Det har varit en omfattande upphandling av kommunikationstjänster i den första centrala upphandlingen som genomförts inom Göteborgs stad. Tidigare har stadens olika förvaltningar och bolag gjort sina egna upphandlingar.
Göteborg har, sedan en tid tillbaka, en gemensam kommunikationsstrategi för att synliggöra stadens arbete som bygger på att de arbetar mer samordnat och som en stad.
Upphandlingen, som är värd 200 miljoner kronor, började för över ett år sedan.. Efter annonseringen i februari bjöds branschen in till en informationsträff på Lisebergsteatern där upphandlingsunderlagen gicks igenom grundligt, hur man gör för att fylla i underlag, vad som är viktigt att tänka på och mycket annat. Informationsträffen direktsändes via webben och lades även upp där efteråt för att göra informationen tillgänglig i efterhand för dem som inte var på plats. Göteborgs stad gick även ut i en RFI, request for information, där man fick in en hel del information som varit användbar.
– När vi gick ut och frågade marknaden, , byråer direkt samt branschorganisationerna, i en RFI fick vi in en hel del synpunkter och kommentarer, säger Maria Norberg, Kommunikationsstrateg på stadsledningskontoret inom Göteborg Stad.
Hon nämner tre konkreta exempel. Det första är att branschen varit kritisk till att behöva lämna in fiktiva uppdrag som en del i utvärderingen då det kräver en stor arbetsinsats av byrån. Man ville hellre lämna in referensuppdrag från redan avslutade projekt som svarar på en specifik frågeställning eller kommunikationsutmaning.
– Byråerna var också kritiska till FKU som avropsmodell för varje uppdrag då det tar mycket tid och blir en stor administration för byrån att besvara alla förfrågningar. Vi har vänt och vridit på olika avropsmodeller och landat i en kombination för de allra flesta delarna i upphandlingen som består av rangordning, för mindre uppdrag, och FKU, för större och längre uppdrag och samarbeten. Det vi tror ska vara bra både för oss och leverantörerna.
Dessutom berättar hon att de också att mindre leverantörer tycker det är väldigt svårt att vara med i sådana här upphandlingar då det ställs så mycket krav och är komplext.
– Därför bestämde vi oss för att försöka underlätta för alla att vara med. Vi har också tagit till oss önskemålet om att slippa lämna in fiktiva uppdrag.
Nu finns sammanlagt 58 olika företag på de respektive avropslistorna och det är inte underligt att man undrar varför det är så många?
– Göteborgs Stad är en oerhört stor organisation med 70 kunder inom en och samma koncern. Vi har olika uppdrag och erbjuder allt ifrån förskoleplatser till en nöjespark och Nordens största hamn. Vår storlek och variation, kräver en viss kapacitet och det är därför det finns så många byråer på listan inom flera olika områden. Varje potentiell uppdragsgivare inom staden får sedan avgöra vilka områden som är relevanta för just dem och vilken avropsmodell som passar bäst – rangordning; om man har något enstaka, mindre uppdrag; eller FKU om man vill ha en långsiktig samarbetspartner för längre uppdrag.
Upphandling har gjort inom tre huvudområden: PR- och kommunikationstjänster, reklam- och marknadskommunikationstjänster samt redaktionella kommunikationstjänster. Under PR har man upphandlat såväl strategisk PR och kommunikation som medieträning.
Inom reklam- och marknadskommunikationstjänster har man upphandlat produktionsbyrå och fullservice. Till sist har man inom redaktionella kommunikationstjänster upphandlag både fullservice och skribenter. Finns det då något område som varit svårare att upphandla än andra?
– Jag tycker nog att alla områden har varit rätt komplexa men jag vill verkligen säga att vi har haft god hjälp både av RFI:n och informationsträffen, samt av de frågor som ställts av leverantörerna i upphandlingsstödet. Intresset från marknaden har varit enormt. Hur svårt det egentligen har varit att upphandla får vi ju först facit på när vi börjar använda ramavtalen och ser hur de fungerar, säger Maria Norberg, Kommunikationsstrateg på stadsledningskontoret.
