En viktig del i den systematiska avtalsuppföljningen är att göra just en djupare beställaranalys. Beställer vi från rätt avtal och leverantör? Beställer inom avtalat sortiment och inom de avtalade tjänsterna? Ser vi några avvikande mönster – vilka sticker ut?
Vi ska inte bara identifiera att det skett en avvikelse, utan också försöka utreda varför den uppstått. Är avtalskatalogen bristfällig? Leverantörens webbshop? Instruktionerna? Budskapet om ett nytt avtal? Kanske en bristfällig implementering?
För att lyckas förebygga att bristerna förekommer framöver måste vi ge beställarna rätt förutsättningar.
Ofta är en beställare en sköterska på ett vårdboende, en vaktmästare på skolan, förvaltare, chef eller liknande som har ett helt annat huvuduppdrag. Inköp och beställningarna görs när tid och utrymme finns.
”Vi måste bilda oss en förståelse för varför vissa avvikelser kan uppstå”
Kanske sitter en undersköterska med stora beställningar under nattpasset, med bristfällig personal och får helt plötsligt gå ifrån datorn när larmet ropar. Vi måste bilda oss en förståelse för varför vissa avvikelser kan uppstå.
Här är det viktigt att du som avtalscontroller inte spekulerar, utan arbetar verksamhetsnära! Försök planera in avstämningar, digitala möten eller allra helst ett verksamhetsbesök hos de största beställarna.
När du kommer förberedd till mötet, med statistik och konkreta exempel – kan du och beställaren utifrån detta diskutera och lösa hur man gemensamt förebygger avvikelserna framöver. Ofta även hur man kan implementera detta även i andra verksamheter och genomsyra organisationen.
Viktigt att leverantören följer avtalet? Lika viktigt är det att vi också gör det.
Utmaningarna är stora i större kommuner, regioner och myndigheter – det kan kanske inte alltid bli helt rätt men vi kan komma långt genom internt samarbete med beställarna.
Text: Arian Dushku, avtalscontroller, Lunds kommun
