Det kan röra sig om hela avtalsutkast som utgör ett enda skallkrav, långtgående avtalsvillkor som att upphandlande myndighet ensidigt kan ändra förutsättningarna under avtalstiden eller ansvarsbestämmelser som inte omfattas av företagens försäkring.
Jag har svårt att tänka mig att inköpare vill ha så dyra anbud som möjligt eller så få anbudsgivare som möjligt. Men det är just det som tyvärr blir resultatet.
Anledningen till kraven är ofta en dålig kännedom om marknaden och de produkter eller tjänster som ska upphandlas, men också dålig kunskap om förhållandena för de leverantörer som förväntas komma in med anbud.
Kunskapsluckan kan lösas med mera dialog. Bra kommunikation är en viktig faktor för att nå framgång i upphandlingsprojekten. Tyvärr har kommuner sällan någon konkret plan för hur man arbetar med det lokala näringslivet. Det finns naturligtvis undantag där man har förstått vikten av en bra relation med företagen på orten, till exempel Sigtuna, Falköping, Sollefteå och större upphandlare som Region Skåne, men även bland myndigheter som Ekonomistyrningsverket.
En del kommuner säger att man har informationsträffar men att inga företag kommer. Ge det lite tid och fundera på om ni gör rätt. Att ha kommunen som kund är en bra affär. Bristen på besökare beror inte på ointresse från företagen. I de flesta fall är möten och dialoger med presumtiva anbudslämnare mycket välkomna och välbesökta.
Vill man göra affärer med bra resultat måste man skapa förtroende i avtalsrelationer och rutiner för hur näringslivet och det offentliga kommunicerar med varandra. Det skapar goda förutsättningar för en smartare och effektivare inköpsprocess med bättre underlag för upphandlingar och minskar samtidigt riskerna för de fruktade överprövningarna.
Niklas Kåvius
upphandlingsexpert,
Stockholms handelskammare
