Missar i Mariestads direktupphandlingar

Revisionsfirman PwC har, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mariestads kommun, genomfört en granskning av rutinerna kring och hantering av direktupphandlingar. Granskningen har haft som syfte att bedöma om kommunstyrelsen och nämndernas arbete med direktupphandlingar fungerar ändamålsenligt.

Den samlade bedömningen utifrån granskningen är att kommunens arbete med direktupphandlingar inte är ändamålsenligt.

Bland annat efterlevs inte dokumentationsplikten i tillräcklig utsträckning. Det görs inte heller någon strukturerad uppföljning av direktupphandling eller avtalstrohet.

Granskningen har riktat in sig på avtalstrohet samt inköp inom spannet från 100 000 kronor upp till direktupphandlingsgränsen 534 890 kronor. Dessa inköp sköter förvaltningarna oftast i egen regi och omfattar ofta ett stort antal inköp årligen till betydande värden. Revisorerna har inom ramen för sin riskbedömning beslutat att granska direktupphandlingar.

Uppgifter om inköp har hämtats ur leverantörsreskontran och jämförts med ingångna ramavtal för åren 2015 och 2016. Stickprovsanalys har utförts på de inköp som överstiger 100 000 kronor. Avseende avtalstrohet har de analyserat inköp genomförda under 2015 och 2016 inom områdena livsmedel, sjukvårdsartiklar, kontorsmaterial, arbetskläder och entreprenadtjänster.

PwC har genomfört intervjuer med upphandlare inom kommunen samt med kommunens redovisningschef som också är ansvarig för upphandlingsfrågor inom kommunen. De har också analyserat inköp tillsammans med tjänstemän inom de olika sektorerna som har ansvar för inköp och upphandling i Mariestads kommun.

Dessutom har revisionsfirman genomfört stickprovskontroller på fakturor inom det spann där direktupphandling krävs och även granskat avtalstroheten via analyser av kommunens bokförda kostnader inom ett antal områden.

I rapporten (pdf) framgår att endast 21 av 77 direktupphandlingar genomförts i enlighet med lagens krav. Antingen saknas förklaring, dokumentation eller så hänvisas till att bara en leverantör kan utföra tjänsten eller leverera produkten. I 4 fall överskrider beloppet tröskelvärdet.

Rapporten sammanfattar: ”I de fall där kommunen eftersöker leverantörer men bara hittar en leverantör som kan utföra ett visst jobb kan det vara ett rimligt utfall av en direktupphandling och därmed en acceptabel hantering om man bara dokumenterar den slutsatsen. Det torde dock vara relativt sällsynt med varor och tjänster där man blir beroende av en enda leverantör och dessutom är det en anledning för upphandlaren att fundera på om man som upphandlande myndighet gjort tillräckligt för att hitta alternativa leverantörer. Vi har också noterat fyra fall där direktupphandling är utförd enligt tjänstemännen men där det upphandlade beloppet, ackumulerat på flera inköp, överstiger gränsbeloppet för direktupphandling. Således borde dessa inköp inte skett via direktupphandling utan borde skett via en mer formaliserade upphandling med annonsering, formell anbudsöppning med mera. Slutligen har vi noterat 23 stickprov där ingen dokumentation finns och där vi inte heller har hittat någon förklaring till varför upphandling inte har gjorts. Dessa 23 stickprov motsvarar 30 procent av urvalet.”

Slutsatsen som görs i rapporten är att att dokumentationen av direktupphandlingar behöver stärkas inom kommunen. Granskningen visar att dokumentationsplikten inte är säkerställd.

”Efter samtal med tjänstemän inom kommunen har vi fått uppfattningen att viljan bland den stora majoriteten av beställare inom kommunen är att göra rätt för sig, man kollar upp priser, man jämför och upphandlar effektivt med kommunens bästa i tanken. Problemet är att tjänstemännen ute i kommunen inte fullt ut har förstått sitt ansvar att dokumentera även direktupphandlingar och därmed blir en uppföljning av dessa upphandlingar omöjlig”, står det i rapporten.

Dessutom har PwC hittat omfattande brister i uppföljning av avtal och avtalstrohet. Inom kontorsmateriel är avtalstroheten, enligt rapporten, endast 56 procent medan den var 93 procent i kommunens egen SNI-analys, medan avtalstroheten visade sig vara 94 procent när det gäller sjukhusartiklar.

Granskning har också påvisat ett stort antal småinköp hos många olika leverantörer. ”Kommunen bör utreda vad anledningen till den stora mängden småinköp är och undersöka om det finns anledning att ändra på kommunens nuvarande inköpsrutiner. Detta dels för att öka avtalstroheten och dels för att undvika den ineffektivitet det innebär att genomföra ett stort antal småinköp samt att undvika den ökade administrationskostnad det innebär”, anser PwC i sin rapport.

I sin rapport ger PwC följande rekommendationer till kommunen:

• Att säkerställa att direktupphandlingar över 100 000 kronor dokumenteras.
• Att tydliggöra kraven på hur direktupphandlingar skall sparas och sammanställas, samt säkerställa att kopior av alla utförda direktupphandlingar skickas in till upphandlingsenheter för att kunna ha en samlad bild av kommunens totala inköp.
• Att säkerställa att information kring upphandling och inköp når de medarbetare som genomför inköp.
• Att säkerställa att kommunens avtalsdatabas är uppdaterad och aktuell.
• Att säkerställa dokumentationsskyldigheten avseende direktupphandlingar följs upp.
• Att skapa en rutin för regelbunden kontroll avseende köptrohet inom kommunen samt att på andra sätt agera för att höja köptroheten inom kommunen.
• Att utreda vad anledningen till den stora mängden småinköp är och utvärdera nuvarande inköpsorganisationen, finns det anledning att minska antalet medarbetare med rätt att genomföra inköp, möjligen begränsa antalet medarbetare till den organisation kommunen själv har definierat.