Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Månadens profil
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
    • Anbudsutvärdering
    • Avtalsförvaltning
    • Entreprenadupphandling och AMA AF
    • Hållbar upphandling
    • Kvalificerad entreprenadupphandlare
    • Kvalificerad IT-upphandlare
    • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning
    • Leda upphandlingar effektivt
    • LOU på två dagar
    • Ramavtal
    • Robusta IT-avtal
    • Säkerhetsskyddad upphandling
  • Nätverk
    • Upphandlare
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenadupphandlare
    • IT-upphandlare
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
  • Platsannonsera

”Beskriv behov före tekniska krav”

DebattI många upphandlingar används termer som kanske inte helt förstås av kravställaren själv. Kravlistan betonar teknikbaserade krav som försöker detaljstyra tjänsteleverantörerna, i stället för att fokusera på den upphandlande verksamhetens faktiska behov, skriver Christofer Wiechert, Inexchange.

| 2023-09-08
Christofer Wiechert, lösningskonsult, Inexchange.

Sammanfattningsvis kan övergången till en problemorienterad kravställning potentiellt förändra hur offentliga upphandlingar genomförs. Genom att fokusera på de faktiska utmaningarna och vara öppen för olika lösningar kan man inte bara bättre tillgodose verksamhetsbehoven, utan också skapa en mer dynamisk och innovativ upphandlingsmiljö.

Att ställa detaljerade tekniska krav på denna nivå är sällan den bästa metoden och kan anses vara en felaktig strategi, då de faktiska problemen som man försöker lösa ofta går förlorade i inkorrekta benämningar eller tekniska termer.

En möjlig lösning och effektiv åtgärd för bristande kravställningar inom den offentliga sektorn bör vara en mer problemcentrerad kravmetodik. Eftersom huvudmålet för den upphandlande organisationen är att förenkla och förbättra verksamheten, handlar det oftast om att kunna hantera fakturor mer effektivt och säkert.

Dock hamnar detta mål alltför ofta i skuggan av krav på hur tjänsteleverantörer ska agera vid anslutningar till Peppol, hur trafik bör riktas mellan olika operatörer och liknande. Dessa krav är redan fastställda mellan operatörer och tjänar inte syftet att förstärka verksamhetens behov.

Avviker från syftet
När man detaljstyr komplexa krav, utan att förstå deras verkliga värde, avviker man från syftet med att genomföra upphandlingen i enlighet med LOU (lagen om offentlig upphandling). Det kan resultera i att upphandlingsprocessen snarare blir ett hinder än en möjlighet. 

Valet av leverantör bör grundas på affärsmässiga överväganden och bedömas utifrån vilken leverantör som kan erbjuda den bästa produkten eller tjänsten till de bästa förutsättningarna.

Detta kräver en balans mellan produktkvalitet och pris, där kvalitet definieras som det bästa förhållandet mellan pris och prestanda – alltså hur väl leverantören kan uppfylla organisationens behov.

Men vad ligger bakom denna komplexitet i kravställningarna?
En stor del kommer förmodligen från en metodik vid offentliga upphandlingar som syftar till att säkerställa maximal funktionalitet för att undvika framtida problem. Ofta återanvänder man krav från tidigare upphandlingar eller offentliga kravbibliotek för IT-upphandlingar. Man lutar sig även mot befintliga lösningar och förlitar sig till sin nuvarande tjänsteleverantör snarare än att genomföra marknadsundersökningar och inhämta externa åsikter innan kraven publiceras i upphandlingen.

De faktiska utmaningarna i fokus
Ett exempel på ett mycket vanligt krav, som snarare detaljstyr än löser ett problem, är: “Om ett meddelande är markerat att skickas via Peppol, men mottagaren inte är registrerad i någon SMP (Service Metadata Publisher), ska tjänsteleverantören meddela angiven kontakt på myndigheten”. Detta krav fokuserar på tekniska detaljer som redan är avtalade inom Peppol, i stället för att ta upp det faktiska funktionella behovet.

För att ändra riktningen och blicka mot framtiden bör en mer problemorienterad kravställning omfamnas. Kravet kunde i stället vara: “Lösningen bör säkerställa att elektroniska fakturor når alla möjliga mottagare. Om mottagaren inte kan ta emot elektroniska fakturor, ska utställaren automatiskt meddelas.”

Genom att använda en problemorienterad metodik för kravhantering fokuserar man på att lösa faktiska utmaningar snarare än att detaljstyra tekniska aspekter. Krav kan formuleras på olika sätt. Istället för att hålla fast vid en fyrkantig metodik menar jag att man bör utforska andra områden inom IT-organisationen där kravställningar görs. Till exempel agila utvecklingsprinciper där krav ofta formuleras utifrån användarberättelser för att framhäva mål och syfte.
Detta är en bättre strategi än att ha obligatoriska krav som enbart kan besvaras med ett enkelt “Ja”.

En mer innovativ upphandlingsmiljö
Denna typ av kravhantering hjälper den offentliga verksamheten att verkligen följa de grundläggande principerna i LOU, som handlar om att använda skattepengar effektivt och främja konkurrens. Genom att hålla fast vid målet att lösa verkliga problem, istället för att stirra sig blind på tekniska detaljer, skapar man en smidigare och mer progressiv upphandlingsprocess.

Sammanfattningsvis kan övergången till en problemorienterad kravställning potentiellt förändra hur offentliga upphandlingar genomförs. Genom att fokusera på de faktiska utmaningarna och vara öppen för olika lösningar kan man inte bara bättre tillgodose verksamhetsbehoven, utan också skapa en mer dynamisk och innovativ upphandlingsmiljö.

Christofer Wiechert
Lösningskonsult, Inexchange

Annons

Vill du också skriva ett debattinlägg?
Kontakta Ann-Louise Larsson på ann-louise@upphandling24.se för mer information!

