Den som tilldelar ett kontrakt eller ett ingånget ramavtal över direktupphandlingsgränsen är skyldig att efterannonsera inom 30 eller 48 dagar.
Men enligt Konkurrensverket är det ett lagkrav som många upphandlade myndigheter inte lever upp till.
För att ta reda på varför de bryter mot lagen kontaktade Konkurrensverket 50 slumpmässigt utvalda upphandlande myndigheter. De hade alla genomfört minst en upphandling under 2021 och 2022 utan att efterannonsera.
I en ny analys växer en bild med stora och oroande brister fram.
Rutinerna för efterannonsering fungerar inte. Antingen har rutiner överhuvudtaget inte funnits eller så har de inte följts. Alternativt har ansvarsfördelningen inom myndigheten, eller mellan myndigheten och eventuella upphandlingskonsulter, varit bristfällig.
Det finns även brister i kännedomen om regelverket för efterannonsering, enligt ananlysen.
En annan orsak som lyfts fram är att vissa e-verktyg inte upplevs ge tillräckligt stöd kring efterannonsering.
36 av de 50 slumpmässigt utvalda myndigheterna som kontrollerades fick kritik av Konkurrensverket.
Maria Engström
Jag försöker verkligen efterannonsera men efter att E-forms kom så var jag böjd att ge upp.
Förra året efterannonserade jag en produktupphandling med 23 olika delområden samt en generell del (24 delar totalt) där jag använt upphandlingsverktyget Tendsign för utvärdering. Jag vill utnyttja systemen så mycket som möjligt för att undvika manuell handpåläggning så långt det går. Men vad jag ångrade mig då
Efterannonseringen tog mig 2 dagar, totalt 6 timmar.
Jag hade ca 500 aktiviteter att utföra innan jag blev klar.
För varje delområde behöver jag lägga in samma uppgifter alltså 24 ggr. Typ av anbud, underleverantör, – Utvärderingsmetod – sammanfattar konsekvent alla börkrav till ETT börkrav. Jag skulle kunna ha 10-12 olika börkrav per delområde, det vägrade jag göra. – Kontrakts-ID – hoppade över rangordning fast jag hade det. Jag försöker då gena så mycket som möjligt för att vinna tid och funderar skarpt på att hädanefter alltid ha mina kravspecifikationer i en excel med den påföljd att man inte utnyttjar de funktioner som finns i systemen. Då är effekten av att ha ett systemstöd 0.
Jag ser en stor risk i att efterannonseringen är så komplex och tidsödande att fler och fler kommer att strunta i det för att man inte har tid. Vad är då statistiken värd?
De flesta offentliga myndigheter brottas idag med stora underskott och försöker effektivisera sin administration då måste såna saker som efterannonsering vara enkelt och intuitivt. Systemstöden måste förbättras samtidigt som EU kanske inte behöver kräva in så mycket statistik ex telefonnr till leverantör (vem kommer att ringa dem?)
Vi har idag e-Avrop där det är lättare att efterannonsera så det kan vara möjligt att systemstödet förbättrats i Tendsign
Eva
Vi annonserar i Tendsign och det är helt hopplöst att efterannonsera, särskilt med många anbudsområden. Det tar ca en halv arbetsdag (minst) Det efterfrågas Idnummer och kontraktid och andra nummer som inte ens supporten kan svara på vilket nummer dom menar att man ska ange där. På varje anbudsområde och för varje leverantör ska man besvara samma fråga om och om igen. Varje gång jag efterannonserat så har det dykt upp nya frågor, ny information som efterfrågas.
Fundersam
Håller helt med er Maria och Eva!
Jag är övertygad om att det är alla stackare som har Tendsign som upphandlingsverktyg som helt enkelt har gett upp att efterannonsera, och drar ner statistiken för alla.
Anledningen till det är att man behöver fylla i en massa onödig orelevant information manuellt, som lätt hade kunna tagits från upphandlingen i ett mer användarvänligt upphandlingsverktyg.
Tack och lov finns det andra aktörer på marknaden, som faktiskt har tänkt på oss upphandlare!
