Utvärdera livscykelkostnad – en utmaning

I de nya upphandlingslagarna som regeringen föreslår med anledning av de nya EU-direktiven anges att den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska tilldelas kontraktet.

Begreppet ”ekonomiskt mest fördelaktiga” har inte samma innebörd som det tilldelningskriterium som i dag återfinns i både LOU och LUF. I stället utgör begreppet ett överordnat begrepp enligt vilken all utvärdering ska ske. Vilket anbud som är det mest fördelaktiga ska utvärderas efter antingen bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris.

Således kommer nya LOU och LUF att innehålla tre olika tilldelningskriterier, ”pris”, ”kostnad” och ”bästa förhållande mellan pris och kvalitet”. ”Pris” motsvarar tilldelningskriteriet lägsta pris som i dag finns i LOU och LUF.

Enligt lagförslagen ska tilldelningskriteriet ”kostnad” räknas fram genom en analys av kostnadseffektivitet, exempelvis genom en livscykelkostnadsanalys. Vid utvärdering enligt ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet” ska myndigheten bedöma anbuden genom tilldelningskriterier som är kopplade till upphandlingsföremålet; exempelvis kvalitetsaspekter, miljöaspekter och sociala aspekter. Även här kan livscykelkostnaden beaktas.

Redan i dag är det fullt möjligt att beakta livscykelkostnader vid utvärdering av anbud, men det är relativt ovanligt att så sker även om vissa myndigheter gör det. De nya EU-direktiven samt regeringens förslag till nya LOU och LUF syftar till att livscykelkostnader ska få ett ökat genomslag vid utvärderingar.

Vad som utgör livscykelkostnaden är inte givet och kan vara komplicerat. Förenklat är livscykelkostnaden kostnaderna som uppstår under varans, tjänstens eller byggentreprenadens livstid. Livscykelkostnader delas in i två grupper, interna och externa kostnader.

Interna kostnader är sådana som myndigheten måste betala. I lagförslagen exemplifieras dessa som kostnader för förvärv, användning, underhåll och vid livslängdens slut. Således kan bland annat drivmedels-, reparations- och skrotningskostnader vara interna kostnader.

Externa kostnader kan avse miljöeffekter i form av kostnader för utsläpp av klimatpåverkande ämnen och kostnader för miljöanpassning. Även andra skador på natur och människors hälsa kan utgöra externa miljöeffekter.

Vi är positiva till ett ökat fokus på utvärdering av livscykelkostnader. Det är dock mycket väsentligt att det tydligt framgår för anbudsgivarna i upphandlingsdokumentationen vilka komponenter som beaktas i livscykelkostnaden samt hur dessa uppgifter ska redovisas i anbudet. Det måste även klart framgå hur livscykelkostnaden kommer att beräknas vid utvärderingen.

Lagförslagen anger även att den upphandlande myndighetens metod för att bedöma kostnader för externa miljöeffekter måste baseras på objektiva och icke diskriminerande kriterier, vara likabehandlande och tillgänglig för leverantörerna. Det får inte heller vara orimligt svårt för leverantörer att tillhandahålla de uppgifter som myndigheten efterfrågar.

Då livscykelkostnaderna kan skilja sig stort åt beroende på vad som upphandlas kan det vara svårt att utforma ett förfrågningsunderlag som är tillräckligt tydligt. Det kan även vara svårt att kontrollera att de uppgifter som lämnas av anbudsgivarna är korrekta.

För att utvärdering av livscykelkostnad ska få ökat genomslag i framtida upphandlingar är det därför nödvändigt att vägledning ges till upphandlande myndigheter. Viss vägledning på området har tidigare tillhandahållits av Miljöstyrningsrådet och sedan den 1 september i år är det den nya Upphandlingsmyndigheten som ska tillhandahålla sådant stöd.

På Upphandlingsmyndighetens hemsida finns vissa allmänna råd till myndigheter hur de kan arbeta strategiskt med livscykelkostnad och hur livscykelkostnaden kan beaktas i utvärderingen. För att en vägledning ska bli ett praktiskt hjälpmedel behöver den dock vara produktspecifik.

På Upphandlingsmyndighetens hemsida finns några få produktspecifika vägledningar. Här kan konstateras att det finns behov av ytterligare produktspecifika vägledningar avseende livscykelkostnader.

Sådana vägledningar är nödvändiga för att utvärdering av livscykelkostnader ska få ett större genomslag i enskilda upphandlingar.