FRÅGA: Vi är ett företag som vunnit ett ramavtal. Men vi märker att försäljningen inte går som vi förväntat oss. Ett år in på avtalet så är det en relativt liten försäljning och en av anledningarna är att de som avropar fortfarande vänder sig till den leverantören som tidigare var etta på ramavtalet men nu är på tredje plats på avtalet som är rangordnat. Hur ska vi göra för att få mer försäljning och minska tappet till konkurrenten?
SVAR: Tack för din fråga. För att få avtalet att fungera så bra och så snabbt som möjligt är uppstarten av en avtalsperiod viktig. Här verkar ni ha varit ganska passiva och mycket värdefull tid har därför gått till spillo. När ni vunnit ett avtal ska ni vara proaktiva och kontakta följande personer hos myndigheten:
- Avtalsansvarig. Det kan vara en person som antingen är jurist, avtalscontroller eller upphandlare.
- Verksamhetschef. Ofta den person som betalar dina fakturor. Personen är ansvarig för att det som köps fungerar i verksamheten och är den som får skäll om det inte gör det.
- Några viktiga användare. De är viktiga när du behöver föra över kompetens till myndigheten, till exempel om du säljer något som ska implementeras som ett system, mjukvara eller metod.
- Kommunikationsansvarig. En stor utmaning för många myndigheter ligger i att göra det nya avtalet känt i verksamheten och där kan kommunikationsansvarig vara till stor hjälp.
Viktigt med en tydlig agenda vid första mötet
Boka ett första möte med de relevanta personerna. Inför mötet med dem bör du skicka ut en agenda som förklarar syftet med mötet. Agendan kan se ut så här:
- Hur kan vi så snabbt som möjligt få avtalet att fungera så bra som möjligt? (Huvudtemat för mötet.)
- Vilka ska vi kommunicera avtalet till?
- Hur ska vi kommunicera? Via intranät, möten, seminarier och så vidare.
- Vad är det vi ska kommunicera? Nya beställningsrutiner, nya kontaktpersoner, nya priser, nya leveransplatser. Kort sagt saker som är viktiga att följa upp.
