Det är naturligtvis svårt att ge generell vägledning på ett område som kan variera så oerhört mycket beroende på själva upphandlingsföremålet. Men det finns några grundläggande frågor som bör besvaras när den här typen av sanktioner diskuteras.
En första sådan fråga är förstås i hur hög grad som de viten som ni har rätt till faktiskt kommer att följas upp och utkrävas? Här är det viktigt att upphandlingen hamnar på en rättvisande ambitionsnivå, så att inte hårda sanktioner och viteskrav leder till en fördyrad lösning, som sedan i själva verket exempelvis inte blir föremål för den uppföljning som krävs för att sanktionerna ska vara effektiva.
En annan grundläggande fråga är syftet med vitesregleringen – är det att medföra en regelrätt kostnadssänkning för er som köpare, vid bristande leverans, eller är syftet snarare att styra leverantörens beteende till att ge er affär rätt uppmärksamhet och hålla den överenskomna kvalitetsnivån?
Den första varianten är främst möjlig vid upphandling av väldigt standardiserade tjänster eller liknande, men kan å andra sidan ofta leda till en ganska destruktiv dialog och atmosfär mellan parterna. Om syftet snarare är det andra, det vill säga att vara beteendestyrande, är det oftast bäst att inte bryta ned och sprida ut vitena på många olika delar/komponenter.
I stället kan man med fördel ha en modell som bygger på principen ”missar du en, så missar du alla” och ett högre vitesbelopp, som är direkt kännbart.
Dessutom bör leverantören ges en möjlighet att tjäna tillbaka det vite som fallit ut genom att leverera enligt överenskommelse under en sammanhållen period efter bristen.
På det viset kan hela dialogen kring sanktionerna fokuseras på framtiden och en förbättrad leverans, i stället för att hamna i låsta positioner och mer destruktiva diskussioner om det som varit.
Lycka till!
Magnus Nilsson
