Som upphandlare hamnar man ibland i situationer där resultatet från en upphandling får en avgörande betydelse för verksamhetens utveckling och förändring. Detta är ofta situationen i en konsultupphandling och då kan det vara bra med lite tankearbete innan man påbörjar en sådan upphandling.
I min roll som upphandlingskonsult på Sentensia händer det ganska ofta att jag hanterar uppdrag med syfte att upphandla konsulter. I detta brev vill jag dela med mig av mina reflektioner och synpunkter, baserat på en lång erfarenhet som upphandlare och upphandlingskonsult inom kommun/landsting men också som Bid Manager i privat sektor med ansvar för anbud i offentlig upphandling.
Behovet först
Ofta råder det oklarheter kring vad syftet med en upphandling är. Man behöver besvara frågor som exempelvis varför gör vi upphandlingen och vad vill vi uppnå med den. För att klarlägga behovet och vad som är väsentligt i aktuell upphandling krävs därför ofta en analys i form av en förstudie.
Här är det viktigt att få klarhet i vilken typ av konsulter som behovet gäller. Är det specialister med spetskompetens som behövs eller består behovet av en ren resursförstärkning? Vägvalet bör avspegla sig både i utvärderingskrav och i kommersiella villkor.
Är det specialister som behövs så ska man utgå från uppdraget och beskriva detta. Acceptera att leverantören behöver tid för att få fram rätt kandidat (inte omedelbar uppdragsstart), betala för resor, acceptera team i stället för enskilda konsulter, med mera. För resurskonsulter bör fokus i stället ligga på kapacitet och tillgänglighet.
Kravställande
Jag ser ofta konsultupphandlingar med krav om ett visst antal års erfarenhet, som ska styrkas med cv. Frågan är vad denna information egentligen bidrar med? Ett CV går att utforma på så många olika sätt. Det är omöjligt att begränsa variationerna och jag frågar mig om det ens är lönt att ställa ett sådant krav.
Ska man hitta rätt konsult så handlar det ofta om samarbetsförmåga och då förespråkar jag alltid att cv:n kompletteras med en anbudspresentation/intervju där en bedömning av offererade konsulters kapacitet och förståelse för uppdraget ingår.
Den återkoppling jag fått från referensgrupper i mina uppdrag är att presentationstillfällena gav värdefull information, där man också fick egen kompetensutveckling på köpet.
Krav på referenser
Som upphandlare kan man fundera på om referenskravet verkligen säkerställer ett avtal med bra konsulter. Genom referenskravet får vi veta att det bland leverantörens alla kunder finns några som är nöjda. Vi vet inte, och kommer inte få veta, hur många kunder som är missnöjda.
Det är också en självklarhet att anbudsgivare alltid använder sig av de referenser som kommer att ge högsta omdöme. Allt annat vore tjänstefel av den som författar anbudet. När jag som Bid Manager ansvarade för anbudsarbete skickade jag ofta ut referensfrågorna till flera kunder och valde därefter ut de referenser som gav högst omdöme.
För ett anbudsgivande företag som ofta skickar in anbud i offentlig upphandling är referenstagningen också ett bekymmer. Mängden referenser i alla anbud gör att detta blir ett störande moment i kundrelationen.
Det är som ett ekorrhjul som aldrig tar slut. Än värre är det att det kan leda till ett ganska intetsägande resultat i en upphandling.
Mina förslag
Ta reda på behovet och fundera på vilken typ av konsult ni söker. Ifrågasätt om krav på antal års erfarenhet och referenstagning behövs. Försök i stället att mäta konsultens faktiska kompetens genom kriterier till exempel bedöm tidigare utförda uppdrag, bedöm konsultens agerande i ett hypotetiskt case och/eller bedöm konsultens presentation av hur denne planerar att angripa ett uppdrag.
Det är egentligen bara fantasin och gamla inkörda spår som sätter begränsningar, men min uppmaning till er är att vara kreativa för att hitta de konsulter som passar just er organisations behov.
Magnus Cronberg
Upphandlingskonsult, Sentensia
