Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
  • Kompendier
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera

Missar i Mariestads direktupphandlingar

Det finns stora brister i hanteringen av direktupphandlingar i Mariestads kommun. Det visar den rapport som förtroendevalda revisorer låtit ta fram. Bara 21 av de 77 direktupphandlingar följer upphandlingslagarnas krav. Dessutom visar rapporten på brister i uppföljning och avtalstrohet.

| 2018-01-26

Revisionsfirman PwC har, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mariestads kommun, genomfört en granskning av rutinerna kring och hantering av direktupphandlingar. Granskningen har haft som syfte att bedöma om kommunstyrelsen och nämndernas arbete med direktupphandlingar fungerar ändamålsenligt.

Den samlade bedömningen utifrån granskningen är att kommunens arbete med direktupphandlingar inte är ändamålsenligt.

Bland annat efterlevs inte dokumentationsplikten i tillräcklig utsträckning. Det görs inte heller någon strukturerad uppföljning av direktupphandling eller avtalstrohet.

Granskningen har riktat in sig på avtalstrohet samt inköp inom spannet från 100 000 kronor upp till direktupphandlingsgränsen 534 890 kronor. Dessa inköp sköter förvaltningarna oftast i egen regi och omfattar ofta ett stort antal inköp årligen till betydande värden. Revisorerna har inom ramen för sin riskbedömning beslutat att granska direktupphandlingar.

Uppgifter om inköp har hämtats ur leverantörsreskontran och jämförts med ingångna ramavtal för åren 2015 och 2016. Stickprovsanalys har utförts på de inköp som överstiger 100 000 kronor. Avseende avtalstrohet har de analyserat inköp genomförda under 2015 och 2016 inom områdena livsmedel, sjukvårdsartiklar, kontorsmaterial, arbetskläder och entreprenadtjänster.

PwC har genomfört intervjuer med upphandlare inom kommunen samt med kommunens redovisningschef som också är ansvarig för upphandlingsfrågor inom kommunen. De har också analyserat inköp tillsammans med tjänstemän inom de olika sektorerna som har ansvar för inköp och upphandling i Mariestads kommun.

Dessutom har revisionsfirman genomfört stickprovskontroller på fakturor inom det spann där direktupphandling krävs och även granskat avtalstroheten via analyser av kommunens bokförda kostnader inom ett antal områden.

I rapporten (pdf) framgår att endast 21 av 77 direktupphandlingar genomförts i enlighet med lagens krav. Antingen saknas förklaring, dokumentation eller så hänvisas till att bara en leverantör kan utföra tjänsten eller leverera produkten. I 4 fall överskrider beloppet tröskelvärdet.

Rapporten sammanfattar: ”I de fall där kommunen eftersöker leverantörer men bara hittar en leverantör som kan utföra ett visst jobb kan det vara ett rimligt utfall av en direktupphandling och därmed en acceptabel hantering om man bara dokumenterar den slutsatsen. Det torde dock vara relativt sällsynt med varor och tjänster där man blir beroende av en enda leverantör och dessutom är det en anledning för upphandlaren att fundera på om man som upphandlande myndighet gjort tillräckligt för att hitta alternativa leverantörer. Vi har också noterat fyra fall där direktupphandling är utförd enligt tjänstemännen men där det upphandlade beloppet, ackumulerat på flera inköp, överstiger gränsbeloppet för direktupphandling. Således borde dessa inköp inte skett via direktupphandling utan borde skett via en mer formaliserade upphandling med annonsering, formell anbudsöppning med mera. Slutligen har vi noterat 23 stickprov där ingen dokumentation finns och där vi inte heller har hittat någon förklaring till varför upphandling inte har gjorts. Dessa 23 stickprov motsvarar 30 procent av urvalet.”

Slutsatsen som görs i rapporten är att att dokumentationen av direktupphandlingar behöver stärkas inom kommunen. Granskningen visar att dokumentationsplikten inte är säkerställd.

”Efter samtal med tjänstemän inom kommunen har vi fått uppfattningen att viljan bland den stora majoriteten av beställare inom kommunen är att göra rätt för sig, man kollar upp priser, man jämför och upphandlar effektivt med kommunens bästa i tanken. Problemet är att tjänstemännen ute i kommunen inte fullt ut har förstått sitt ansvar att dokumentera även direktupphandlingar och därmed blir en uppföljning av dessa upphandlingar omöjlig”, står det i rapporten.

Dessutom har PwC hittat omfattande brister i uppföljning av avtal och avtalstrohet. Inom kontorsmateriel är avtalstroheten, enligt rapporten, endast 56 procent medan den var 93 procent i kommunens egen SNI-analys, medan avtalstroheten visade sig vara 94 procent när det gäller sjukhusartiklar.

Granskning har också påvisat ett stort antal småinköp hos många olika leverantörer. ”Kommunen bör utreda vad anledningen till den stora mängden småinköp är och undersöka om det finns anledning att ändra på kommunens nuvarande inköpsrutiner. Detta dels för att öka avtalstroheten och dels för att undvika den ineffektivitet det innebär att genomföra ett stort antal småinköp samt att undvika den ökade administrationskostnad det innebär”, anser PwC i sin rapport.

