– Vi funderade mycket kring timpriser innan vi satte i gång upphandlingen. Vi känner väl problematiken kring taktisk prissättning och kom fram till att vi helt enkelt inte ville gå fram med priskriterier i den här upphandlingen, berättar Maria Hellqvist, strategisk inköpare på det statligt ägda bolaget Svenska spel.
När Svenska spel förra året skulle dra i gång sin it-konsultupphandling var de väl medvetna om problemet med taktisk prissättning. Bolaget hade många år tidigare genomfört en traditionell upphandling där konsulternas timpriser, tillsammans med kompetenskrav och så kallade golvpriser, var urvalskriterier. Det slutade med att alla anbudsgivare lade sig exakt på golvprisnivån och då tvingades man lotta fram vilka leverantörer som skulle vinna upphandlingen.
Den nya it-konsultupphandlingen omfattar fem olika anbudsområden. I två av dessa ansåg Svenska spel att problemen med taktisk prissättning var så stora att man överhuvudtaget inte ville ta risken att använda timpriser som ett urvalskriterium.
– I stället angav vi själva vilka taktimpriser som skulle gälla. Sedan utvärderade vi leverantörernas anbud med enbart kvalitetskriterier. Men i nästa steg, när vi avropar från ramavtalet, sker en förnyad konkurrensutsättning och då får leverantörerna naturligtvis gå under de avtalade taktimpriserna, förklarar Maria Hellqvist.
Hur gjorde ni för att bestämma nivån på timpriserna?
– Vi gjorde helt enkelt en marknadsanalys av vad de här konsulttjänsterna faktiskt kostar på den kvalitetsnivå som vi ville ha. Sedan handlade det också om vad vi maximalt kunde tänka oss att betala. Nu har vi en prisnivå där vi vet att kommer att få högkvalitativa konsulter levererade. Det är oerhört viktigt för oss.
När timprisfrågan var röjd ur vägen kunde Svenska spel helt övergå till att utvärdera det som de själva ansåg allra viktigast – it-konsulternas kompetens, erfarenhet och kvalitet.
– Vi tänkte på vad som är viktigt för oss i en högkvalitativ konsulttjänst. Vi kom bland annat fram till att det är superviktigt hur leverantören jobbar med kompetensutveckling av sina konsulter. Och hur de jobbar med uppdragsuppföljning och kvalitetssäkring av underleverantörer. Vi ville också att leverantörens key account manager skulle beskriva vad de själva tyckte var viktigast i sitt arbete. Vi vet av erfarenhet att en riktigt bra Key Account Manager som verkligen vill lära känna vår organisation också kommer att kunna leverera mycket bättre kandidater till oss vid avropen, berättar Maria Hellqvist.
Det tog lång tid att utvärdera alla kvalitetskriterierna eftersom man verkligen ville säkerställa korrekta bedömningar, berättar hon.
– Men samtidigt lärde vi känna de olika leverantörerna på ett väldigt bra sätt. Hela it-avdelningen var väldigt engagerad i alla faser av upphandlingen. Det var en mycket rolig upphandling att göra, säger Maria Hellqvist.
Vad tyckte leverantörerna om det här upphandlingsupplägget?
– De tyckte det var jättebra. Även de som förlorade upphandlingen sa i de utvärderingsmöten vi hade efteråt att de uppskattade det upplägg som vi valt. Det var inte heller någon som överklagade tilldelningsbesluten.
Maria Hellqvist är en av talarna på Upphandling24:s konferens den 7 maj. Läs mer om konferensen Upphandla IT