Läs mer: Debatt

UH24 Debatt

debatt@uh24.se

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler nyheter

AI minskar jobbstressen

Tema: AI

AI minskar stressen om man har många eller nya arbetsuppgifter. Det visar en ny studie från Örebro universitet. ”Det finns en uppfattning om att AI kan öka stressen. Här finner vi det omvända” säger forskaren Magnus Lodefalk.

“En upphandlare måste vara djärv”

Det gäller att lyfta blicken och våga testa nytt. Så resonerade Kathe Mandorff och Catarina Sjöling när de tog sig an den nationella upphandlingen av vårdbemanning. En insats som gav dem priset Årets inköpare 2025. ”Vi ska unna oss en upplevelse för vinstpengarna – gärna med inslag av hästar och vin”, säger den samstämmiga duon.

Foto: Amanda Hallström.

Tioårsjubileum för marknadens pris

Karriär

Anbudspriset har delats ut sedan 2015 och tar emot nomineringar fram till 10 juni. ”Priset är ett bra sätt att sprida goda exempel.”, säger Ulrica Dyrke , ordförande i föreningen Anbudspriset.

Få upphandlar innovativt

Innovationsupphandling är katalysator för att öka Sveriges konkurrenskraft. Men för att kraften ska tas tillvara behövs mer stöd till upphandlarna. Det framgår av en ny rapport.

Vidareutbildning inom offentlig upphandling

Vidareutbilda dig inom offentlig upphandling

Utbildning

Vill du utbilda dig inom offentlig upphandling? Vi erbjuder flera matnyttiga kurser både på distans och på plats i Stockholm.

Växjöparkering prövas igen

Växjös upphandling av parkeringsappar fick bakläxa av kammarrätten. Men en rättning av upphandlingen tycks inte räcka. Leverantören Parkster har valt att inleda ytterligare en juridisk process.

Lediga jobb

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

Tillsvidareanställd upphandlare

Upphandlare/inköpare till Haninge kommun

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

Senaste nyheterna

AI minskar jobbstressen
“En upphandlare måste vara djärv”
Tioårsjubileum för marknadens pris
Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare
Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun
Få upphandlar innovativt
Vidareutbildning inom offentlig upphandlingVidareutbilda dig inom offentlig upphandling
Växjöparkering prövas igen
Eslöv blickar framåt
NobinaTar strid om Stockholmstrafiken
Firar seger i pilotfall
Tillsvidareanställd upphandlare
Upphandlare/inköpare till Haninge kommun
Uppsala får rätt mot ”fyra stora”
Slottner: Ökad konkurrens och minskat krångel
Malin SieversMalin efter Olof
BolagsverketKontrolltjänst med förhinder
Riksdagsenighet om IPI
Utlovar enklare annonsering
Nya perspektiv från syd
ANNONS FRÅN INDUS OCH EXPANDIA

Guide–upphandla moduler

Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Här får du tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister. Ladda ner kostnadsfritt >

Mest visade inlägg

  • Tar strid om Stockholmstrafiken
  • Uppsala får rätt mot ”fyra stora”
  • Slottner: Ökad konkurrens och minskat krångel
  • Firar seger i pilotfall
  • Utlovar enklare annonsering
  • Malin efter Olof
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Därför uteblir efterannonserna
  • Vidareutbilda dig inom offentlig upphandling

Läsarnas åsikter

Per Johansson : Upphandlare saknar kriskunskap
De frågor du ger exempel Emelie är inte frågor som jag som upphandlare vanligtvis kan, eller kommer att kunna, svara…
Emelie : Upphandlare saknar kriskunskap
Mycket ansvar och kunskap finns absolut inom organisationen. Men den kunskapen bör absolut finns även hos upphandlarna. I vissa upphandlingar…
Upphandlare : Därför uteblir efterannonserna
Till Jens, Det handlar inte bara om att det tar tid att fylla i formulären, utan om att E-forms helt…
Amanda : Upphandlare saknar kriskunskap
Hej Emelie! Tack att du uppmärksammade att länken inte fungerade, det är nu fixat och du kan läsa rapporten här:…
Per Johansson : Upphandlare saknar kriskunskap
Varför är frågan ställd till upphandlare? Naturligtvis ska den kunskapen finnas i en organisation men den behöver inte finnas hos…
Jenny : Därför uteblir efterannonserna
Hej Jens, Jag förstår din tanke, men skillnaden är nog att många upphandlare gör många upphandlingar per år, och då…
Emelie : Upphandlare saknar kriskunskap
Väldigt intressant läsning, som förhoppningsvis kommer leda till satsningar runt om i landet som i sin tur resulterar i mer…
Jens : Därför uteblir efterannonserna
Men hallå! Som egenföretagare måste jag varje månad lämna in det ena och det andra till skatteverket och andra myndigheter.…
Yngve Westerlund, MobistikUtveckling : Särskild kollektivtrafik hotas av ineffektivitet
Tack Nobina för ett välinformerat och viktigt inlägg kring den särskilda kollektivtrafiken, som i Danmark går under samlingsnamnet Flextrafik. Här…
Wild Boy : Inköpsvolymen ökar kraftigt
Offentlighetsprincipen mm i alla ära men det känns mer än olustigt att behöva ge uppgifter om min arbetsgivares och min…

Aktuella utbildningar

  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupnings­kurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Anbuds­utvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025

Få vårt nyhetsbrev

Håll dig informerad om de senaste nyheterna inom offentlig upphandling! Prenumerera på Upphandling24:s kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde *
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

RSS Analyser från Inköpsrådet

  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Bo Nordlin

Kontaktuppgifter

Adress: Upphandling24, Tegnérgatan 39, 111 61 Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »