”Upphandlaren måste inte använda ramavtal”

Fråga: Kammarkollegiet handlar upp ramavtal för till exempel it-konsulter.  Vad vi förstår ska myndigheterna enligt den statliga inköpsförordningen använda sig av dessa.  Men vi har märkt att flera myndigheter genomför egna ramavtalsupphandlingar av samma tjänster – trots att det finns gällande ramavtal.  Med andra ord kan en leverantör som i konkurrens har ett ramavtal inom området via Kammarkollegiet ändå inte få möjlighet att lämna anbud – då myndigheten använder ett eget ramavtal.  Vad gäller, det första eller andra ramavtalet? Får man göra så?

Magnus svar: Detta är numera en relativt vanlig företeelse. Exakt hur vanligt bör faktiskt Kammarkollegiet och även SKL Kommentus som också gör centrala ramavtal kunna svara på eftersom de som inte vill använda deras ramavtal ska göra en så kallad avstegsanmälan till dessa för att i stället göra en egen upphandling. Dessa avstegsanmälningar finns registrerade, så förmodligen går det att se hur stor andel av marknaden som använder de centrala avtalen.

Får man göra så här? Mitt svar är att en vanliga juridisk uppfattning är att man inte får ha flera parallellt löpande ramavtal. Det leder till precis det du påpekar: att leverantörerna inte har någon som helst förutsägbarhet vad gäller kontraktens möjligheter att ge affärer.

Kan man göra så här? Ja, som du märkt går det utmärkt i praktiken. Det är såvitt jag vet ingen som överprövat detta fenomen, men även om så skulle ske är jag tveksam till om en leverantör kan vinna en sådan process.

Det ingår i förutsättningarna för de stora ramavtalen att man inte måste använda dem, det vill säga att det går att göra egna upphandlingar. Min uppfattning är att det är ganska naturligt att många offentliga verksamheter vill göra egna avtal. De stora ramavtalen utgår ofta från principen ”one size fits all” och så enkel är inte världen, konceptet fungerar inte för alla. De har specifika behov som gör att de behöver egna avtal.

Jag har själv upphandlat många ramavtal åt myndigheter som gjort avstegsanmälan av just det skälet och ser inget fel med deras val.

Det finns dessutom fördelar för företag med denna utveckling: de som inte kom med på det stora ramavtalet, eller fick en dålig placering, behöver inte vara utestängda från marknaden i flera år. De får en ny chans i och med nya ramavtal. Ibland kan det till och med vara skälet till att ett nytt ramavtal upphandlas – en leverantör som är viktig för köparen finns inte med på de stora ramavtalen och då vidtar man åtgärder för att kunna göra affärer ändå på ett nytt ramavtal.

Lärdomen blir därför att man inte längre kan slå sig till ro bara för att man kommit med på de större ramavtalen. Det kommer att komma separata upphandlingar som faller utanför det första ramavtalet. Tag kontakt med Kammarkollegiet och med SKL Kommentus och hör efter om det går att få information om gjorda avstegsanmälningar så att ni har koll på vad som händer på marknaden.

De avsteg som görs kommer att annonseras som vanligt i Tendsign eller andra kanaler, så håll utkik även efter annonser där. Lycka till med affärerna!

Magnus Josephson