Nyckeln till effektiva upphandlingar

Det räcker inte med att ha goda kunskaper om LOU för att vara en bra upphandlare. Man måste också vara en duktig projektledare. 

Det konstaterar Tomas Näslund, konsult på Ecenea Management. Tidigare har han arbetat som upphandlare och inköpschef hos Uppsala kommun.

Hans uppmaning är att se varje upphandling som ett projekt, där upphandlaren behöver rätt verktyg och metoder för att driva upphandlingen effektivt utifrån organisationens utmaningar.

– Min erfarenhet är att många upphandlare sätter upp en tidplan som spricker och sedan saknar man verktygen för att göra något åt det. 

Lösningen är att använda en tydlig projektmodell i tre steg: inför, under och efter upphandlingen. Det är annars lätt att en upphandlare triggas att sätta igång en upphandling utan tillräckliga förberedelser, enligt Tomas Näslund.

– Beställaren vill snabbt påvisa ett resultat, inte sällan eftersom det ligger ett politiskt beslut bakom.

Risken är att det kommer problem i vägen som gör att man kommer till en återvändsgränd. Genom att göra en ordentlig analys innan arbetet påbörjas ser man till att endast lägga tid på upphandlingar som faktiskt ska genomföras.

En enhetlig projektmodell där alla arbetar på samma sätt underlättar också samarbetet med kollegorna.

– Då blir det enkelt för en kollega att ta över om jag blir sjuk, föräldraledig eller slutar. Utan enhetlighet är det lätt att kollegan börjar om från början – på sitt sätt – och då tappar man effektivitet.

Den sista delen i projektmodellen, det som ska göras när upphandlingen är avslutad, är något som lätt glöms bort, enligt Tomas Näslund.

– Det är när upphandlingen är avslutad som man är som mest insatt i just det ämnet. I stället för att genast kasta sig över nästa upphandling bör man ta sig tid att göra ett riktigt avslut med dokumenterad kunskapsöverföring. Erfarenheterna från denna upphandling är viktiga dels nästa gång området ska upphandlas dels för att utveckla det generella arbetssättet kring upphandlingsprojekt.