Att genomföra it-upphandlingar som ställer krav på slutna standarder kan, enligt Konkurrensverket, leda till att konkurrensen begränsas och att vissa aktörer diskrimineras. Verket menar att kraven kan gynna några få dominerande aktörer på marknaden. Konkurrensverket anser att offentliga aktörer är omedvetna om att de långsiktiga effekterna kan bidra till en problematisk och kostsam inlåsning som kan vara svår att ta sig ur.
På uppdrag av Konkurrensverket har en ny forskningsrapport tagits fram som ger praktiska tips på hur man kan minimera riskerna för inlåsning i olika typer av it-standarder.
I rapporten ”IT-standarder, inlåsning och konkurrens. En analys av policy och praktik inom svensk förvaltning” (pdf) framhåller författaren, Björn Lundell vid Högskolan i Skövde, att det behövs ökad kunskap om effekterna av att använda och referera till standarder vid kravställning, beslut, upphandling, införskaffande och utveckling av olika it-system och lösningar. Medförfattare till rapporten är Jonas Gamalielsson och Stefan Tengblad.
Rapporten tittar på varför kostnaderna kan springa iväg i vissa it-projekt. Rapporten konstaterar att det kan vara svårt att överge it-projekt, även om det finns goda skäl till att göra det när stora belopp plöjts ner i projektet. ”Detta fenomen kan även uppstå när utveckling och upphandling av it-system görs internt inom organisationen då exempelvis medarbetare eller it-chefen bygger upp personlig prestige kring val av en viss teknologi eller leverantör. En ytterligare förklaringsmekanism kan vara att upphandlare och användare hamnar i en beroendeställning till sin leverantör”, står det i rapporten.
Andra möjliga förklaringar som rapporten anger är påverkan från auktoriteter, som framgångsrika och kända organisationer, opinionsbildare eller experter inom sitt område. ”Flera tidigare exempel på detta från kommuner i Sverige visar att vissa beslutsfattare redan i förväg har, delvis av psykologiska orsaker, bestämt sig för att införskaffa och uppgradera it-system som tillhandahålls av den dominerande leverantören på marknaden23. Utifrån detta har analysen i genomförd studie baserats på teorier för beslutsfattande under osäkerhet och teorier för hur användning av standarder kan ge olika typer av effekter (både stimulera och hämma) på konkurrensen på marknaden”, anger rapporten.
Rapporten ger också några praktiska tipsen för minskad inlåsning. En del av dem är:
- Precisera krav på programvara utan referens till specifika teknologier, leverantörer, varumärken och slutna standarder som kontrolleras av enskilda företag.
- För att möjliggöra interoperabilitet och långsiktigt digitalt bevarande, använd endast öppna standarder och öppna filformat som har implementerats i programvara och som därmed är möjliga att tillhandahålla samt distribuera under olika licenser, inklusive alla licenser för öppen programvara.
- Referera endast till standarder som inkluderas i Kammarkollegiets vägledning för öppna standarder vid precisering av krav på nya it-system och redovisa specifikt, för varje referens som myndigheten gör till en standard som saknas i denna vägledning, alla risker för att den egna myndigheten kommer att diskriminera enskilda individer och organisationer med precisering av hur dessa referenser till standarder begränsar konkurrensen.
- Undvik att ställa krav på att enskilda medborgare som förväntas använda ett it-system som tillhandahålls av en myndighet också måste vara bundna av avtal gentemot annan organisation än myndigheten, exempelvis företag som levererat it-systemet, för att använda detta system.
- För att hantera data och handlingar som inkommer till en myndighet i slutna filformat, införskaffa innan upphandling alla nödvändiga rättigheter, inklusive alla nödvändiga patentlicenser, för dessa slutna filformat så att de kan implementeras i programvara som kan användas och distribueras under olika licenser, inklusive alla licenser för öppen programvara.
- För att hantera data och handlingar som inkommer till en myndighet i slutna filformat, beräkna totalkostnaden för varje it-investering genom att inkludera alla exitkostnader som denna investering orsakar för att undvika att dessa exitkostnader senare belastar kommande investeringar så att fortsatt förvaltning av data och handlingar säkerställs.
- Undvik att införskaffa programvara genom att genomföra flera successiva uppgraderingar och kompletteringsköp av tidigare införskaffad programvara.
