Upphandlingsmyndigheten fått i uppdrag av regeringen att främja innovation i upphandlingar genom tidig dialog under åren 2015-2019. Syftet med programmet är att är bistå med konkret stöd i upphandlingsprojekt, utbilda och inspirera samt förmedla erfarenheter och exempel.
Tidig dialog innebär att offentliga verksamheter utbyter information med potentiella leverantörer, bransch- organisationer, experter och andra aktörer innan kraven utformas i den kommande upphandlingen.
– Vi kommer bland annat att erbjuda facilitatorstöd i upphandlingsprojekt. Där vi kan leda workshops och dialogmöten, ge förslag på förbättringar avseende upphandlingsprojektens process, delta i projektmöten och vara ett bollplank till den upphandlande myndigheten, berättar Niklas Tideklev som leder det nya programmet på Upphandlingsmyndigheten.
Nu har det publicerats en rapport (pdf) för hur arbetet med smartare inköp genom tidig dialog fungerat under perioden januari-november 2015, då projektet drevs av upphandlingsstödet på Konkurrensverket och sedermera Upphandlingsmyndigheten i samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Teknikföretagen.
Projektet bjöd in myndigheter, landsting och kommuner att vara med och testa tidig dialog. Fyra piloter utsågs: Uddevalla kommun, Ale kommun, Försäkringskassan och Lantmäteriet.
En enkätundersökning visar att samtliga verksamhetsföreträdare skulle rekommendera andra att arbeta med tidig dialog.
Enligt enkäten har projektet tagits emot mycket väl och piloterna vittnar om att metoden bidragit till en tydligare vision och målbild av vad som skulle uppnås. Projektet har också inneburit att verksamhetsföreträdarna fått ökad kunskap om och hur de kan föra dialog med potentiella leverantörer.
Samtliga verksamhetsföreträdare har ökat sin kompetens om tidig dialog och om hur det kan användas. Dessutom har samtliga verksamhetsföreträdare spridit eller kommer att sprida erfarenheter och kunskaper om tidig dialog.
Enkäten visar också att 8 av 10 deltagande leverantörer skulle rekommendera offentliga verksamheter att arbeta med tidig dialog. Dessutom har 6 av 10 leverantörer fått inspiration till vidareutveckling av sina varor och tjänster.
SKL har också tagit fram en rapport om pilotprojekten. Den innehåller, liksom Upphandlingsmyndighetens rapport, en rad råd.
Verksamhetschefernas råd inför tidig dialog
- Det är viktigt att göra en intern analys inom verksamheten utifrån egna erfarenheter.
Blanda in så många som möjligt i behovsanalysen. Det ger delaktighet, ökad förståelse internt samt hjälper till att tydliggöra målbilden. - Under hela processen ska representanter från olika delar av berörd verksam- het involveras. Alla har olika erfarenheter och perspektiv som är viktiga.
- Involvera informationsavdelningen i arbetet med att förmedla behov och skapa intresse inför den kommande upphandlingen.
- Fundera noga på vilka frågor som är viktigast att få besvarade i möten med leverantörer.
- Glöm inte bort samhällsnyttan. Upphandlingen ska kopplas till den offentliga verksamhetens service till medborgarna.
- Offentliga verksamheter behöver tänka stort och brett i början, men sedan bestämma sig för vilken del man ska börja med.