Sussie Dylan
Håller med ovanstående, historiskt sett har jag nog misskött det hela men bättrat mig. Nu tar jag efterannonsering på allvar men finner i likhet med andra Tendsigns modul för det hela på tok för svårarbetad. Mycket redan redovisad fakta ska redovisas ytterligare ett par gånger i varje annons och det verkar som att man hittat på en egen terminologi Som anförs ovan blir det mycket genvägar som systemet tack och lov verkar godta men då ställer man sig frågan vilken nytta man har av informationen och av upphandlarens arbete.
GUP
Efterannonsering och e-Forms är tyvärr ett komplett byråkratiskt haveri. Att detta får fortgå är ett mysterium. I grunden är det givetvis sympatiskt med någon form av harmoniserad standard för att samla in statistik och data men implementationen är, ja som sagt bedrövlig. Som korrekt skrivs ovan är informationen som (lyckas) registreras allt annat än tillförlitlig.
Torbjörn
Jo då, håller med samtliga ovanstående. Som Tendsign användare kan man bli tokig för mindre när det kommer till att ”vidimera” efterannonsen.
Konsulten
Ibland är det helt omöjligt att ta sig igenom efterannonseringen i E forms, man klickar i något som man i bästa fall vet vad som efterfrågas, då ska ytterligare frågor besvaras, där det är väldigt otydligt vad som efterfrågas.
Felmeddelandena bjuder inte på många ledtrådar om vad som som saknas och varför.
Kafka liknande processer och en byråkratisk mardröm som får skatteverkets svåraste blankett att se ut som ett under av tydlighet.
Senior upphandlare
Att vi har ett regelverk som försvårar för oss upphandlare är naturligtvis irriterande och ett potentiellt arbetsmiljöproblem men ändock något som vi måste hantera. Det åligger utan tvekan respektive chef att säkerställa så de arbetsuppgifter som behöver genomföras också har det resursbehov som krävs. Många upphandlande myndigheter har fortfarande chefer som saknar kunskap av upphandling. Dessutom så är inte LOU i första hand en lag för oss upphandlare utan en lag som ska säkerställa så att alla upphandlingar sker korrekt och att konkurrensen tas tillvara. Efterannonseringen är ett kvitto på att vi genomfört upphandlingen på ett öppet och transparant sätt och att vi också visar marknaden vad vi gjort. För leverantörerna är också efterannonsen ett verktyg för att kunna analysera marknaden med avseende på potentiella kunder.
Varför inte direktupphandlingar behöver efterannonseras är för mig en gåta.
Som det verkar så funkar efterannonsering i e-Avrop betydligt bättre än Tendsign. Skulle vara intressant att höra vad ni som använder Kommers eller Clira säger om er process.
SvenAntenn
Så är det förvisso, men om nu efterannonseringen fyller en så vital funktion för att garantera konkurrens och den fria rörligheten mm så finns det väl all anledning att göra funktionen användarvänlig och begriplig? Näringslivet verkar inte ta del av mina genomförda efterannonseringar av döma av alla krav på att få ut gamla tilldelningsbeslut, Det är ytterligare en anledning att få det att funka
Less upphandlare
Ja håller fullt ut med alla kommentarer ovan. Har givit upp på att efterannonsera om jag har flera anbudsområden och tilldelar flera leverantörer. Så oklart vad som ska läggas in var och vad olika begrepp betyder. Det är lika ofta dåligt att en massa information automatgenereras in i olika fält som att man måste skiva in samma sak tusen gånger, när informationen som kommer med in är felaktig och inte går att redigera, t ex namn på anbudsgivare, som ofta inte är de korrekta bolagsnamnet kopplat till orgnumret utan det leverantören har valt att registrera som sitt ”anbudsgivarnamn” i upphandlingsverktyget (TendSign för vår del). Tillslut lägger man bara in ngt värde i fälten för att kunna komma vidare. Syftet med efterannonsering är till viss del att erhålla bra statistik. Begreppet ”Shit in – shit out” är väldigt passande här kan jag krasst konstatera. Se till att skapa bra och enkla verktyg som bara kräver in den mest nödvändiga infon och inte en massa annat så kommer man att sköta det här med efterannonsering, jag lovar. Det handlar inte om att man inte vill eller struntar i det, det handlar om att det helt enkelt i stort sett inte går att göra det på ett bra och korrekt sätt och då förstår i alla fall inte jag syftet med det hela. Jag lägger mycket hellre den tiden på att hålla individuella återkopplingsmöten med anbudsgivarna för att förklara vår poängsättning av deras anbud och ge dem tips på hur de kan lämna bättre anbud nästa gång.
