”Alla handlingar är i princip offentliga”

Jag har skickat ut tilldelningsbeslut i min upphandling och nu ringer en anbudsgivare och vill ha ut alla anbud.  Vad ska jag göra?

Anbudsansökningar och anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till dess att tilldelningsbeslut fattats, anbuden offentliggjorts eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Absolut sekretess innebär att uppgifter ur anbudsansökningar och anbud inte får lämnas ut under upphandlingsprocessen till annan än den som har lämnat anbudet eller ansökan.

För de upphandlande myndigheter som omfattas av offentlighetsprincipen, alltså statliga myndigheter, landsting och kommuner samt kommunala och landstingsägda bolag, gäller att samtliga handlingar i en upphandling omfattas av reglerna om handlingars offentlighet och sekretess.

Det innebär att alla handlingar, även anbud, i princip är offentliga efter den tidpunkt då tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Om en anbudsgivare begär att få ut handlingar ska du göra en sekretessprövning, alltså du ska pröva om sekretess kan gälla för uppgifter i anbuden. Prövningen ska göras skyndsamt, det innebär att det i normalfallet får ta en eller maximalt ett par dagar.

”Alla handlingar är i princip offentliga”

En del anbudsgivare skriver i sina anbud att sekretess ska gälla för vissa uppgifter och anger även skälen för detta. Det kan vara en bra upplysning till den upphandlande myndigheten att ta hänsyn till vid sekretessprövningen.

Men det är fortfarande den upphandlande myndigheten som ansvarar för att göra prövningen. Om du kommer fram till att sekretess ska gälla för uppgifter i handlingarna och därmed inte vill lämna ut dem eller delar av dem, har den som begärt att få ut handlingarna rätt att få ett beslut av den upphandlande myndigheten.

Beslutet kan överklagas till kammarrätten som kan besluta om att handlingarna ska lämnas ut. Den upphandlande myndigheten kan således inte garantera att anbud som inkommer till myndigheten ska vara belagda med sekretess.

Offentlighetsprincipen gäller inte fullt ut hos statliga bolag. Dessa bolag omfattas endast av skyldigheten att lämna information om tilldelningsbeslutet som regleras i LOU. I övrigt har statliga bolag inte någon skyldighet att lämna ut handlingar eller andra upplysningar om en avslutad upphandling.