I sin rapport ger PwC följande rekommendationer till kommunen:

  • Att säkerställa att direktupphandlingar över 100 000 kronor dokumenteras.
  • Att tydliggöra kraven på hur direktupphandlingar skall sparas och sammanställas, samt säkerställa att kopior av alla utförda direktupphandlingar skickas in till upphandlingsenheter för att kunna ha en samlad bild av kommunens totala inköp.
  • Att säkerställa att information kring upphandling och inköp når de medarbetare som genomför inköp.
  • Att säkerställa att kommunens avtalsdatabas är uppdaterad och aktuell.
  • Att säkerställa dokumentationsskyldigheten avseende direktupphandlingar följs upp.
  • Att skapa en rutin för regelbunden kontroll avseende köptrohet inom kommunen samt att på andra sätt agera för att höja köptroheten inom kommunen.
  • Att utreda vad anledningen till den stora mängden småinköp är och utvärdera nuvarande inköpsorganisationen, finns det anledning att minska antalet medarbetare med rätt att genomföra inköp, möjligen begränsa antalet medarbetare till den organisation kommunen själv har definierat.

Läs mer: Direktupphandling

Erik Säfvenberg

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Missa inte

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Fler nyheter

Foto: Juliana Wiklund.

Kräver besked av regionerna

Otåligheten växer inom svensk företagshälsovård över bristen på besked om externa leverantörer för covidvaccination. Gotland tillhör undantagen som en region där företagshälsovården ansvarar för en del insatser redan under fas ett.

Inför kategoristyrning på bred front

Alvestas kommunkoncern i sin helhet ska involveras i en strategisk satsning på kategoristyrda inköp. Pilotprojekt inom livsmedel och markentreprenader har banat väg för reformen.

Tar kliv uppåt i Uppsala

Karriär

Susanne Afzelius tar ett steg uppåt i Uppsala stads organisation som ny verksamhetschef för Gemensam service med omkring 700 medarbetare. Men hon behåller engagemanget för upphandling efter drygt fyra år som organisationens upphandlingschef

Foto; Fredrik Wennerlund.

Tar strid om vaccinavtal

”Köp eget!” Moderatledaren Ulf Kristerssons hoppas på nationella inköp av vaccin mot covid-19 för att klara massvaccination av alla vuxna fram till halvårsskiftet.

Avtalslöst efter årtalsmiss

2021 blev av misstag 2022 i region Uppsalas system för kommande upphandlingar. Följden är att maten på Eskilstuna lasarett blir avtalslös till oktober.

Foto: Skara kommun.

Shopmodell för högre betyg

Skara kommun ger det lokala näringslivet ett betydande inflytande kring det framtida arbetet med upphandlingar. En workshop nästa vecka ska utmynna i det kommunen kallar förbättringsförslag i samverkan mellan Skara kommun och lokala företag.

Veckans jobb

Verksjurist med upphandlingsrättslig inriktning

Toppjobb

  • Region Blekinge söker upphandlare
  • Huddinge kommun söker entreprenadupphandlare
  • Anbudsansvarig till Humana Individ och Familj
  • Ljungby kommun söker upphandlingschef
  • Upphandlare till Huddinge kommun
  • Vill du bli Södersjukhusets nya upphandlare?
  • Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet
  • Erfaren upphandlare till Stockholm Vatten och Avfall
  • Karlskrona kommun söker upphandlare
  • Upphandlingscenter söker strategisk upphandlare med inriktning entreprenad
  • e-Avrop söker upphandlingskonsult
  • SVA söker inköps- och upphandlingschef
  • SVA söker inköpare

Senaste nyheterna

Kräver besked av regionerna Kräver besked av regionerna
Inför kategoristyrning på bred front Inför kategoristyrning på bred front
Tar kliv uppåt i Uppsala Tar kliv uppåt i Uppsala
Tar strid om vaccinavtal Tar strid om vaccinavtal
Avtalslöst efter årtalsmissAvtalslöst efter årtalsmiss
Shopmodell för högre betyg Shopmodell för högre betyg
Medborgarmakt över upphandling Medborgarmakt över upphandling
Så förhindrar Norrköping reprisSå förhindrar Norrköping repris

Senaste kommentarerna

  • Vy och SJ i NorrlandsnattenAtt driftupphandla tågtrafik går ju relativt bra, se all kollektivtrafik på spår. Däremot är det för mig ofattbart att man...
  • Han leder V6-samarbetetDet måste varit två kloka jurister som tog med dina värdefulla kunskaper i boken :-) Grattis David!
  • Vy och SJ i NorrlandsnattenI denna länk redogör Trafikverket för prissättningen.
  • Vy och SJ i NorrlandsnattenHar nu insett det negativa i resultatet av upphandlingen. Der går inte att åka nattåg till Kiruna ända från Göteborg...
  • Avtalsförändring retar gymägareMotiveringen var ju att alla leverantörer har fått samma erbjudande dvs samma förutsättningar. Möjligen om man då anser att gym...

Aktuella utbildningar

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 9-10 februari
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 9 mars
  • Leda upphandlingar effektivt | 15 mars
  • Upphandla funktion i praktiken | 18 mars
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 23 mars
  • Anbuds­utvärdering – med utvärderings­modeller och -kriterier | 15 april
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 21-22 april

Guide – upphandla moduler

Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Läs hela den 13-sidiga pdf:en och få tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister. Guiden är kostnadsfri.

Annons

Läs guiden om moduler

Ta del av kostnadsfri guide med råd, erfarenheter och branschkunskap kring att upphandla moduler och paviljonger som Upphandling24 har tagit fram tillsammans med leverantörer, upphandlare och jurister.

Nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

 

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »