Vanligast är att ta hjälp av AI för att formulera upphandlingens krav. Många använder sig även av AI till föranalyser och att skapa upphandlingsdokumenten. Betydligt färre använder AI för att utforma avtal eller i avtalsuppföljning. Det är några av slutsatserna från den enkätundersökning som Upphandling24 gjort i mars i år med upphandlingschefer i Sverige.
65 procent säger sig ha väldigt stor eller ganska stor nytta av AI i sitt arbete och den största fördelen är tidsbesparing följt av bättre kvalitet, nya idéer och perspektiv, ökad noggrannehet samt ett snabbt juridiskt bollplank.
I drygt hälften av verksamheterna finns riktlinjer för AI-användning och i fler än var femte organisation är riktlinjer på väg att införas. Dock saknas det kunskap kring att använda AI bland det stora flertalet upphandlare. Bara 16 procent säger sig ha tillräcklig kunskap medan 8 av 10 anser sig ha viss – men inte tillräcklig – kunskap.
Inställningen till att använda AI i arbetet är övervägande positiv bland upphandlare. Drygt hälften av upphandlingscheferna har svarat att upphandlarna i deras organisation är övervägande positiva till AI, ungefär var tredje uppger 50/50 och enbart en av 77 svarande har svarat att upphandlarna är övervägande negativa till AI.
75 procent planerar att använda sig mer av AI eller börja arbeta med AI. Utmaningarna med att komma igång eller utöka sitt användade ligger främst i osäkerhet, exempelvis om det följer regelverk eller att man saknar rätt verktyg samt att upphandlarna saknar kompetens. Närmare 4 av 10 uppger också tidsbrist som ett hinder för att komma igång eller komma vidare.
En majoritet av upphandlarna upplever också att anbudsgivarna använder sig av AI och knappt hälften tycker inte att det påverkar upphandlingsarbetet. Däremot svarar flera av dem som tycker att det påverkar deras arbete att det är i negativ riktning. ”Sämre anbud. Påverkar hur vi ställer vissa frågor, främst tilldelningskriterier”, ”Problematiken är att anbudsgivaren sällan själva förstår vad de inkommit med i sitt anbud vilket genererar att de inte i praktiken uppfyller det de gått till anbud med i kontraktsskedet” och ”Vi vill inte ha leverantörer som på ett felaktigt vis kommer genom på grund av att att man skapat ett AI-dokument som sedan inte stämmer med verkligheten” är några av kommentarerna.
