– Det är helt otroligt vilka priser vi har fått genom att göra en egen upphandling. Däremot är jag inte förvånad, säger Julianna Olofsson, upphandlare på Domstolsverket som ansvarat för Jönköpingsmyndigheternas upphandling.

Eftersom det här är första gången myndigheterna samarbetar i en upphandling, finns inga gamla avtal att jämföra med. Men vid en jämförelse med de priser myndigheterna betalar, det vill säga katalogpriserna, innebär upphandlingen stora vinster för skattebetalarna.

– Jag kan bara konstatera att vi har handlat dyrt tidigare. Skulle vi köpa produkterna i dag, hade vi fått betala cirka 3,8 miljoner kronor per år. Om vi köper samma produkter på det upphandlade ramavtalet betalar vi cirka 377 000 kronor. Det är helt fantastiskt.

Det statliga området för kontorsmaterial har varit avtalslöst sedan 2007, men myndigheter har ändå varit tvungna att handla. I Jönköping ligger flera stora statliga myndigheter, bland andra Domstolsverket, Skogsstyrelsen och Jordbruksverket, som köper in mycket pärmar, papper och pennor. Det har inneburit många dyra inköp.

Att prisskillnaderna är så stora kan delvis förklaras av det långa avtalslösa läget där myndigheterna ändå tvingats handla. Men samtidigt kan man fundera över varför till exempel en pärm kan kosta så lite. Enligt det upphandlade avtalet kostar en träryggspärm 75 öre, mot det tidigare avtalslösa priset på nästan 21 kronor.

– Kontorsmateriel är en knepig bransch med som det verkar osunda priser, säger Julianna Olofsson. För oss är det viktigt att följa upp avtalet, så att vi verkligen beställer avtalsprodukter i första hand och att det också är dessa produkter som levereras.

”Helt otroligt vilka priser vi har fått genom att göra en egen upphandling”

Julianna Olofsson, upphandlare, Domstolsverket

I avtalet finns drygt 200 nettoprissatta artiklar. För övriga produkter har myndigheterna 45 procents rabatt på Staples officiella prislista. Avtalet började löpa från första september. I startskedet ägnar Juliana stor del av sin tid åt att marknadsföra avtalet internt och att kontrollera att avtalet följs.

– Jag gör slumpmässiga kontroller av fakturor från leverantören, säger Julianna Olofsson. Senast i går hittade jag fel.

I just det fallet hade fel pris fakturerats för en produkt, något som dock rättas till snabbt av leverantören.

– Det har varit ovanligt få fel jämfört med tidigare avtal, säger Julianna Olofsson, men det kanske beror på att jag tydligt har markerat för leverantören att jag kommer att följa upp avtalet.

Domstolsverket följer också upp med beställarna så att de beställda varorna inte ersätts av andra och dyrare produkter. Varannan vecka har Domstolsverket inbokade möten med leverantören för att se till att problem rättas till.

Efter årsskiftet när avtalet har använts i ett par månader ska en större uppföljning göras för att se i vilken omfattning verksamheterna köper de nettoprissatta produkterna.

Marknadsföringen av avtalet görs genom intranätet, där Julianna Olofsson tipsar om avtalet och framhåller priserna på avtalsprodukterna.

Beställningen görs via Staples webb och där är inte avtalsprodukterna markerade på något speciellt sätt. Under nästa år kommer Domstolsverket att införa en egen inköpsportal och då kommer rekommenderade produkter att märkas med en symbol.

Avtalslöst länge

VHS, den myndighet som upphandlar och förvaltar ramavtal av kontorsmaterial till den statliga sektorn, har haft problem att få till något avtal på grund av överprövningar. I den första vändan uteslöt VHS leverantörer för att de hade lämnat orimligt låga anbud. VHS förlorade i kammarrätten. Enligt domstolen måste VHS för att förkasta ett anbud kunna visa att leverantören inte kan leverera till det låga anbudspriset. Det lyckades inte VHS göra, enligt domstolens bedömning.

Så i stället för att bara sitta och vänta på att ett statligt avtal ska bli klart, har Jönköpingsmyndigheterna därför tagit initiativ till samarbete i en egen upphandling.

