Chattappar kan bidra till bättre samarbete och högre produktivitet och Slack verkar göra det mest av dem alla. Det vittnar nio miljoner aktiva användare varje vecka om.

Men chattapparna kan också leda till stress, eftersom de ständigt pockar på uppmärksamhet. Det finns exempel på att problemen blivit så stora på vissa företag att man valt att slå på ”stör ej”-läget (Do Not Disturb) för samtliga medarbetare.

Om du tycker det låter som en extrem åtgärd kan du ta en titt på de här tio tipsen från Computerworld:

1. Var inte blyg med Do Not Disturb

Det kanske inte är så smart att slå på stör ej-läget hela dagen, men för en del hjälper det med koncentrationen under begränsade tidsperioder. Beroende på vilken typ av jobb man har kan det vara en bra idé att göra det även på fritiden. Det går även att schemalägga återkommande perioder då man inte vill bli störd.

2. Skapa hierarkier för all kommunikation

Testa att prioritera meddelanden i tre lägen: brådskande, viktigt och resten. Med brådskande menas att ett meddelande både är viktigt och tidskritiskt. En bra strategi kan vara att bara störa andra på grund av brådskande ärenden. Man kan med fördel utöka den här strategin med olika lägen som passar en själv, till exempel ett för alla meddelanden som rör en viss person som man har mycket att göra med.

3. Schemalägg Slack-perioder

Kommunikation på Slack inom team förvandlas lätt till sociala forum, med emojis, bilder och annat som inte direkt berör jobbet. Varje gång man läser ett sådant meddelande tar det tid att återigen koncentrera sig på den arbetsuppgift man är upptagen med.

Ett sätt att komma runt sådana här problem är att avsätta speciella tidsperioder då man ägnar sig åt Slack, till exempel en kvart eller en halvtimme varannan timme. På så vis slipper man ständigt avbryta det man håller på med.

4. Få meddelanden om nyckelord

Om du anger att du ska bli uppmärksammad på meddelanden som innehåller vissa nyckelord så är det kanske lättare att bortse från Slack i övrigt.

5. Arkivera och ta bort kanaler

Se till att kontinuerligt arkivera och ta bort Slackkanaler som du inte längre behöver följa. Man behöver inte följa varenda kanal för evigt.

6. Integrera Trello och Slack

Det är vanligt att folk använder både Trello och Slack för att hantera projekt, vilket kan göra det ännu jobbigare att hänga med i allt som händer. Ett sätt att minska bördan är att se till att konversationer i Trello vidarebefordras till Slack.

7. Sätt bottarna i arbete

Det finns olika lösningar för att använda bottar i Slack. Ett exempel är en bot som lagrar vissa data i en databas och sedan svarar på användares frågor som berör de ämnen som dessa data handlar om. Det finns andra exempel på tillämpningar för bottar, som att organisera länkar och automatisera hantering av möten.

8. Stäng av eller tämj notifieringar

Notifieringar (meddelanden om att det kommit meddelanden) i Slack som visas på skrivbordet eller på mobiler kan vara ackompanjerade av ljud, vilket snabbt kan bli ett stort distraktionsmoment. Och även om de görs ljudlösa så kommer de att dyka upp i tid och otid.

Det går att ställa in graden av notifieringar, till exempel bara för nya meddelanden eller meddelanden som innehåller en @-referens. Det går vidare att ha olika inställningar för olika klientenheter och till och med för olika kanaler.

Om det är riktigt illa kan man stänga av notifieringar och säkerställa att ens kollegor har ens telefonnummer, för riktigt viktiga ärenden.

9. Kolla bara Slack när du har avslutat arbetsuppgifter

Om du inte är inne i någon verkligt viktig diskussion i Slack kan du prova att bara kolla chattjänsten när du har betat av en arbetsuppgift.

10. Skippa mejl

Är det bara Slacks fel att du känner dig stressad av att kommunicera? Problemet kanske är det sammanlagda behovet av att kommunicera?

Ett sätt att komma till rätta med det kan vara att slopa mejlkonversationer, åtminstone internt på ett företag. Ett annat sätt kan vara att se till att det bara går att använda Slack på ett företag under vissa tidsperioder under dagen, kanske tre halvtimmesperioder per dag.