”Viktigt att ta befälet över LCC-kalkylerna”

Heini-Marja Suvilehto, segmentansvarig för bygg på Upphandlingsmyndigheten, och Carl-Martin Johborg, project manager på Energimyndigheten, berättar på konferensen Tema: Morgondagens upphandling om hur livscykelkostnader, LCC, kan bygga långsiktigt hållbara affärer.

Heini-Marja Suvilehto förklarar att LCC är ett sätt att arbeta och belysa den totala kostnaden av investeringar och drift och LCC hjälper till att hitta den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen över tid.

LCC kan både användas som ett metodstöd och som ett upphandlingskriterium.

Hon berättar att man genom marknadsundersökningar och förstudier kommit fram till hur arbetet med ökad energiprestanda ska se ut.

– I de enkäter till kommuner som vi gjort fick vi reda på att flera stod inför stora investeringar av simhallar, skolor och förskolor. Det gjorde att vi tagit fram kravpaket för just dessa typer av byggnader som bland annat anger anpassning av ventilation som ett sätt att öka energiprestandan.

Anledningen till att inte fler använder LCC är att exempelvis kommunens investeringsbudget avser endast ett år i taget.

– För att överkomma de upplevda hindren med olika budgetar ska LCC användas som ett strategiskt verktyg att arbeta med inköp. För att det ska fungera kan ett principbeslut att arbeta med LCC lyftas upp i organisationens beslutsnivå för att på så sätt överbrygga ett upplevt problem som är snarare kopplat till budgetarbetet i den egna organisationen. Det finns ingen lag som hindrar att man lägger budget över flera år och använder investeringsutrymme från driftsbudgeten.

Heini-Marja Suvilehto började arbetat med LCC för över 20 år sedan och hon berättar att man i början i  arbetade med nollpunktsmätningar i Sverige.

– Många ansåg att LCC var ett krångligt begrepp och räknade överhuvudtaget inte in driftskostnaderna. Nu har allt fler förstått att LCC är en totalkostnadsmetodik och en nuvärdeskalkyl där man inte bara lägger in lägsta pris utan även väger in en årligt återkommande driftskomponent.

Enligt henne är det bra att göra någon form av kalkyl över de totala kostnaderna och enligt henne räknades det tidigare ofta med en form av paybackmetod.

– Men det är väldigt få saker som är så effektiva att de återbetalar investeringen på kort sikt. Istället är det bättre att inte belasta hela investeringen i kalkylen utan räkna på merkostanden för de dyrare alternativen och se livslängdskostnanderna på det.

Men har man kommit så långt i sina kalkyler, anser Heini-Marja Suvilehto att man lika enkelt kan göra en LCC.

– Problemet är att inte alla tänker på att använda en LCC  eller är för sent ute i upphandlingsprocessen och vågar inte ta med det. Det bästa är om man har med det redan i behovsanalysen.

Hon tror många undviker LCC av rädsla för att göra fel.

– Man vet inte vilka räntor och kalkylperioder man ska använda. Sedan är alltid risken att man överlåter åt anbudsgivarna att utforma sina egna kalkyler. Men det är den som köper som äger kalkylen och ska utformas som en blankett man ska lämna in. Den ska vara utformad så att det är bestämt hur lång livslängd olika lösningar har så att uträkningen blir transparent.

– Det är viktigt att ta befälet över LCC-kalkylerna och deras förutsättningar. Det är också viktigt att använda vedertagen standard hur man definierar energiprestandan. Anbudsgivare ska bara ange det och priset. Annars är risken att man jämför äpplen och päron, inte äpplen med äpplen, säger Heini-Marja Suvilehto.

Belysning är viktig del i driftskostnaden och där kan stora besparingar göras. Carl-Martin Johborg på Energimyndigheten arbetar med belysningsutmaningen. Det är en del av det internationella initiativet Global Lighting Challenge som lanserades på klimatmötet i Paris 2015. Utmaningen syftar till att få ut tio miljarder energieffektiva belysningslösningar på en global marknad och därigenom minska energianvändning och klimatpåverkan.

– Jag hoppas att upphandlare kan ställa kvalitetskrav och använda LCC som ett argument för att få in bra produkter och hela tiden höja kraven för att få en så bra och framtidssäkrad belysning, säger Carl-Martin Johborg.

Upphandlingsmyndigheten har inte bara tagit fram en generell kalkyl för beräkning av livscykelkostnader, LCC, utan också uppdaterat LCC-kalkylerna i Excel inom områdena inomhus– och utomhusbelysning. Det finns även kalkyler för vitvaror. LCC-kalkylerna ska bidra till mer energi- och kostnadseffektiva produktlösningar inom upphandling.

Vill du veta mer om LCC? Boka din plats på Tema: Morgondagens upphandling.