– Vi måste sätta ner foten. Det finns en lag om detta, det ska upphandlas, och vi kan inte vänta längre. Det är skattepengar som bara rinner iväg.

Från början var det tänkt att Skogsstyrelsen skulle driva samarbetet. Men den hade inte möjlighet att avsätta resurser och därför tog Jordbruksverket, med Julianna Olofsson i spetsen, på sig den uppgiften. När hon sedan bytte arbetsgivare till Domstolsverket, tog hon med sig uppgiften dit.

– Att myndigheterna i Jönköping borde samarbeta mer har vi pratat om länge. Vi har ett nätverk som träffas, men det här är första gången vi faktiskt genomför en gemensam upphandling.

När förfrågningsunderlaget skulle skrivas fick varje myndighet dels ta fram en egen produktkorg, dels en egen kravlista. Produktkorgen och kravlistan sammanställdes av Julianna Olofsson. Jobbet gick smidigt eftersom det visade sig att myndigheterna hade likartade behov.

Tog fram uppgifterna

Julianna Olofsson ville göra det så enkelt som möjligt för anbudslämnarna och begränsade antalet frågor. Alla de underlag som myndigheten själv kunde ta fram ur de offentliga registren, behövde anbudslämnarna inte lämna in. Och i själva underlaget markerade små ikoner vid varje rubrik tydligt angav vad det handlade om.

Ikonerna visar till exempel om texten kommer att användas i avtalet, om frågan innehåller skallkrav eller om texten ingår i kvalificeringen.

– Jag använde mig av upphandlingsverktyget Tendsign och utnyttjade kapaciteten fullt ut. Vi har fått många reaktioner på att det var enkelt att lämna anbud, säger hon.

För att ge en vägledning till anbudslämnarna om hur stor volym ramavtalet handlade om, redovisades den nuvarande totala årsvolymen för de fem myndigheterna: 4 860 000 kronor.

Däremot förband sig inte myndigheterna att köpa en viss volym under avtalsperioden.

I förfrågningsunderlaget bifogades dessutom de nuvarande leverantörernas artikelnummer och i vissa fall fabrikat. De var tänkta att ses som normgivande, kvalitets-
beskrivande och förtydligande exempel.

Samma leverantör men olika avtal

Under utvärderingsperioden fick flera anbudslämnare skicka in varuprover för att säkerställa att de offererade produkterna uppfyllde kvalitetskraven.

– Jag har försökt göra en så rättvis bedömning som möjligt och begärde in prover när jag var osäker, säger Julianna Olofsson.

– Dessutom fick jag hjälp av min kollega Jenny Lilja när vi skulle kvalitetsbedöma proverna, säger hon.

Anbudsområdet var indelat i elva produktområden, som plastfickor, skrivbordsartiklar och mappar, totalt drygt tvåhundra produkter.

De beskrevs i en prisbilaga, tillsammans med de nuvarande leverantörernas artikelnummer och i vissa fall även fabrikat. På så sätt fick anbudslämnarna tydliga exempel på vad myndigheterna förväntade sig.

Pris på minst 80 procent

För att kunna gå vidare till utvärdering var anbudslämnarna tvungna att lämna pris på minst 80 procent av produkterna inom varje produktområde.

Myndigheterna beslutade sedan att anta den leverantör som lämnat det lägsta priset på samtliga produktgrupper.

Vad gäller avtalet beslutade upphandlarna på myndigheterna att de ska anta samma leverantör, men varje myndighet ska skriva sitt eget avtal efter upphandlingen. Det innebär ett avtal per myndighet, men också att avtalsvillkoren kan se olika ut.

– Avtalen kommer säkert att utvecklas under avtalsperioden med tillägg som är myndighetsunika. Dessutom har ingen myndighet möjlighet att förvalta avtalen. Därför skriver vi egna avtal.

Samarbetet har gett mersmak och myndigheterna kan tänka sig att göra fler upphandlingar tillsammans.

– Vi sparar pengar åt varandra och det tar i princip inte längre tid att upphandla tillsammans än till sin egen myndighet, säger Julianna Olofsson.