Kräver mer av upphandlarna

I en funktionsupphandling beskriver beställaren vilket resultat som ska uppnås, snarare än exakt hur leverantören ska lösa uppgiften. Tanken är att ge marknaden större frihet att använda sin kompetens och hitta effektiva eller innovativa lösningar.

I ett examensarbete från Frans Schartaus Handelsinstitut har Susanna Mehmedi, Sofia Särd och Madeleine Zhylieiev undersökt hur metoden fungerar i praktiken.

De har granskat upphandlingar som annonserades som funktionsupphandlingar under 2025, genomfört en enkät bland upphandlare i Stockholms stad och intervjuat två strateger med erfarenhet av metoden.

– Funktionsupphandling är intressant eftersom det inte bara kan reduceras till en upphandlingsmetod. Annan forskning visar att funktionsupphandling och funktionskrav kan leda till mer hållbara affärsmodeller och innovativa lösningar som varken upphandlare eller beställare tänkt på. Det ville vi fördjupa oss i, säger Susanna Mehmedi.

Enkäten visar ett tydligt glapp mellan kunskap och praktisk erfarenhet. Av 26 svarande känner 92 procent till funktionsupphandling eller funktionskrav. Men bara 42 procent uppger att de själva har erfarenhet av att använda metoden.

Studien visar också att renodlade funktionsupphandlingar är ovanliga. Vanligare är en hybrid där funktionskrav kombineras med traditionella produkt- och detaljkrav.

Enligt Susanna Mehmedi kan det finnas olika förklaringar till det.

– Undersökningen visar att det kan vara tecken på båda sakerna. En upphandlare svarar att vissa upphandlingar mår bra av en kombination av funktions- och detaljkrav, till exempel upphandling av drift. En annan menar att detaljkrav kan behövas för att garantera faktorer som beställaren bedömer är nödvändiga för att tillgodose behovet.

En fördel är att beställaren inte behöver specificera tekniska detaljer som leverantören kan bättre. Men friheten har ett pris. När leverantörer får föreslå olika lösningar kan anbuden bli svårare att jämföra och utvärdera. Även uppföljningen blir mer krävande.

Författarna ser däremot inga tecken i undersökningen på att upphandlarna skulle vara rädda för att släppa kontrollen.

– Varken enkätundersökningen eller intervjun antyder att det finns rädsla för kontrollförlust i upphandlarskrået. Däremot framgår det att en lyckad funktionsupphandling fordrar en mogen beställarorganisation med hög kompetens och att det verkliga behovet är väl formulerat och förankrat. Beställar- och upphandlarorganisationen måste hålla i samma taktpinne, säger Susanna Mehmedi.

En avgörande framgångsfaktor är enligt studien en gedigen behovsanalys. Behovet måste dessutom vara förankrat i beställarorganisationen. Det räcker inte att en enskild upphandlare vill arbeta annorlunda.

När författarna tittade på de upphandlingar som publicerats som funktionsupphandlingar i Pabliq under 2025 stack ett område ut.

– Det var framför allt upphandlingar av medicintekniska produkter som låg närmast både att kravställa och ersätta funktion. Det väcker frågan varför just regioner verkar ha kommit längst när det gäller att kravställa och betala för funktion, säger Susanna Mehmedi.