Fråga: Vi säljer produkter som utgör en ganska liten del av myndighetens totala budget, men den är samtidigt mycket viktig för användarna. De skulle göra ett mycket sämre jobb utan den. Risken för skador skulle dessutom öka. Vi märker att de offentliga kunderna inte är så intresserade när vi försöker få kontakt, beror det på att det är för små belopp eller för att vi talar med fel personer? Vi säljer för mellan 300 000 kronor och två miljoner kronor per myndighet.
Svar: Det kan bero på båda de anledningar du anger. Låt oss titta på kundens förutsättningar vad gäller investeringar först. För mer än hundra år sedan upptäckte Vilfredo Pareto att 80 procent av marken i Italien ägdes av 20 procent av befolkningen. Senare har det visat sig att Paretos lag, eller 80/20-regeln, går att överföra till nästan vilken verksamhet som helst. Paretos lag gäller också inom offentlig sektor. 80 procent av budgeten går ofta till 20 procent av leverantörerna och resterande 20 procent slåss 80 procent av leverantörerna om.
Ni tillhör de 80 procent av leverantörer som kämpar om den mindre budgeten. Tråkigt kanske men åtta av tio av dem som läser den här frågespalten tillhör samma gäng om det är någon tröst. I så fall börjar ditt försäljningsarbete i en rejäl uppförsbacke. Den affär ni är ute efter har helt enkelt ofta låg prioritet hos upphandlaren.
Om du vore upphandlare skulle du troligen också fungera som andra upphandlare gör: ju mindre affär du ska administrera, desto mindre arbete kommer du att lägga ner på den.
Det gör att det är stor risk att mindre upphandlingar inte förbereds genom en ordentlig behovsanalys.
Med ett sådant tankesätt är risken överhängande att myndigheten väljer att vikta lägsta pris högt. Är det så, spelar det ingen roll hur bra produkt eller tjänst du har, eftersom kunden inte inser skillnaden – ännu. Detta är en av de saker som måste påverkas.
Du nämner att produkten är viktig för användarna. Ni har därmed hittat svar på en viktig fråga: För vem är vår produkt viktigast hos kunden? Fortsätt därför att ställa en annan fråga direkt till dem: Vad kan få kunden att engagera sig mer i upphandlingarna? Vad händer om de inte gör det?
Det är först när man ser skillnaden på dessa två svar som kunden brukar tänka annorlunda.
Det kan dessutom vara så att den funktion som er produkt har, kan skapa ett politiskt intresse om man ser till syftet med den. Alltifrån dålig städning på sjukhus till ökad risk för brand i kommunala fastigheter är områden där politiker har det yttersta intresset och ansvaret för att det ska vara bra städning och låg risk för brand. Allt annat vore dålig politik.
Så gör också en bedömning om ni kan få politikers gehör för era synpunkter. Det kan i så fall leda till att er affär får högre prioritet och blir mindre priskänslig.
Magnus Josephson
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer