Ser över inköp efter chefsavtal

Hörby kommun (15 700 invånare, Skåne län) erkänner nu att processen gick snett kring direktupphandling för chefsbemanning under 2020 och 2021.

Chefsavtalen med Veteranklubben som leverantör hade ett totalt värde på 10,7 miljoner kronor, visar den konsultgranskning från Anderberg konsult i Bergkvara som kommunen beställt.

Utredningen ger en bild av att Hörby kommuns ledning var överens om att bortse från lagstiftningen:

”Enligt uppgift var valet av direktupphandling resultatet av en gemensam ståndpunkt i den kommunövergripande ledningsgruppen, detta för att kommunens verksamheter skulle fungera på daglig basis.

Gruppen var medveten om att förfarandet inte var helt korrekt utifrån gällande lagstiftning men man bedömde behovet av en snabb upphandlingsprocess så stort att en eventuell extern granskning av tillsynsmyndigheten var en acceptabel risk.”

Märkliga omständigheter avslöjas också om bristerna i Hörby kommuns dokumentation av avtalen.

Kommunen använde sig av den blankett som Upphandlingsmyndigheten tagit fram men ändå inte riktigt:

”Av någon anledning har blanketten ändrats så att fälten för beräkning av köpens sammanlagda värde tagit bort. Hade dessa fält varit kvar, och använts, hade man ganska enkelt kunnat konstatera att direktupphandling inte var ett korrekt förfarande.”, skriver utredaren.

Utredaren har också försökt nå klarhet om bristen på diarieföring av dokument, men tvingats ge upp i den delen sedan kommunen förklarat att man saknat resurser för att besvara frågor i ämnet.

Ansvaret för hela processen läggs helt och hållet på kommunens chefer då utredningen ”inte hittat några tecken som tyder på att man efterfrågat stöd eller råd från någon upphandlare kring hur man praktiskt skulle hantera anskaffning av bemanningstjänsterna”.

Granskningen summer upphandlingarna som av ”mycket låg kvalitet utifrån genomförande och dokumentation, träder upphandlingsrätten förnär och uppvisar mycket stora brister i följsamheten till upphandlingsprinciperna”.

Kommunen lovar nu att genomföra utredningens rekommendationer som återkommande utbildning för chefer, uppdatering av upphandlingspolicy, att införa särskilda riktlinjer för direktupphandling samt stärkt inköpssamverkan med andra kommuner.

En annan rekommendation är att använda Upphandlingsmyndighetens blankett ”helt intakt, alltså utan att göra redigeringar och egna justeringar av textfälten”.

-Den oberoende granskningen är till stor hjälp, eftersom den tydligt pekar ut vilka åtgärder som behöver genomföras, säger Hörbys kommundirektör Irene Nyqvist i en kommentar på kommunens webbplats.

-Granskningen bekräftar att det förbättringsarbete vi påbörjat är rätt väg att gå och vi kommer självklart att genomföra det som krävs för att nå hela vägen fram.

Hörby kommun hade vid tiden för de första direktupphandlingarna inköpssamverkan med Lunds kommun. Numera är kommunen en del av Östra Göinges inköpscentral.

Enligt Hörby kommun har Konkurrensverket meddelat att man inte kommer att ansöka om upphandlingsskadeavgift, då ärendet inte är tillräckligt högt upp enligt myndighetens prioriteringsordning.