Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
    • Upphandlare
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenadupphandlare
    • IT-upphandlare
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Platsannonsera
    • Annonsera

Missar i Mariestads direktupphandlingar

Det finns stora brister i hanteringen av direktupphandlingar i Mariestads kommun. Det visar den rapport som förtroendevalda revisorer låtit ta fram. Bara 21 av de 77 direktupphandlingar följer upphandlingslagarnas krav. Dessutom visar rapporten på brister i uppföljning och avtalstrohet.

| 2018-01-26

Revisionsfirman PwC har, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mariestads kommun, genomfört en granskning av rutinerna kring och hantering av direktupphandlingar. Granskningen har haft som syfte att bedöma om kommunstyrelsen och nämndernas arbete med direktupphandlingar fungerar ändamålsenligt.

Den samlade bedömningen utifrån granskningen är att kommunens arbete med direktupphandlingar inte är ändamålsenligt.

Bland annat efterlevs inte dokumentationsplikten i tillräcklig utsträckning. Det görs inte heller någon strukturerad uppföljning av direktupphandling eller avtalstrohet.

Granskningen har riktat in sig på avtalstrohet samt inköp inom spannet från 100 000 kronor upp till direktupphandlingsgränsen 534 890 kronor. Dessa inköp sköter förvaltningarna oftast i egen regi och omfattar ofta ett stort antal inköp årligen till betydande värden. Revisorerna har inom ramen för sin riskbedömning beslutat att granska direktupphandlingar.

Uppgifter om inköp har hämtats ur leverantörsreskontran och jämförts med ingångna ramavtal för åren 2015 och 2016. Stickprovsanalys har utförts på de inköp som överstiger 100 000 kronor. Avseende avtalstrohet har de analyserat inköp genomförda under 2015 och 2016 inom områdena livsmedel, sjukvårdsartiklar, kontorsmaterial, arbetskläder och entreprenadtjänster.

PwC har genomfört intervjuer med upphandlare inom kommunen samt med kommunens redovisningschef som också är ansvarig för upphandlingsfrågor inom kommunen. De har också analyserat inköp tillsammans med tjänstemän inom de olika sektorerna som har ansvar för inköp och upphandling i Mariestads kommun.

Dessutom har revisionsfirman genomfört stickprovskontroller på fakturor inom det spann där direktupphandling krävs och även granskat avtalstroheten via analyser av kommunens bokförda kostnader inom ett antal områden.

I rapporten (pdf) framgår att endast 21 av 77 direktupphandlingar genomförts i enlighet med lagens krav. Antingen saknas förklaring, dokumentation eller så hänvisas till att bara en leverantör kan utföra tjänsten eller leverera produkten. I 4 fall överskrider beloppet tröskelvärdet.

Rapporten sammanfattar: ”I de fall där kommunen eftersöker leverantörer men bara hittar en leverantör som kan utföra ett visst jobb kan det vara ett rimligt utfall av en direktupphandling och därmed en acceptabel hantering om man bara dokumenterar den slutsatsen. Det torde dock vara relativt sällsynt med varor och tjänster där man blir beroende av en enda leverantör och dessutom är det en anledning för upphandlaren att fundera på om man som upphandlande myndighet gjort tillräckligt för att hitta alternativa leverantörer. Vi har också noterat fyra fall där direktupphandling är utförd enligt tjänstemännen men där det upphandlade beloppet, ackumulerat på flera inköp, överstiger gränsbeloppet för direktupphandling. Således borde dessa inköp inte skett via direktupphandling utan borde skett via en mer formaliserade upphandling med annonsering, formell anbudsöppning med mera. Slutligen har vi noterat 23 stickprov där ingen dokumentation finns och där vi inte heller har hittat någon förklaring till varför upphandling inte har gjorts. Dessa 23 stickprov motsvarar 30 procent av urvalet.”

Slutsatsen som görs i rapporten är att att dokumentationen av direktupphandlingar behöver stärkas inom kommunen. Granskningen visar att dokumentationsplikten inte är säkerställd.

”Efter samtal med tjänstemän inom kommunen har vi fått uppfattningen att viljan bland den stora majoriteten av beställare inom kommunen är att göra rätt för sig, man kollar upp priser, man jämför och upphandlar effektivt med kommunens bästa i tanken. Problemet är att tjänstemännen ute i kommunen inte fullt ut har förstått sitt ansvar att dokumentera även direktupphandlingar och därmed blir en uppföljning av dessa upphandlingar omöjlig”, står det i rapporten.

