Sedan en tid tillbaka är avtalsuppföljning i ropet, det har till och med inrättats regelrätta controllerfunktioner och dedicerade tjänster som ska följa upp upphandlade avtal. Vi ser också generellt sett ett ökat fokus på avtalsfrågor inom den offentliga upphandlingen, vilket är viktigt och välbehövligt både ur såväl ett affärsmässigt som upphandlingsrättsligt perspektiv.
Mycket tid används för att utvärdera anbud. En utvärdering som tyvärr inte alltid speglar kvaliteten på de tjänster eller den utrustning som sedan levereras. Det är många gånger inte ens möjligt att i förväg fastställa vem som lämnat det anbud som kommer att leda till det bästa utförandet. Det är helt enkelt, särskilt när det gäller tjänster, inte möjligt att veta om utförandet blir bra förrän det sker.
Inget konstigt med det, men frågan blir relevant om hur stor vikt utvärderingen i själva upphandlingen ska ha. Det vi vet är att det i första hand är brukarna som blir lidande av bristande kvalitet.
Vad händer om vi skjuter på en del av utvärderingen till avtalsperioden? Låt brukarna utvärdera utfallet, och låt utfallet påverka ersättningsmodellen i form av ökad eller minskad ersättning över respektive under vissa förutbestämda nivåer.
Det är ett enkelt sätt att bygga in en incitamentsmodell. Åt andra hållet ska naturligtvis bristande kvalitet kunna utgöra ett väsentligt avtalsbrott som man specificerat på ett tydligt sätt.
Låt oss ta färdtjänst som ett exempel. Det känns naturligt att inkludera brukarna i den löpande uppföljningen. Sådana kriterier som endast kan utvärderas på papperet vid utvärderingen av anbud, kan i stället utvärderas skarpt. Parametrar som enkelhet att beställa, ändra/avboka beställningar, komma i tid, bemötande med mera ska rimligen uppfylla någon fördefinierad nivå och varför inte också kunna rendera i prisavdrag eller prispåslag vid ännu högre respektive sämre kvalitet.
På samma sätt kan en utrustning som annars utvärderas genom en POC, demo/provuppställning eller vackra ord i anbudet i stället bättre kunna utvärderas i skarp drift. Parametrar som ”upp-tid”, användarvänlighet, flexibilitet, service och support med mera ska rimligen uppfylla någon fördefinierad nivå och varför inte också kunna rendera i prisavdrag eller prispåslag vid överprestation respektive underprestation?
Rent praktiskt är detta inga konstigheter. Det behövs en förstudie eller nollmätning att förhålla sig till. En ny leverantör bör få en rimlig uppstartsperiod, så att mätningen inte börjar första avtalsdagen. Och någon form av systemstöd som underlättar utvärderingen är förmodligen nödvändigt. Det här finns ju dock redan. Det handlar bara om att förflytta fokus och tillämpning till avtalsperioden i stället för i upphandlingsskedet. Detta kan rimligen göras först när tjänsterna levereras eller utrustningen tas i bruk.
Att det sedan kräver resurser är ingen hemlighet, men den fråga var och en behöver ställa sig är då ”vad är det jag egentligen vill uppnå – en upphandling som ser bra ut på papperet, eller att säkerställa brukarnas behov på riktigt?”.
Det finns redan nu alldeles för många begrepp som florerar inom offentlig upphandling, men vi bjuder på ett till: nyttobaserad upphandling. För är det inte just nyttan vi vill utvärdera? Ibland känns det som att uttrycket ”behov” förfelar nyttan även om det ibland kanske är samma sak.
Det är brukarna som har ett behov och inte upphandlande myndighet. Troligen är brukarnas behov olika och det som är viktigt är att sätta fingret på var och ens nytta av de upphandlade tjänsterna eller utrustningen. Om inte annat signalerar begreppet ”nytta” något utöver att det bara är ett behov som ska tillgodose.
