs endast om behovet finns.
Återbetalningarna har gått direkt till förvaltningar och bolag inom kommunen, därför saknas en exakt totalsumma. Men Carl Adiels uppskattar beloppet grovt till mellan 3,5 och 6 miljoner kronor och då som nettobelopp eftersom mindre summor gått tillbaka till leverantörer som fått för lite betalt.
– På frågan om hur gör vi då har mitt svar alltid blivit att rätt ska vara rätt. Det har inneburit att även förvaltningar och bolag har betalat ut pengar också.
– Summan är inte det vi fokuserar på utan det är signalen till konsultbranschen som är det allra viktigaste, säger Carl Adiels.
Beställningsstopp har använts i allt mellan 3 och 21 dagar. I samtliga fall har Göteborgs stad då fått in begärda underlag och hävning av avtal har inte blivit aktuellt som nästa steg.
– Förvaltningen har precis påbörjat uppföljning av denna utredning och stickprov kommer att utföras på ett antal ramavtal. Om det vid denna uppföljning framkommer att överdebiteringar fortfarande pågår kommer vi i ett annat läge vad gäller avtalsrättsliga åtgärder, säger Carl Adiels.
Göteborgs stad har även krävt en åtgärdsplan av de leverantörer som ”felat”.
Tre saker lyfts fram som huvudprioriteringar för att motverka framtida överdebiteringar: tydligare krav i upphandlingarna, utbildning för beställare i fakturakontroll och avtalsföljsamhet samt regelbundna uppföljningar.
Carl Adiels har upplevt ett stort intresse utifrån – från andra upphandlande myndigheter och media.
– Jag har blivit kontaktad av flera kommuner och andra myndigheter gällande utredningen. Hur vi har arbetat har många varit nyfikna på, säger Carl Adiels, som också hållit flera föreläsningar om hur Göteborgs stad arbetat med uppföljning av tekniska konsulter.
En tidslinje över arbetet finns på Göteborgs stads webbplats.