Jens
Men hallå! Som egenföretagare måste jag varje månad lämna in det ena och det andra till skatteverket och andra myndigheter. Det är också ”krångligt” och ”tidskrävande”
Men det är ett lag krav att jag gör det och därför gör jag det. Upphandlare! Sluta gnälla och följ lagen om efterannonsering eller sök er till andra yrken
Jenny
Hej Jens,
Jag förstår din tanke, men skillnaden är nog att många upphandlare gör många upphandlingar per år, och då sker redan en massiv dokumentation och annonsering i tidigare steg, och tidsåtgången är inte realistisk. Att efterannonseringen kräver långt mer detaljerade svar än själva grundannonsen i många fall, samt att det varken preciseras VAD som ska fyllas i eller vad som orsakar fel gör att det blir ohållbart. När efterannonseringen tar längre tid att genomföra än vad själva grundannonseringen tar (där man dessutom redan tyllt i all information som krävs för en efterannonsering, undantaget leverantörens namn och pris) är inte rimligt. Dessutom; den information som TendSign kräver (och ger många felflaggningar om) är information som antingen finns sedan tidigare i systemet eller är överflödig. Det är alltså ett system som utlovar sig som att uppfylla lagkrav, men där leverantören verkar ha hittat på och lagt till massivs av steg som inte är relevanta.
Jämför med om du ska skicka in din deklaration till Skatteverket, men så har leverantören av Skatteverkets webb lagt till att du ska (för hand) fylla i samtlig info från samtliga kvitton du räknat med (inkl det finstilta) i din deklaration för avdrag, tillsammans med F-skattesedel osv gällande bolaget du inhandlat ovan köp igenom, trots att kvitton skickats in digitalt och alla förkontroller skett sedan tidigare och finns hos Skatteverket.
inte en klockren jämförelse, men försöker bara förklara nivån, tror de flesta upphandlare vill att informationen ska redovisas, men i det här läget kan det inte finnas kvalitet i underlaget TendSign redovisar eftersom ingen kan förstå vilken info som ska in i många fall och hur densamma ska redovisas. Ganska dåliga förutsättningar för uppföljning, kontroll och forskning tänker jag.
Upphandlare
Till Jens,
Det handlar inte bara om att det tar tid att fylla i formulären, utan om att E-forms helt enkelt är väldigt dåligt uppbyggt. I många fall är det oklart vad man ens ska fylla i, och det går inte att skicka in formuläret om inte alla ”obligatoriska” fält är ifyllda.
Det finns en funktion som ska ta bort de fält som inte är obligatoriska men använder man den får man ändå felmeddelanden på just de fälten som tagits bort, så det fungerar inte alls som tänkt. Ofta måste man fylla i samma information flera gånger, men inte alltid ibland räcker det att fylla i ett fält, ibland inte. Det finns liksom inget tydligt mönster, så man får i viss utsträckning gissa sig fram. Dessutom verkar hela formuläret vara översatt rakt av från engelska, vilket gör att vissa ord och termer är helt obegripliga. Som exempel när man i en upphandling av en lastbil måste fylla i fältet ”Tilläggskontraktskaraktär för tomten” det är ju svårt att veta vad som ska fyllas i det fältet som är relevant statistik för ett köp av en lastbil.
Kort sagt får man sitta och testa sig fram, ta bort felmeddelanden ett efter ett, tills det till slut går att skicka in. Om informationen som skickas in är den som faktiskt efterfrågas är svårt att vara säker på vilket gör att hela processen känns som ett rent administrativt slöseri med tid.