Dessutom har PwC hittat omfattande brister i uppföljning av avtal och avtalstrohet. Inom kontorsmateriel är avtalstroheten, enligt rapporten, endast 56 procent medan den var 93 procent i kommunens egen SNI-analys, medan avtalstroheten visade sig vara 94 procent när det gäller sjukhusartiklar.

Granskning har också påvisat ett stort antal småinköp hos många olika leverantörer. ”Kommunen bör utreda vad anledningen till den stora mängden småinköp är och undersöka om det finns anledning att ändra på kommunens nuvarande inköpsrutiner. Detta dels för att öka avtalstroheten och dels för att undvika den ineffektivitet det innebär att genomföra ett stort antal småinköp samt att undvika den ökade administrationskostnad det innebär”, anser PwC i sin rapport.

I sin rapport ger PwC följande rekommendationer till kommunen:

  • Att säkerställa att direktupphandlingar över 100 000 kronor dokumenteras.
  • Att tydliggöra kraven på hur direktupphandlingar skall sparas och sammanställas, samt säkerställa att kopior av alla utförda direktupphandlingar skickas in till upphandlingsenheter för att kunna ha en samlad bild av kommunens totala inköp.
  • Att säkerställa att information kring upphandling och inköp når de medarbetare som genomför inköp.
  • Att säkerställa att kommunens avtalsdatabas är uppdaterad och aktuell.
  • Att säkerställa dokumentationsskyldigheten avseende direktupphandlingar följs upp.
  • Att skapa en rutin för regelbunden kontroll avseende köptrohet inom kommunen samt att på andra sätt agera för att höja köptroheten inom kommunen.
  • Att utreda vad anledningen till den stora mängden småinköp är och utvärdera nuvarande inköpsorganisationen, finns det anledning att minska antalet medarbetare med rätt att genomföra inköp, möjligen begränsa antalet medarbetare till den organisation kommunen själv har definierat.

Läs mer: Direktupphandling

Erik Säfvenberg

es@uh24.se

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler nyheter

Triay

Bommar uppföljningen igen

Arbetsrättsliga villkor är ytterligare ett område där kraven i offentlig upphandling inte harmoniserar med tillräcklig uppföljning.

Kerli Faramarzi.

Koll på avtal och tänder

Karriär

Åren som tandläkare väckte intresse för juridik och avtalsfrågor. Kerli Faramarzi fann ett nytt karrärspår inom tandvården som avtalscontroller och jurist vid Folktandvården Stockholms inköpsenhet.

Örebro och Östersund i framkant

Offentliga inköp får kosta mer om klimatet påverkas mindre. Det anser närmare hälften av svenskarna, enligt en undersökning från Fossilfritt Sverige. Organisationen vill se en snabbare omställning och lyfter fram Örebro och Östersund som förebilder.

”Referenskrav utestänger de små”

Små lokala företag utesluts från offentlig upphandling genom kraven på referenser. Det menar representanter för organisationen Svenskt Näringsliv, som efterlyser mer framåtsyftande genomförandebeskrivningar.

Hade velat se fler sanktioner

Konkurrensverkets generaldirektör Rikard Jermsten är positiv till regeringens plan att skärpa straffen för otillåtna direktupphandlingar. Samtidigt varnar han för att det kan bli problem på andra områden.

Kritiseras för felaktiga avtal

Kriminalvården, Malmö universitet och Lunds universitet har ingått hyresavtal för lokaler som borde redovisats som finansiell leasing. Det framgår av Riksrevisionens senaste rapport till riksdagen.

Lediga jobb

Strategisk IT-upphandlare – Telge Inköp

Senior upphandlare till MKB Fastighets AB

Senior upphandlare till Chalmers

Strategisk inköpare till ekonomienheten, SPSM

Upphandlare inom entreprenadområdet till Huddinge kommun

Upphandlare till Huddinge kommun

Polisen

Verksamhetsspecialist lager- och inventariesystem till Polismyndigheten

  • IT upphandlare till Malmö stad
  • Operativa inköpshandläggare sökes till Upplands-Bro kommun
  • Inköpare som vill göra skillnad på riktigt, Polismyndigheten
  • Inköpare med utökat kundansvar till Adda Inköpscentral
  • Junior upphandlare till Kungliga Operan
  • Upphandlare till Södertörns högskola
  • Upphandlare till Eskilstuna kommun
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Undvik falluckor vid ramavtal!

