Sammanfattningsvis kan övergången till en problemorienterad kravställning potentiellt förändra hur offentliga upphandlingar genomförs. Genom att fokusera på de faktiska utmaningarna och vara öppen för olika lösningar kan man inte bara bättre tillgodose verksamhetsbehoven, utan också skapa en mer dynamisk och innovativ upphandlingsmiljö.
Att ställa detaljerade tekniska krav på denna nivå är sällan den bästa metoden och kan anses vara en felaktig strategi, då de faktiska problemen som man försöker lösa ofta går förlorade i inkorrekta benämningar eller tekniska termer.
En möjlig lösning och effektiv åtgärd för bristande kravställningar inom den offentliga sektorn bör vara en mer problemcentrerad kravmetodik. Eftersom huvudmålet för den upphandlande organisationen är att förenkla och förbättra verksamheten, handlar det oftast om att kunna hantera fakturor mer effektivt och säkert.
Dock hamnar detta mål alltför ofta i skuggan av krav på hur tjänsteleverantörer ska agera vid anslutningar till Peppol, hur trafik bör riktas mellan olika operatörer och liknande. Dessa krav är redan fastställda mellan operatörer och tjänar inte syftet att förstärka verksamhetens behov.
Avviker från syftet
När man detaljstyr komplexa krav, utan att förstå deras verkliga värde, avviker man från syftet med att genomföra upphandlingen i enlighet med LOU (lagen om offentlig upphandling). Det kan resultera i att upphandlingsprocessen snarare blir ett hinder än en möjlighet.
Valet av leverantör bör grundas på affärsmässiga överväganden och bedömas utifrån vilken leverantör som kan erbjuda den bästa produkten eller tjänsten till de bästa förutsättningarna.
Detta kräver en balans mellan produktkvalitet och pris, där kvalitet definieras som det bästa förhållandet mellan pris och prestanda – alltså hur väl leverantören kan uppfylla organisationens behov.
Men vad ligger bakom denna komplexitet i kravställningarna?
En stor del kommer förmodligen från en metodik vid offentliga upphandlingar som syftar till att säkerställa maximal funktionalitet för att undvika framtida problem. Ofta återanvänder man krav från tidigare upphandlingar eller offentliga kravbibliotek för IT-upphandlingar. Man lutar sig även mot befintliga lösningar och förlitar sig till sin nuvarande tjänsteleverantör snarare än att genomföra marknadsundersökningar och inhämta externa åsikter innan kraven publiceras i upphandlingen.
De faktiska utmaningarna i fokus
Ett exempel på ett mycket vanligt krav, som snarare detaljstyr än löser ett problem, är: ”Om ett meddelande är markerat att skickas via Peppol, men mottagaren inte är registrerad i någon SMP (Service Metadata Publisher), ska tjänsteleverantören meddela angiven kontakt på myndigheten”. Detta krav fokuserar på tekniska detaljer som redan är avtalade inom Peppol, i stället för att ta upp det faktiska funktionella behovet.
För att ändra riktningen och blicka mot framtiden bör en mer problemorienterad kravställning omfamnas. Kravet kunde i stället vara: ”Lösningen bör säkerställa att elektroniska fakturor når alla möjliga mottagare. Om mottagaren inte kan ta emot elektroniska fakturor, ska utställaren automatiskt meddelas.”
Genom att använda en problemorienterad metodik för kravhantering fokuserar man på att lösa faktiska utmaningar snarare än att detaljstyra tekniska aspekter. Krav kan formuleras på olika sätt. Istället för att hålla fast vid en fyrkantig metodik menar jag att man bör utforska andra områden inom IT-organisationen där kravställningar görs. Till exempel agila utvecklingsprinciper där krav ofta formuleras utifrån användarberättelser för att framhäva mål och syfte.
Detta är en bättre strategi än att ha obligatoriska krav som enbart kan besvaras med ett enkelt ”Ja”.
En mer innovativ upphandlingsmiljö
Denna typ av kravhantering hjälper den offentliga verksamheten att verkligen följa de grundläggande principerna i LOU, som handlar om att använda skattepengar effektivt och främja konkurrens. Genom att hålla fast vid målet att lösa verkliga problem, istället för att stirra sig blind på tekniska detaljer, skapar man en smidigare och mer progressiv upphandlingsprocess.
Sammanfattningsvis kan övergången till en problemorienterad kravställning potentiellt förändra hur offentliga upphandlingar genomförs. Genom att fokusera på de faktiska utmaningarna och vara öppen för olika lösningar kan man inte bara bättre tillgodose verksamhetsbehoven, utan också skapa en mer dynamisk och innovativ upphandlingsmiljö.
Christofer Wiechert
Lösningskonsult, Inexchange
