Borås brister i upphandlingen

Dålig följsamhet mot ramavtal, strukturella brister och avsaknad av användbara checklistor. Även om kritiken mot Borås stads upphandlingar bitvis är hård tror inte revisionschefen att läget är sämre än i andra kommuner.

Stadsrevisionen i Borås har med stöd från Deloitte skärskådat kommunens upphandling och upphandlingsprocess. Granskningsrapporten bjuder på rätt bister läsning.

Vid direktupphandlingar noteras såväl överskridande av beloppsgränser som avsteg från kravet på att vända sig till tre leverantörer. Följsamheten mot ramavtal kunde vara bättre.

Ingen av de enheterna får toppbetyg vad gäller löpande uppföljning av avtalstrohet, väldokumenterade internkontrollplaner samt skriftlig uppföljning. En förvaltning och ett bolag har medelgod uppföljning medan den hos övriga sju enheter betraktas som låg.

Det saknas bra rutiner för att identifiera övergripande behov av nya ramavtal och vilka ramavtal som behöver förnyas. Enligt rapporten innebär bristen på rutiner för att identifiera upphandlingsbehov risker i form av bland annat oplanerad direktupphandling.

Dokumenterad och standardiserad form för upphandlingsprocessen saknas. Flertalet av de granskade enheterna har inte någon checklista för vilka olika steg som ska gås igenom vid upprättande av förfrågningsunderlag och andra steg i upphandlingsprocessen.

Som revisionschef vid Borås stad ansvarar Ola Sabel för granskningsarbetet inför de förtroendevalda revisorerna. Enligt honom är Borås sannolikt varken är bättre eller sämre än andra kommuner – men att det helt klart finns utrymme för förbättringar.

Han beskriver rapporten som en varningsklocka:

– Lagstiftningen runt upphandlingar är komplex och mot den bakgrunden finns det anledning att oftare dra nytta av specialisterna vid kommunens inköpsavdelning.

Av revisionsrapporten att döma verkar denna avdelning verkar vara rätt okänd inom organisationen. I och med att det inte ställs krav på att denna servicefunktion ska anlitas har den använts i varierande utsträckning.

Förvaltningarna tenderar att använda upphandlingsavdelningen i högre grad än bolagen som oftare köper tjänster från exempelvis advokatbyråer. Klart är i alla fall att upphandlingar som i sin helhet har genomförts av upphandlingsavdelningen har klarat sig bättre vad gäller överprövningar.