– Det är så spännande att borra ner sig i de juridiska frågeställningarna som gäller just ramavtal och avrop från ramavtal. Hur kan du upphandla och använda dig av ramavtal på ett så praktiskt sätt som möjligt? Det frågar sig Mathias Sylvan, som leder kursen Ramavtal. Men han varnar också för de minor du kan gå på.

Senaste nyheterna

Bommar uppföljningen igenBommar uppföljningen igen
Koll på avtal och tänderKoll på avtal och tänder
Örebro och Östersund i framkantÖrebro och Östersund i framkant
”Referenskrav utestänger de små””Referenskrav utestänger de små”
Hade velat se fler sanktionerHade velat se fler sanktioner
Kritiseras för felaktiga avtalKritiseras för felaktiga avtal
Fler anbud sänker kostnadenFler anbud sänker kostnaden
Ekomat minskar – Örebro köper mestEkomat minskar – Örebro köper mest
ANNONS FRÅN AFF

Aff gör oss och leverantören trygga

– Utan Aff skulle våra upphandlingar bli än mer omfattande, säger Anders Kjellqvist på Micasa. Han uppskattar att Aff uppdateras och utvecklar branschen, och ser stora fördelar med att avtalen använder samma begrepp och struktur. Det skapar trygghet.

Senaste kommentarerna

  • Ny robot ska ge svar om LOUKan roboten svara på frågan hur många tusentals timmar landets upphandlare årligen lägger på att lämna ut tilldelningsinformation till Tendium?...
  • Grannsamverkan bryter mot LOUSamverkansavtal innebär att ingen ersättning utgår för tjänsten.
  • Ny robot ska ge svar om LOUHej Martin. Det finns en klickbar länk i första raden av artikelns brödtext, ordet "Louis" i blått.
  • Muthärva som växerKreativt att kalla det för en utbildningspott. Sen är det intressant att se hur billigt vissa säljer sig. 200 000...
  • Ny robot ska ge svar om LOUNär finns Louis tillgänglig och var får jag som myndighet tag på denna?

Aktuella utbildningar

  • Ramavtal – fördjupnings­kurs | 16 oktober
  • Anbuds­utvärdering | 18 oktober
  • Agil upphandling | 19 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 25-26 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 9 november
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 14 november
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 15 november
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 16 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 22-23 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 30 november
  • Hållbar upphandling | Hösten 2023
  • LOU på två dagar | 6-7 december
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Hållbarhet är mer än bara miljö

Du behöver förstå grunden för att kunna bli en bra kravställare. Det är så lätt att hållbarhetsfrågan bara blir miljö eller som jag också märkt, bara blir klimat, det är ju många fler frågor än så inom området! Det menar Malin Möller, hållbarhetsexpert och kursledare på Upphandling24.

GUIDE UPPHANDLA MODULER

Guide–upphandla moduler

Ladda ner kostnadsfritt >
Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Läs hela den 13-sidiga pdf:en och få tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister.

Få vårt nyhetsbrev

Håll dig informerad om de senaste nyheterna inom offentlig upphandling! Prenumerera på Upphandling24:s kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

RSS Analyser från Inköpsrådet

  • Inget ramavtal i LUF:s mening
  • Säpo förnyar råd om säkerhetsskydd
  • Upphandlaren viktig i totalförsvaret
  • Burlöv ger barnen en röst
  • Upprop för prisutvärdering på riktigt
  • ”Nej, du tolkar HFD-dom fel”
  • Vi bör alla bli lite mer brittiska
  • Föreslår att kinesiskt anbud förkastas
  • Ett steg fram — 22 steg tillbaka
  • Så fixade hon jätteupphandlingen
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lägg inte avtalet i byrålådan!

Likväl som du gör upphandlingar måste du jobba aktivt med uppföljningar av avtal, det är en viktig byggsten i en verksamhet och något som måste prioriteras menar Petra Rantzow, expert på avtalsförvaltning och kursledare på Upphandling24.

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

Kontaktuppgifter

Adress: Upphandling24, Tegnérgatan 39, 111 61 Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »