Sex myter som kan stoppa en dialog i upphandlingen

1. Prata inte med leverantören före en upphandling.

Fel. Det är både tillåtet och att rekommendera för att få kunskap om det som ska upphandlas och förutsättningar på den aktuella marknaden. Tidig dialog minskar risken för missförstånd, vilket ofta leder till fler kvalificerade och bättre anbud.

2. Alla leverantörer i Sverige eller Europa måste bjudas in till ett dialogmöte.

Fel. Någon sådan regel finns inte, även om det är lämpligt att ha en så bred inbjudan som möjligt. Beställaren har rätt att skaffa sig kunskap om marknaden för att utforma ett lämpligt förfrågningsunderlag så länge som man ser till att ingen leverantör kan påverka utformningen till egen fördel.

3. Att prata i enrum med en leverantör är inte tillåtet.

Fel. Det kan vara tillåtet och även nödvändigt beroende på syftet med mötet och hur marknaden ser ut. Ett sådant exempel är information från en leverantör som kan innebära en konkurrensnackdel om den blir känd. Det är viktigt att ha ett tydligt syfte och en klar agenda vid enskilda möten.

4. Det är inte tillåtet att tala om när en upphandling ska annonseras.

Tvärtom. Det går bra att informera om planerad tidsplan under förutsättning att du ger samma svar till alla som frågar. Se det som ett bra sätt att skapa intresse för upphandlingen. Att förhandsannonsera eller informera på egen webbplats är också bra sätt för att marknadsföra en upphandling.

5. Svara inte på frågor om förfrågningsunderlaget i telefon under annonseringstiden.

Här styr situationen regelverket. Om frågan och svaret publiceras i upphandlingsstödsystem direkt efter samtalet är det inte ett brott mot likabehandlingsprincipen. Om beställaren inte kan publicera i ett elektroniskt stödsystem så bör inte frågor besvaras muntligen.

6. Belasta inte leverantörer med dialog inför en upphandling.

Fel. Merparten leverantörer är positiva till dialog och vill lägga tid på det. Försök dock anpassa dialogens omfattning och tider så att leverantörer med begränsade resurser, främst mindre företag, kan delta.

Text: Fredrik Mårtensson