Det finns många saker som bör lyftas fram i en sådan diskussion, men ett speciellt område som jag ofta belyser är hur upphandling hjälper till med det som jag vill kalla ”extra styrning”.
När upphandling blir ett instrument att förändra, utan att det finns ett specifikt lagkrav. Det är således inte för implementering av GDPR eller se till att ett förfrågningsunderlag är publicerat minimum antal dagar. Det är för ”mjuka” områden med mer skiftande nivåer av kravställning, till exempel grön upphandling, jämställdhet eller säkerhets området.
Projektledare ser till dem operationella kraven och är ofta bra på att ställa sådana. Men det är en annan fråga när det kommer till att krav för att möta organisationens mer interna, övergripande mål. Ta grön upphandling till exempel. Hur ska man göra för att hitta rätt balans och nivå? Miljö- och hållbarhetskrav är ofta svåra att ställa, särskillt som att de måste ge mätbar effekt och får inte gynna eller missgynna vissa leverantörer. Ansvaret för dessa krav är också ofta decentraliserat vilket gör att det ofta saknas en central kunskapshubb dit upphandlaren kan gå för att få svar.
Man kan inte bara vad andra har gjort, för då pushar vi inte utvecklingen framåt
Enligt mina erfarenheter har grön upphandling vilat på att man har en engagerad chef eller någon ansvarig på fastighetssidan. Men det räcker inte för att fånga hela organisationens behov. Själv har jag använt följande modell för att lägga en lämplig nivå på kravställningen.
Det är en blandning mellan vad miljö- och intresseorganisationer föreslår samt se vad som används av andra organisationer i tidigare publicerade upphandlingar. Man kan inte bara vad andra har gjort, för då pushar vi inte utvecklingen framåt – men man kan heller inte bara titta på vad intresseorganisationerna föreslår, för det kan vara ett för långt steg framåt.
Under min tid inom EU har jag också ofta fått hjälp av kommissionens hemsida som har också ett bibliotek med förslag på krav som kan ställas inom en mängd olika branscher och upphandlingsområden under ”Green Public Procurement”.
I större organisationer med större upphandlingsavdelning kan man fördela arbetet enklare när det kommer till ”extra styrning”. Om någon i teamet är intresserad av grön upphandling kan man ofta dra fördel av det research som gjorts.
Samma sak med andra områden som säkerhetskrav. Man kan inte förlita sig på att projektledaren har bred kunskap och erfarenhet om dessa specialområden. Här är ett tydligt område där upphandlingsfunktionen har en möjlighet att samla kunskap som sen kan komma alla avdelningar tillgodo. Det är en USP att ta tillvara.
TEXT: Peter Carlberg, upphandlingschef för internationella monetära fonden (IMF) i USA
