Syftet med en upphandling är inte att klara en eventuell överprövningsprocess. Detta är något som ofta tycks glömmas bort när det pratas offentlig upphandling. En upphandling som klarar en överprövningsprocess är heller inte nödvändigtvis en lyckad upphandling. Tvärtom har vi i vår rådgivande verksamhet stött på otaliga exempel på rättsligt betraktat kanonbra upphandlingar men som resulterat i en riktigt dålig affär för myndigheten.
En vanligt förekommande orsak bakom en sådan utgång är att myndighetens kunskaper om de produkter och tjänster som finns på marknaden är bristfällig – det blir väldigt svårt att göra en ordentlig behovsanalys för verksamheten och utforma ett förfrågningsunderlag utan att veta vilka verktyg och lösningar som finns tillgängliga. Det enklaste sättet att åtgärda en sådan kunskapsbrist är att kontakta de som är experter på området – nämligen leverantörerna.
Upphandlingsreglerna reglerar inte särskilt det som sker innan ett upphandlingsförfarande. Trots att det inte finns några särskilda regler ska de allmänna principerna ändå alltid iakttas, t.ex. principen om likabehandling. Likabehandlingsprincipen är dock långt ifrån så ingripande som många myndigheter tror vad gäller dialogen med leverantörer i det dagliga arbetet. Det är inte förbjudet att äta lunch med en leverantör (men betala notan själv), likabehandling innebär inte att du nu behöver äta lunch med alla leverantörer i Sverige.
Har en leverantör bjudit in er till en föreläsning om nya produkter? Gå gärna på den eller varför inte själva skicka ut inbjudningar? Ofta känner leverantörerna att de kan prata mer fritt när dess konkurrenter inte befinner sig i samma rum. Passa på att vid varje enskilt tillfälle att ställa så mycket frågor ni bara kan – även om konkurrenternas produkter. Berätta även gärna om er verksamhet och de utmaningar ni står inför.
En annan fråga som ofta uppkommer är hur relationen till den befintliga leverantören ska hanteras inför en ny upphandling, som ofta upplevs ha en konkurrensfördel och större insyn i myndighetens verksamhet. Det kanske är bäst att låta andra medarbetare hantera den nya upphandlingen och inte involvera de medarbetare som arbetat nära tillsammans med nuvarande leverantör?
Återigen ställer likabehandlingsprincipen inga sådana långtgående krav. Att inte involvera de medarbetare med mest kunskap om det som ska upphandlas och hur den föregående avtalsperioden fungerat riskerar istället endast att resultera i en sämre affär för myndigheten.
Genom en löpande och tät dialog med leverantörerna får ni ovärderlig kunskap om marknaden och hur myndighetens behov bäst kan tillgodoses samt hur kommande upphandlingar bör utformas. Det bästa av allt är att det är helt gratis.
